【訪問介護事業所向け】介護記録ソフト導入 比較選定のポイント

急速に利用が進む「介護ソフト」ですが、既に導入済みの事業所様の中でも、「使っているソフトが合わなくなってきた」「機能が物足りなくなってきた」など、ソフトの乗り換えを検討される方が増えてきています。

特に「介護記録ソフト」はただ記録が録れるだけでなく、情報連携を強化すべく利用者の情報をより連携しやすいものや、加算を取得の要件に合ったものなど、自社により適したものを探されている方が年々増えています。

本コラムでは、これから介護記録ソフトを導入検討されている方だけでなく、ソフトの変更を検討されている方にも向けて、ソフトの比較選定のポイントをご紹介します。

介護ソフト導入・比較選定　4つのポイント

介護記録ソフトの導入は、単に「ITツールを入れる」だけでなく、「現場の働き方を変える」大きなプロジェクトです。
特に、訪問介護記録ソフトを変更する場合、現場のスタッフの方にとっては「慣れた手順が変わる」という大きな負担を伴います。
失敗を防ぎ、導入後に「楽になった」と実感するために、以下のポイントを参考に検討を進めてみましょう。

解決したいことを明確にする

介護ソフトを選定する前に大切なのは、今自社にどんな課題があるのか、どんな悩みがあるのかを洗い出すことが重要です。


課題やお悩みによって、解決できる介護ソフトが何か見えてくるので、具体的に考えてみることがポイントです。

操作性とコストについて知る

まずは今持っている課題を解決できる機能のあるソフトの選定（情報収集）をしてみましょう。 またコストは導入にあたり、大きいですが、スマートフォンなどの操作に不慣れな方でも「直観的に使えるか」という部分に焦点を当てて選ぶことが重要なポイントになるでしょう。

最近では「コスト重視で選んだ結果、機能不足や操作の難しさから現場が混乱し、結局別のソフトに入れ直すことになった」という失敗談も少なくありません。 失敗のないように、誰が使うのかを意識し、コストだけでなく機能や使いやすさにも注目してみましょう。

現場で問題なく使えそうか確認する

ヘルパーが操作するのは、主にスマートフォンやタブレットになります。 移動が多いヘルパーの方々が、負担なく使えるかが、ソフトの導入のポイントになります。
実際に使用する場面を想像したり、ソフトを利用するヘルパーの方と相談するなど、問題なく使えそうか確認をしましょう。

導入前後のサポート体制を確認する

操作が分からない時に、すぐに確認できることほど、心強いものはないと思います。
検討しているソフトに、どんなサポートが用意されているのか事前に確認しておきましょう。

例えば、導入前にスタッフの方へ説明会のように研修をしてくれたり、導入後の操作について研修体制があると安心です。
また、急ぎで確認がしたい時など、電話が繋がりやすいかなども、ストレスなく使い続けるために重要なポイントになるでしょう。

移行する際の注意点

次に「紙からソフトへ」「ソフトから別のソフトへ」移行する際に気を付けたいポイントについて説明します。移行時に気を付けたい注意点は以下の通りです。

①データの移行範囲の確認（ソフトから別のソフトへ移行する場合）

旧ソフトから新ソフトへ、すべてのデータを移行できるとは限りません。
利用者基本情報、ケアプランの内容、過去の記録など、「どこまでを移し、どこからを手入力するか」を事前にベンダーと確認しましょう。

②並行稼働期間の確保（共通）

いきなり明日から100%切り替えるのはリスクが高いでしょう。 最低1ヶ月間は、旧ソフト（または紙）と新ソフトを並行して使う期間を設けると、操作ミスによる請求漏れや記録漏れを防げます。

特に、紙からソフトに移行する場合は、スマホやタブレットでの入力に不慣れな方もいるかもしれないので、スモールスタートがおすすめです。

まずは、操作に慣れることを優先し、徐々に簡単な記録が録れるようになることを目標にスタッフの方に慣れてもらうようにしましょう。

③スタッフの方への心理的なケア

現場からは必ず「前のほうが良かった」という声が出ると考えても良いでしょう。 「なぜ変えるのか」など、目的を繰り返し伝え、操作説明会を丁寧に行うことも必要でしょう。

その際、「事務作業を減らして皆さんの負担を軽くするため」「利用者の状況を早期に把握して、サービス改善を進める」など具体的な目的やメリットを説明することも重要でしょう。

まとめ

訪問介護の場合、ソフトを利用する方の割合は、年配の方が多くなる傾向があります。そんな中で重要になってくるのは、使いやすさや操作が簡単で誰でも使えることでしょう。


また、PCの操作にも不慣れな方にとって、新しいソフトやせっかく慣れ親しんだソフトからの移行は負担になることもありますが、他社との差別化や新たな雇用に繋がるケースもあります。
現場の皆さんがメインで使うことを考えながら、自社に最適なソフトの見直しや導入の検討をしていきましょう。

弊社のCare-wingは年配のヘルパーさんでも使うことのできる、直観的な操作や使いやすさにこだわりながら開発しており、加算や運営指導対策にも繋がる正確な記録を残すことが可能です。

導入時、導入後のサポート体制も整っておりますので、ぜひ気になった方はお気軽にお問い合わせください。