使い始めて２年あまり。もう以前の仕事のスタイルには戻れません

課題

• ケアの質向上
• ペーパーレス化
• 人材採用・定着
• 業務効率化

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

ペーパーレスを実現することで、サービス提供責任者の作業負担を軽減したいと思い、当事業所に合うシステムを探していました。
月末になると大量のサービス記録がステーションに届き、未回収分の確認や計画との突合、印鑑の確認など膨大な作業に追われていました。
負担を軽減して、その労力を他の作業に向けたかったこと、そして手書きで作業をすることでどうしても発生するミスを無くすことで、サービスの質をさらに向上させたいと考えていました。

介護記録ソフト「Care-Wing」を導入いただいた理由を教えて下さい

ある研修会でCare-wingのことを知りました。導入の決め手は操作の説明を聞いて、高齢の方が多いヘルパーさんでも簡単に使えると思ったことです。他社のシステムは少し難しい印象でした。
ヘルパーさんの立場で考えるとCare-wingが一番でした。もちろん、管理者が業務効率化をするために欲しいと思った機能も備わっていたのも大きな理由です。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

スムーズに運用が開始できるようにヘルパーに向けて事前の説明をしっかり行い、パンフレットなども示しながら段階的にイメージを理解してもらい進めました。サービス提供責任者も、ヘルパーさんからの問い合わせに応えるため、Care-wingを使いこなせるようになる必要があり、運用開始前10日間は猛特訓をしました。
説明をしても操作が難しいと感じるヘルパーさんもいるので、一般的なマニュアルに加えて簡単な操作ガイドを作って渡しました。それでも難しいという方には、個別に説明をしながら練習を繰り返し本番に備えました。
運用開始直前には、仮の利用者と仮のヘルパーさんを立てて、シミュレーションを繰り返しました。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

当初の目的通り、紙ベースの作業で発生するミスやエラーがなくなったことで、サービスの質が上がりました。
サービス提供責任者もヘルパーさんの作業の内容がリアルタイムで把握できるようになり、やり取りもスムーズにできるようになったことも大きなメリットだと思います。その日の現場の状況を把握してケアマネージャーに伝えられるのも、信頼につながったと思います。
もちろんサービス担当責任者が腱鞘炎を起こす程の量となる月末月初の書類に関する事務作業も、半分以上削減することができました。そこで浮いたサービス提供責任者の時間を、新規の利用者さんの獲得とサービス提供に充てることが出来るようになり、事業所のサービス提供件数が年度ごとに増加しています。
特定事業所加算の要件であるサービスごとの指示・報告もCare-wingで完結できるので、その部分も事業の上で＋αになっています。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

Care-wingを活用している立場からすると「なぜ二の足を踏むの？」と思います。
最初は大変なこともありますし、ヘルパーさんの反発もありましたが、それでも導入したことのメリットの方が大きいと考えています。
サービスに関する情報がタイムリーにやり取りできたり、ヒューマンエラーによる派遣漏れなどで信頼を無くしたりすることもなくなります。
皆さんこれまで努力してきたと思うので、Care-wingがそこに＋αとなって、きちんとサービスが提供されていることの裏付けにもなるし、特定事業所加算の算定にもつながると思うので、ぜひ導入すべきだと思います。
最初の一か月を越えたら慣れますし、もう元には戻れませんよ（笑）。