介護ソフト・介護システムの選び方を解説！導入のポイントとは？

国からICTの導入支援事業が展開されているなか、介護業界のICT化をどう進めるのかということは、経営者やマネジメント担当者にとって課題のひとつ。

いざ、どういった介護ソフトや介護システムがあるのか調べてみると、介護システムを開発・販売する企業は全国に多数あり、機能や料金、使い勝手は各社で異なるため、導入前のシステム選びに時間や労力を要してしまいます。

また、導入したシステムが介護現場に馴染まず、思ったように業務を効率化できないというケースも実際にはあるため、導入前の介護システム選びはとても重要な役割を持っているともいえます。

今回は介護システムと現場のミスマッチを防ぎ、現場の業務効率化や職場環境改善を目指す介護事業所に向けて、介護システムの導入ポイントをご紹介します。運営している事業所に適した介護システムを選んで導入しましょう。

介護ソフト・介護システムを選ぶ前に把握するべきポイント

「導入したけど期待していたような結果が出ない」というような後悔をしないためにも、介護システム選びのポイントをおさえて導入の検討を進めていくことが最適です。ここでは、介護システム選びで重視したいポイントについてご紹介します。

・解決したいことを明確にする

展開されている介護システムは、基本的に介護現場の業務効率化や職場環境の改善を目指しています。

しかし、システムに合わせて現場の業務を改善していくという選び方では、現場が混乱してしまい、逆に業務効率が下がったり、現場で働くスタッフのモチベーションが低下したりなどの要因になりかねません。

まずは、現場の解決したいポイントを明確にし、解決したい部分にシステムを導入するということが現場とシステムのミスマッチを防ぐポイントです。

システムごとに機能や特長は異なるため、むやみやたらにシステムを導入しても解決したい部分を解消できないこともあります。まずは解決したい部分を洗い出し、対応している機能や特長に理解を深めてから介護システムを導入しましょう。

・コストについて知る

介護システムは導入のための初期費用やランニングコストがかかります。通信環境を整えたり、現在使っている機器との連携が必要だったりと、システム化するための費用を要することが一般的です。

そのため「システム導入のコストが高い」というイメージを持ってしまいますが、国も介護現場でのシステム化を推奨しており、システム導入に伴う経費を一部負担する“IT導入補助金制度”を打ち出しています。

また、システム化して現場がペーパーレスになると、紙の費用や書類を保管するためのファイル、棚、プリンターやインク、郵送料など、紙に付随して発生していた経費が不要になります。

システム化することで浮かせることができる経費の存在も知って、システム化のための予算を計画していくことがおすすめです。

・介護システムのサポート体制を重視する

はじめて使用する介護システムを導入すると、使い方に戸惑うことがもちろんあると思います。そんなときに頼りになるのは、介護システムのサポートサービス。

介護システムにはサポートサービスが付いていることが一般的ですが、対応の方法やサポートサービスのコストはそれぞれの企業で異なります。

「サポートへ連絡しているのに全然つながらない」「サポート対応の担当者が来るまで1週間かかる」「困っていることを伝えているけど、介護現場への理解が乏しくて伝わらない」などが起こると業務の妨げになるため、“サポートサービスが付いている”という点だけで安心することは要注意です。

困ったときの連絡手段や、対応してくれるまでのスピード、介護現場への理解度に至るまでしっかりと確認することがおすすめです。

・使用する場面を具体的に確認する

介護システムは、パソコンだけでなく、タブレットやスマホなどを活用して時間や場所を選ばずに入力・確認作業ができるかという部分も重要な判断基準になります。

介護を行う事業所によっては、事業所外にいる利用者のもとへ訪問して介護・看護ケアを行ったり、事業所内にいる多くの利用者の介護ケアを行って回ったりと、移動しながら介護ケアを行うこともあります。

従来はメモを転記して記録や引き継ぎを行うことが通例でしたが、移動しながらデータ入力が可能になるため業務効率の向上につながります。また、会議の際も端末で情報を共有しながら行うことができるため、書類を準備する手間はありません。

運営している介護事業所で、どのような使用が適しているのかを確認することが大切です。

【事業所別でみる】適した介護システムとは？

ここからは事業所の規模ごとに適した機能や特長をご紹介します。

・新規事業所や小規模の事業所

まだ規模が大きくない事業所の場合は、充実の機能が備わったシステムを選んでも使わない機能が多く、操作が難しくなってしまって、逆に業務効率が下がる場合があります。

まずは介護計画書作成機能や介護保険の請求連携など、必要最低限の機能が備わっていることを重視して選ぶことがおすすめです。使い勝手もシンプルでシステム化が馴染みやすく、価格もおさえられるというメリットもあります。

比較するときのポイント

事業所の理想としている介護システムの機能を見出すことができたら、いよいよ選定を進めていきます。介護システムを開発・販売している企業はホームページで製品サービスの紹介をしているので、インターネットを活用して探すことがおすすめです。

さまざまな介護システムの製品サービスの機能や特長を確認し、事業所に合うシステムを2~3社ピックアップしましょう。気になった企業には直接問い合わせをしてみたり、資料請求を行ったりなどして比較・検討を進めていきます。

技術的な面で似たような機能を持つ介護システムに迷ってしまったら、開発や運営をしている中で1番こだわっている部分に注目してみることがおすすめです。

しっかりと理念を持って介護システムを運営している企業は、長期的に愛用できるような製品サービスであることが期待できます。

適した介護システムを導入して働きやすい環境を実現させよう

業務効率化やペーパーレス化、職場環境の改善など、さまざまなメリットが期待できる介護システムの導入ですが、漠然とシステム化することを目標としたシステムの導入はおすすめできません。

まずは事業所で抱えている課題や改善したい部分を明確にし、事業所に合った介護システムを選ぶことが、システムへの移行をスムーズにして満足度の高い使い心地を感じることができます。

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