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コラム

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介護事業所でのスマホ活用メリットとは

2020/10/13

介護保険制度改定でも焦点に

本記事では主に訪問介護事業所におけるスマホ活用のメリットや注意点などについて案内しています。

現在、令和3年度の介護保険制度改定の議論の中でICTの活用について多くの議論がかわされています。その中での介護人材の確保や、介護現場の革新においては、スマートフォンやタブレットなどのICTを使うことによって記録を電子化し、文書負担の軽減などに活用されることが期待されています。

では介護現場でスマホやタブレットを活用することはどのようなメリットが有るのでしょうか。
また、スマホを活用するメリットだけではなく、デメリットや懸念となりそうなことを予め認識しておくことで、介護現場でICTを導入した際にスムーズに活用できる準備をしていくことが必要です。

スマホ活用メリット1 業務効率化

スマホを活用することの一番のメリットはやはり、業務効率化に繋がることです。

特に介護の現場ではアナログな紙を使った業務が非常に多く、ケアプランや、介護計画書なども未だにFAXを使って紙ベースでやり取りすることがしばしばあります。

また、訪問介護事業においては日々、利用者様に提供したケアの記録は複写式の紙を使った「サービス実施記録」として残しているケースが大半です。
この紙ベースの記録は、利用者様からサインや印鑑をもらい、月末などにまとめて事業所に持って行き、そこからサービス提供責任者はこの記録が予定通り正しく行われているかをチェックします。
もし、訪問の時間が予定と異なっていた際にはヘルパーさんに都度確認を行い、手書きで修正を行ったり、利用者印がなかった場合には、わざわざ改めて訪問をして印鑑を押してもらったりなど、余計な手間がかかってしまいます。

こういった業務はスマートフォンを活用し、介護記録ソフトを使って記録を電子化することで無駄な作業をなくすことが可能になりますし、ヘルパーさんも直行直帰で動く体制づくりにも繋がります。

スマホ活用メリット2 情報共有の強化

メリットの2つ目ですが、多くの事業所では利用者様に関する情報共有や申し送りは、電話やメールでやり取りされていることが多いかと思います。
ただ電話による口頭での連絡ですと、重要なことを伝え忘れたり、行き違いがおきてしまったりすることがあります。
ですので、その行き違いをなくすために、メールによる文書で利用者様に関する情報共有をしているケースも多いのではないでしょうか。

サービス提供責任者は訪問したヘルパーから利用者様の情報共有を受け、それを次の担当ヘルパーに伝達するために多くの時間を割く必要があります。
この情報共有は適切な介護サービスを提供するためには不可欠です。そのため多くの事業所では慢性的にサ責や管理者は残業時間が多く、大きな負担となっています。

こういった場面でもスマートフォンは活用できます。
例えば、LINEなどをはじめとするSNSやアプリ、チャットツールを使うことで、1人の利用者様に関する情報を一元的に管理し、別のヘルパーから上がってきた情報を担当するヘルパー全員で共有することも可能になります。

また、介護記録ソフトを導入することで、利用者様の介護計画書や過去の履歴をさかのぼって閲覧することもできるようになるので、事業所にまとめられたケア記録をわざわざ閲覧しにいかずとも利用者様の状態をしっかりと把握した上でケアに望むことが可能になります。

スマホ活用メリット3 ケアの質向上

上記の情報共有にもつながってきますが、スマホを活用することで、ケアの質向上にもつなげることが出来ます。

例えば、訪問を行ったヘルパーが利用者様の身体に褥瘡を発見した場合「褥瘡があった」という文字情報だけではなく、カメラアプリで写真を撮影し、その写真と一緒に報告を上げることが可能になります。
次に入るヘルパーは前回の情報を確認し、褥瘡の状態が良くなっているのか、悪くなっているのかがひと目でわかり、必要に応じてケアマネージャーや医師などへの連携も迅速に行うことができるようになります。

また、ある事業所では、スマホを活用して記録を行うことで、音声入力などを使ってサービス記録を残すようになったため、手書きで記録を残すよりも文章量が多くなり、利用者様の状態が以前よりもよく把握できるようになったという事例もあります。
こういった情報の蓄積によって、品質の高いケアの提供ができるようになります。

デメリット・懸念について

スマホ活用の懸念1 個人情報漏えいの可能性

介護現場では利用者様の機微情報を多くやり取りするため、個人情報漏えいやセキュリティへの対策は不可欠です。
スマホを活用することの心配ごととして多く上がってくるのがセキュリティ対策です。
うっかりスマホを紛失してしまう、ということや、チャットツールなどで手軽に情報にアクセスが出来てしまうので情報の扱いには注意が必要です。

例えばチャットツールを使う場合などは、その利用者様に関係のないヘルパーには情報が見えないようにルームを適切に管理することや、退職した職員のアカウントはすぐに削除してアクセスが出来ないようにすることなどをおすすめします。

また、記録システムなどを導入する場合は、そのシステムの仕様がセキュリティに配慮されて作られているかを確認することが必要になります。 メーカーによっては全員の職員がすべての情報にアクセスできるなど、情報閲覧の権限設定が出来ない場合などがあるためしっかりと確認しましょう。

スマホでデータを扱うと個人情報の漏洩につながってしまうとお考えかもしれませんが、適切に管理することで逆にセキュリティの強化にも繋がります。 紙の記録のままですと、ヘルパーさんがもし紙を紛失してしまいますとその場で情報漏えいとなってしまいますが、もしスマホを紛失してしまった、という場合でも端末にロックを掛けておくなど適切な対策をしていれば情報漏えいを未然に防ぐこともできるのです。

ススマホ活用の懸念2 全員が使いこなせない

こちらも多くの事業所でスマホを導入する際に、「ヘルパーさんが高齢だからスマホを使いこなせないのではないか」という懸念の声が上がってきます。

NTTドコモ モバイル社会研究所が2020年1月に行ったアンケートでは、70代のスマートフォン所有率が48%と約5割に達し、ガラケーの所有率を10%以上も上回ったという結果が出ており、60代のスマホ所有率に至っては約70%と過半数以上がスマホを持っているという結果でした。(引用:NTTドコモ モバイル社会研究所「2015,2018-2020年シニアの生活実態調査」)

メールやLINEなどのコミュニケーションにスマホを活用されていらっしゃる方も多いかと思いますが、介護現場でスマホを使用するためには、不慣れな方でも使える、操作が煩わしくなく、使いやすいシステムであれば活用が期待できます。

スマホ活用の懸念3 コストがかかる

介護現場でスマホを活用するにあたって、職員に対して事業所からスマホを貸与するのか、それとも個人のものを使ってもらうのか、というのは悩まれるケースが多いです。
事業所から貸与を想定しているケースにおいては、やはり莫大なコストがかかることが懸念となります。
例えば、スマホだけではなく、タブレットなどを活用するシステムを導入する場合においては、初期費用だけで数百万円のコストがかかるということはよくあります。

セキュリティの面を考えるとやはり、事業所から貸与するのが一番安心ではありますが、セキュリティのしっかりとしたシステムを導入することで、個人の端末を活用することも検討の一つに入れてはいかがでしょうか。

まとめ

冒頭にもお伝えしたとおり、今後持続的な介護サービスにおいては介護人材の確保や介護現場の革新は不可欠となっています。
それに対して厚生労働省をはじめとした政府は介護現場のICT活用に対して補助金を出すなどの施策を講じています。
現在、病院がほとんど電子カルテとなっているように、数年後にはおそらく介護の現場でも記録が電子化されているのではないでしょうか。
その波に乗り遅れないように今からしっかりと対応していく準備が必要です。


当社では、訪問介護・看護に特化した、83歳のヘルパーさんでも使える「Care-wing 介護の翼」という介護記録ソフトを提供しています。
ICタグを使うことで不正が出来ず、強固にセキュリティも配慮されており、少数精鋭の事業所様から大手の事業所様まで、全国で導入実績が増えています。
訪問介護事業所でのスマホ活用ををご検討の方はぜひ一度ご検討ください。

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