訪問介護記録に利用者の確認印は必ず必要？

介護記録への確認印は法律で定められているのか

多くの訪問介護事業所では、訪問介護サービスを提供した際に、提供した具体的なサービスの内容を複写式の訪問介護記録（サービス実施記録）に記入されているケースが多いのではないでしょうか。

そのサービス実施記録には、「確認印」の欄が用意されていることも多く、習慣的に利用者印をもらっている、または過去の実地指導の際に、自治体の指導員から利用者印をもらうように指摘された、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

当たり前のように頂いているこの印鑑の押印、実は法律上でもらわなければならないと定められている事項ではありません。

指定居宅サービス等の運営基準」には以下のような記載があります。

指定居宅サービス等の運営基準　第十九条　2項

（サービスの提供の記録）
指定訪問介護事業者は、指定訪問介護を提供した際には、提供した具体的なサービスの内容等を記録するとともに、利用者からの申出があった場合には、文書の交付その他適切な方法により、その情報を利用者に対して提供しなければならない

介護記録への押印は法律で定められているわけではない

訪問介護記録は、サービス内容や報酬請求が適正であることを証明する重要書類であり、必ず記録を残すことが必要です。記載漏れ等の不備がある時は、適正なサービスを提供したことが確認できなくなってしまうため、場合によっては介護報酬返還の対象となります。

一方で、法律では介護記録に利用者印を貰い受けることは決まりとして定められてはおりません。

したがって、事業所として必ず行わなければならないのは「記録を作成すること」、利用者から「申し出が合った場合に提供すること」ということになっております。

利用者印が訪問介護事業所を忙しくさせる厄介者

しかし、紙の介護記録に利用者印欄があるのに利用者印をもらっていない、となると提供した内容が事実であったかどうかの確認が難しくなり、トラブルのもとになりかねません。そのため、都度押印してもらい、提供内容を確認されている事業所が多いことかと思います。

ただ、毎月の請求事務作業にあたって、訪問介護記録の整理、確認をしている際に担当ヘルパーさんが利用者印をもらい忘れてしまうこともあるかと思います。また、利用者から直接押印してもらうのが困難な時に、ヘルパーが代理で押印してしまっているという場合があったとすると、これは事業所としてコンプライアンス上のリスクとなります。

コンプライアンスを守るためのICT活用

こういったコンプライアンス上のリスクを防ぐためにもICTは活用できます。

多くの介護記録ソフトではシステムを通じて何時何分に利用者宅に入室・退室した、という記録が自動的に残るため、その時間はその利用者宅に居た、という証拠になります。

紙の介護記録の場合だと、悪意のある職員が居た場合、実際は利用者宅に訪問をしていないのに予定通りの時間にサービスを提供したと記録だけ記載して勝手に印鑑を押してしまえば、ウソをつくことが出来てしまいます。

データ修正のできる権限がしっかりと管理されている記録ソフトを導入すれば、不正な行為を防止し、介護報酬返還になりかねない行為への対策も可能になります。

介護ソフトならなんでもいいのか？

ではどんな介護記録ソフトでもコンプライアンス対策に活用できるのか、といいますと必ずしもそうとは言い切れません。

例えば、権限設定が細かに出来ず、誰でも簡単に記録が改ざんできてしまう仕組みですと、不正を助長しかねませんので注意が必要です。

記録ソフトを選定する際にはこういった管理権限の設定も確認しましょう。

また、利用者の認証方法も確認しておくことが必要です。

認証方式にはいくつかありますが、例えばGPSによる位置情報の認証ですと、集合住宅などでのサービスの場合、提供時間の間その利用者の部屋にいたということが確実に証明できないといったことも考えられます。

その他、QRコードで利用者の認証を行う記録ソフトもありますが、QRコードをカメラで撮影をするなどして簡単に複製できてしまうため、証拠能力としては弱いと判断されかねませんので、事業所としてのコンプライアンスリスクが存在してしまいます。

こういった記録ソフトを活用する場合は事業所側でしっかりと不正防止の対策をする必要があります。

不正が出来ない介護記録ソフト

そういった不正のリスクも考え、介護事業者様の声を聞きながら開発した記録ソフトが「Care-wing 介護の翼」です。

不正ができない仕組みの「剥がすと壊れるICタグシール」を採用しており、必ず利用者様宅に行かないと記録ができない仕様になっています。

ペーパーレスの事業所運営が可能

また、各自治体にもこのCare-wingを使うことによってサービス実施記録をなくしてペーパーレスの事業所運営で問題ないか、といった確認もしており、安心してご利用いただけます。

ICTの導入は、コンプライアンスリスクの回避や業務効率化にも寄与できますのでご検討されている方はお気軽にお問い合わせください。