特定事業所加算の算定にはCare-wing導入がマストです！

課題

• ペーパーレス化
• 業務効率化
• 残業時間の削減
• 特定事業所加算の取得

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

従来は複写式のペーパーのサービス実施記録でした。ヘルパーさんには日々、利用者様の状態の変化や細かい事に気を配りながら業務をこなして頂いています。その中で現場に集中するあまり「記録の提出」を忘れてしまわれることもありました。そうするとサービス提供責任者（以下サ責）が「未提出の実施記録は無いか？」「記録の内容はしっかりと記入されているか？」など確認作業に時間をとられてしまい、業務効率が低下していました。
さらに特定事業所加算の算定のために、指示と報告のための別紙もありましたので、大量の紙が発生していたため、ICT化することでサ責の業務効率が向上し、その空いた時間を利用者様やヘルパーさんに還元できるのでは？と思い導入を検討しました。
また、ヘルパーさんも、利用者様の情報収集をしやすくなり、より良いサービス提供に繋がるのではないかと考えました。
　印鑑を紛失される利用者様も少なからずおられ、印鑑を探して頂くことに時間がかかるケースもありましたので、ICタグによるシステムについては興味がありました。

介護記録ソフト「Care-wing」を選定した理由を教えて下さい

他社の介護ソフトは、完全なペーパーレスでなかったり、実地指導に対応できていないソフトであったりと言うのがありましたが、Care-wingはしっかりと対応していたことが大きな要因です。また、当社では特定事業所加算の取組みをはじめた時期だったのですが、Care-wingでは課題となっていた部分が解消できそうだったので導入となりました。
以前より当社で使用している介護請求ソフトに実績データを転送することも可能であった事も大きいです。

ICT化をするとなったときの現場ヘルパーさん・サ責さんの反応はいかがでしたか

50代から上の世代のヘルパーさんからは「スマホを使ったことがない。操作できるか不安。」という声は多くありました。
一方、サ責からは月末の実績業務や確認作業が大幅に軽減できそうだ、と導入前から期待の声が多かったです。

導入するためになにか前もって準備などされましたか

事前に会議などで資料配布し説明を行い、スマホやタブレットの使用方法に不安がある方にはしっかりと説明を行いました。導入前にはロジックの担当者と複数回に渡る打合せができたので、不安なく導入できたと思います。現場でスマホを破損させないように、スマホや用具類を安全に持ち運べる携行バッグの検討も行って準備しました。
スタートから数か月は、手書きの実施記録とCare-wingの両方を使用してみよう、と開始しましたが、半月もすればCare-wingに慣れて、お試し期間は1か月で終了し翌月からは本番使用できました。

導入にあたっての苦労・工夫されたことはありましたか

弊社の全事業所を同時に開始するのではなく、4つのグループに分けて順番に導入を行いました。
また、導入後は1か月程度、各施設で紙の実施記録とCare-wingを両方使用しお試し期間を設けました。
いちばん初めだけ、全利用者様のデータを一気に入力しなければならないので苦労しましたが、後の事を考えると導入してよかったと思えます。

導入してよかったことはどんなことですか

記録の確認作業による残業は大幅に削減できました。さらに、従来の紙の実施記録だと大量の紙が出来てしまい、それを保管する場所なども必要でしたが、Care-wing導入後は保管場所を減らし、ペーパーレス化ができて楽になりました。

導入前と導入後でヘルパーさんに変化はありましたか

サービス内容や指示が表示されるので、現場ではミスを防ぐことができていますし、慣れてしまえば手書きの実施記録よりも早く記入することが出来ています。
また、サ責からの指示に対してヘルパーさんからのフィードバックがタイムリーに確認できるので、現場からは問題解決がしやすくなったとの声も上がっています。

Care-wingをお使いいただく中で便利だと思う機能はなにかありますか

実績と記録内容が連動している事がとにかく有難いです。確認の手間が大幅に減るようになりました。また、特定事業所加算における、サ責からの指示出しががスムーズに行えてとても便利です。
クラウドサービスなので、事務所と別の場所にいても遠隔で確認作業ができるという点も嬉しいです。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

Care-wing導入前は、実施記録・シフト・実績の整合性確認でかなりの労力を割いていましたが、導入によって一気に解決できました。特定事業所加算の算定にいたってはCare-wing導入がマストだと思います。
Care-wing導入後に実地指導も経験しましたが、適正に運営できていると評価を頂いていますので、今後も安心して使っていけると思っています。