事務作業時間を8割削減。月末の請求業務は2時間で完結！

課題

• 情報共有の強化
• 残業時間の削減
• 特定事業所加算の取得

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

事務作業の削減と、特定事業所加算の体制要件を満たすためになにか良いものがないかと思ったのがきっかけです。
当訪問介護事業所ではヘルパーの人数も多く、月末の事務作業に毎月多くの時間を要していました。また、以前に特定事業所加算は算定していましたが、指示・報告の要件を満たすのが難しいため、算定をやめたという経緯があります。改めて経営改善のためにも特定事業所加算の取得をしようと考えておりました。
また、紙の介護記録用紙が大量にあったため、中には紛失をしてしまうことがあったり、月末にならないと訪問状況がわからなかったりという課題も抱えていたので、これを何とかする方法を常に探していました。

介護記録ソフト「Care-wing」を選定した理由を教えて下さい

Care-wingのように高機能なシステムは初めてみました。
Care-wingは簡単に、訪問前の指示が出せることと、サービス提供内容がリアルタイムに報告されるためちゃんとヘルパーさんが訪問していることがわかります。その上ICタグを使ったシステムのためペーパーレスにできるということで、これはすごい、と思い導入することにしました。

ICT化をするとなったとき現場の反応はいかがでしたか

導入前の心配はたくさんありました。
当事業所では60代や70代のヘルパーが中心になって活躍していただいているのでスマートフォンが使いこなせるのか？セキュリティー面は大丈夫なのか？などの不安です。
また、これまでやったことのないICT活用なので、慣れるまでの不安や、逆に事務時間が増えてしまうのではないか、ご利用者様やそのご家族、ケアマネさんからも理解が得られるのかなど、たくさんの懸念がありました。

導入するためになにか前もって準備などされましたか

個人でガラケーを使っていた60代以上のヘルパーの中にはこれを機にということで、スマホに変える方もおり、導入が決まった後は比較的積極的になってくれました。
また、ご利用者様やそのご家族、ケアマネさんにはICT導入のお知らせを事前に行いました。
導入時にはロジックのインストラクターに来てもらい、サ責向けに研修を行い、その後、ヘルパーたちにも端末を配って、練習をしました。
個人差はありますが、ヘルパーは、30分から長い人でも4時間で覚えてもらうことができました。

導入してよかったことはどんなことですか

まず、事務作業の時間は大幅に削減ができました。月末月初の事務作業時間は全体で8割削減することができ、今では月末の請求業務はたった2時間で終わっています。
紙の作業だと忙しさのあまり、余裕がありませんでしたが、今では事務作業が楽になったのでストレスも無くなり、ヘルパーの相談にのる時間もできています。 訪問に出る時間も増やすことができて経営の改善につながっています。

ヘルパーにとっては、訪問に遅れている場合はアラートが出るので抜け漏れの防止にも繋がりますし、サービス内容や訪問時間の変更も自動で通知ができるため、情報共有が楽になったという声も上がっています。紙の介護記録の提出がなくなったので便利で楽になったといっていただいています。

当初、不安に思っていたことが嘘みたいです！

導入前と導入後でヘルパーさんに変化はありましたか

自分以外のヘルパーが入った際の介護記録が簡単にスマホで見られるようになったので、ヘルパー同士で同じ利用者のケアに関するコミュニケーションが積極的になって、より本質的に利用者に向けたケアが提供できるようになっていると感じます。

Care-wingをお使いいただく中で便利だと思う機能はなにかありますか

特定事業所加算の指示機能は本当に便利です！
ヘルパーの入退出状況やサービス実施記録がリアルタイムに確認できることもとても便利だと思います。
また、予定と実績の突き合わせも、システムが自動でやってくれるのでとても手間が減りました。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

当事業所では完璧に使いこなすまでは3ヶ月ほどの時間がかかりました。最初はたしかに大変でしたが今はもう前のアナログな状況に戻ることは考えられません。
今、介護業界全体で人材が足りていない状況なので、今後さらにICTには頼っていくことになると思っています。
人材が少ない中で事務作業をしながら訪問に出ることを考えたとき、いかに事務作業を効率化するかが重要だと思います。事務作業を効率化して無駄を省ければ大切な訪問の部分を増やすことが確実にできます。

ヘルパーさんに教えるのは大変だな、と思う部分はあると思いますが、その時間を乗り越えてしまえば、あとあと苦労してよかったね、というときが必ず来ます。
Care-wingだったら大丈夫だな、と思えると思いますのであれこれ考えるよりも、話を聞いてみて下さい。