業務効率化で浮いた時間で全体の業務品質向上へ！情報連携強化で職員の自信もアップ

課題

• 業務効率化
• 情報共有の強化
• ペーパーレス化
• 運営指導対策

Care-wingのご導入前後のご状況について

ICT 導入のきっかけについて教えてください

日常業務において、紙ベースの作業や手作業が多く、時間と労力がかかっていたため、業務効率化を図る目的でICTを導入しました。

Care-wingを選んだ理由について教えてください

何と言っても業務効率の向上（紙ベースの指示書・報告書、作業時間の短縮等）、人件費や運用コストの削減が抑えられる点が大きな魅力となりました。
また、視認性の嵩さや操作性の良さ、使いやすさ、並行して導入する請求システムとのスムーズな連携も決め手となりました！
本当に感謝しています！

Care-wingを導入するために準備したことはありますか？

導入に向けて、事前に業務内容の整理と関係部署との調整を行いました。
現行業務の課題を洗い出し、システム化する範囲や目的を明確にし、データ移行の確認や操作方法の事前共有など、スムーズな運用開始に向けた準備を行いました。

実施記録についての使用状況はいかがですか？
Care-wingで記録が録れるようになるまでどのくらいかかりましたか？

毎回使用しています。記録が録れるようになるまでは、それほど時間はかからなかったと思います。
登録ヘルパーを対象にした事業所内説明会で操作実演などを行ったり、個別にフォローを行うなど、早くCare-wingに慣れてもらえるように工夫をしました。

訪問忘れのご状況はいかがですか？元々ありましたか？
職員間の意識の変化などはありましたか？

訪問忘れについては、元々１～２か月に１～２件のペースで発生していました。
ヘルパーの特徴（確認を怠る）による部分が大きかったですが、Care-wing導入後は勤務予定が見やすくなったので、稀に発生する程度に減少しました。 職員の意識についても、派遣状況全体像の把握のしやすさにより、だいぶチェック意識が高まったといえます。

サービス予定の変更について、対応の変化はありますか？

以前は電話やメールにて変更発生の都度、直接ヘルパーに連絡を取っていました。 移動支援は天候等により内容が二転三転することがあるためミスが発生しやすくなっていましたが、Care-wingでいつでも最終確認できるようになりミスの軽減につながっています。 そのため、非常に素早く対応や変更することが可能となりました。

運営指導について

事前のアンケートで運営指導をご経験されたとのことですが、
運営指導で大変だったことはありますか？ 導入前・導入後それぞれについて教えてください。

導入前は資料をまとめて対応することに相当な労力を要していました。
１名の対象者に対し資料準備に２日ほどかけていましたが、導入後は半日から１日程度で準備できるようになりました。

指定箇所のデータ（サービス提供情報および担当ヘルパーの月別予定等）がピンポイントで正確に確認・出力できるため、その後の対応（資料準備等）に迅速に対応できるようになりました。
また、導入後は指摘されている資料の集約が素早く対応できるようになり、非常に大きな助けとなりました。

日頃から運営指導対策として心がけていることはありますか？

事業所管理に求められている基準となる実績管理などのチェックが非常にしやすくなったため、必要となるデータをすぐに集約できるよう心がけています。

Care-wingを利用したことでの変化について

職員間の情報共有について変化はありますか？

全体像を把握できたり、サービス提供時に発生している問題をいち早く発見・処理できるようになったため、リスク管理面においても先手が打てる場面が増えています。職員の自信にもつながっている感があります。

利用者さんやそのご家族とのコミュニケーションに変化はありましたか？

利用者様を取り巻く環境にいち早く気づけるようになりました。 また、ご家族からの問い合わせに対し、スムーズかつ正確に返答することができるようになり、コミュニケーションは良好なものとなっています。

Care-wingを利用したことで、どれくらいコスト削減につながりましたか？

職員３～４名の超過勤務が導入前はトータルで毎月70時間以上発生していましたが、導入後は30時間以内に収まるようになり、大きなコスト削減につながっていると思います。

Care-wingを利用したことで、浮いた時間はどんなことに使われるようになりましたか？

事務作業の効率化によって、データ入力や確認作業にかかる時間が減り、浮いた時間を資料作成や内容の見直しなど、より付加価値の高い業務に使えるようになりました。

事務作業の効率化により生まれた時間を、業務改善の検討や関係部署との連携強化に充てることで、全体の業務品質向上につながっています。

さいごに

Care-wingで便利だと思う機能は何ですか？

サービス管理やヘルパー勤怠管理などがシームレスに行える点です。サービスの質の向上にも大きく貢献してくれています。

Care-wingの導入に躊躇されている方へ一言お願いいたします

安心してください。Care-wingがありますよ！

Care-wing導入前後の比較表

※掲載内容はインタビュー時の情報になります。