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訪問介護・看護ソフトの機能や導入するメリットをご紹介

2021/02/15

訪問介護や介護記録ソフトの導入を検討しているなかで「どういったメリットがあるのか」「現場で役に立つ機能が本当にあるのか」とソフト自体のイメージをつかめていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ソフトを導入するなら機能やメリットについて把握しておきたいところ。
そこで今回は、訪問介護・看護ソフトの機能や導入するメリットをご紹介していきます。

訪問介護・看護ソフトとは

訪問介護・看護ソフトとは、訪問介護・看護の事業所で行われる業務を効率化させるためのソフトウェアサービスです。スケジュールの共有や請求書の作成など事務作業の効率化を目指すことができます。

【効率化する主な業務】
・スタッフのスケジュール管理・共有
・給与計算
・介護計画書などの必要書類の作成
・勤怠管理
・ケア報告
・利用者の情報共有


従来の訪問介護・看護の事務所ではスケジュール管理や給与計算など、事務作業を異なるシステムで行うことが一般的でした。さらに、必要書類の作成やケア報告を手書きで対応していることも。
普段作業をしていると気づかないこともあるかもしれませんが、ソフトを導入することで作業がスムーズにいき、様々な作業を効率化することができます。


3つのメリット

ソフトを導入することで、どのような作業が効率化できるのか、についてご紹介しましたが、実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは導入するメリットを3つご紹介していきます。ぜひ検討の参考にしてみてください。


1.ペーパーレスに対応

ソフトの導入を検討している事業所のなかでは、計画書や報告書などを紙への手書きで作成・管理方法をとられているところもあると思います。

手書きで書類を作成すると保管する場所が必要となります。また実地指導などで確認したい書類があったとき、それを大量の書類から探すという時間もかかるようになってしまい、資料の管理が大変にもなります。

しかしソフトを利用することで、今まで紙で管理していた情報がデータ化すること可能です。そのため、紙での書類作成や管理が必要なくなり、保管する場所のコストや管理する手間が削減できます。



2.スタッフ間の情報共有が簡単
2つめは、リアルタイムで情報共有ができることです。
ソフトを導入していない場合、その日の事務所外での業務報告は、スタッフ自身が事務所に戻らないと情報共有が難しい場合があります。さらに、スタッフの勤怠管理などもリアルタイムで共有できません。

そこでソフトを利用することで、スタッフ間の情報共有が簡単になります。場所や時間に縛られることなく、データを一元管理することで、ケア報告はもちろんのこと勤怠管理などについて、場所を問わず最新情報を共有します。また、過去のデータも検索できるため、欲しい情報を短時間で入手可能です。



3.事務作業時間の短縮を実現
3つめは、スタッフの事務作業時間を短縮できることです。
先述したようにソフトを導入することでデータ管理が進むため、場所を選ばずに事務作業を行うことも可能となります。

今までは事務所に戻らなければ事務作業が行えず、訪問先と事務所の移動時間が発生し、全体の業務時間が長くなる傾向もあったでしょう。

しかし、ソフトを導入することで事務所に戻らず訪問先で事務作業を完了させることもできるため、移動時間の削減につながります。また手書きなどの作業がなくなることで事務作業自体の時間の短縮にもつながります。



訪問介護・看護ソフトの機能をご紹介

訪問介護・介護ソフトによってどんな業務が効率化できるのか、メリットを整理できたところで、今後は実際にどういった機能があるのか詳しくご紹介していきます。



・スケジュール管理、共有

ソフトを導入すると、スタッフの毎月のスケジュールが簡単に作成可能です。

手書きやエクセルなどのスケジュール作成だと予定の変更や共有に手間がかかることが多いですが、ソフトを導入すれば、パソコン上から入力した情報がスマートフォンやタブレットなどで確認できるためスムーズにやり取りが行えます。

・勤怠管理
訪問介護や看護は、事務所と訪問先への移動時間が発生します。場合によっては、直行直帰も考えられるため、勤怠管理が複雑です。また手作業で勤怠管理をすると、時間がかかってしまいます。

しかし、ソフトでは毎日の出退勤をインターネット上で行うため、正確な時間の把握や打刻漏れに役立ちます。さらに、入力したデータをもとに一元管理できるため、勤怠管理にかかる時間を大幅に削減できます。


・介護・看護記録作成
ソフトでは、介護記録や看護記録を簡単に作成・管理ができます。

今までは記録を手書きで作成することが多かったと思いますが、作成に時間がかかり、状況把握が遅くなります。さらに、紙で管理することによって、過去の記録を探し出す際の手間がかかります。

ソフトを導入すると、簡単な入力作業のみでケア記録の作成が可能です。入力項目は、自由にカスタマイズできることが多いため、書き慣れた内容を登録できます。

また介護や看護記録は検索機能を使用することで、過去の情報を簡単に探し出せます。そのため、ケア記録を有効活用できます。




訪問介護・看護ソフトを選ぶ際の注意点とは

ここまで機能やメリットなど、導入することへの魅力をご紹介してきました。

しかし、ソフトであればどれでもいいというわけではありません。ソフトを選ぶ際は、予算とサポートについて注意が必要です。ここでは、ソフト選びの注意点をご紹介していきます。


予算

ソフトを導入する際には基本的に月額費用がかかることがほとんどです。 製品によって費用は異なりますが、毎月料金がかかるため、自社の導入予算に合った製品を選ぶことが大切です。


サポート
ソフトの導入後は、製品のサポート体制が重要になります。ソフトを日々の業務で利用していると、急なトラブルやわからないことが発生する可能性があります。

緊急の問い合わせが必要になった場合、すぐに回答を入手できないと業務に影響が出ることもあるでしょう。そのため、事前に問い合わせに対する対応時間やサポート内容などを確認する必要があります。

ここを怠ってしまうと、実際にソフトを利用する現場に混乱が起きたり、ソフト導入に対して否定的な意見が出てくるかもしれません。

サポート体制がどういったものなのか、現場が安心してソフトを利用できるものなのか、現場視点になってチェックをしましょう。



まとめ

訪問介護・看護記録ソフトについて、機能や導入することで得られるメリットなどについてご紹介しました。

ソフトによって搭載されている機能は異なり、それぞれ豊富に機能が用意されているため、まずは自社に必要なものを把握することが重要です。

まずは現場の課題や必要な機能は何かを整理し、今回ご紹介したメリットを現場にもたらすことができるよう、ぜひ導入の検討してみてはいかがでしょうか。

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