【訪問介護事業所向け】介護記録ソフト導入のメリット・デメリットを再検証！
現在、多くの介護事業所において人材不足は深刻な悩みとなっています。
その中で、いかに売上を確保し事業を継続していくかを考えた時、鍵となるのは「業務の効率化」です。
今回は、ICTツールの中でも皆さんの業務に最も身近な「介護記録ソフト」について、導入によってどのように業務が変わるのか、メリットとデメリットについて解説します。
デメリットについては対策についてもご紹介しますので、「そろそろICT化を進めたい」とお考えの方はもちろん、「ICTは難しそうで不安」と躊躇されている方も、ぜひ参考にしてください。
目次
介護記録ソフトとは
一般的な『介護ソフト』とは、介護現場の「記録」「請求」「情報共有」を効率化するためのITツールです。
介護ソフトの中でも、『介護記録ソフト』は日々の「記録」に特化したソフトでありながら、利用者の状態などスタッフ間での「情報共有」のツールとしても活用ができます。
主にヘルパーはスマートフォンやタブレット、サ責や管理者の方はタブレットやPCを操作し、情報はインターネット上のクラウドへ保存され、場所を選ばないで使えるものが主流となっています。
導入による4つの大きな「メリット」
まず導入の4つのメリットについてご説明します。
業務効率化と残業の削減
紙の記録の場合、記入から回収までにタイムラグが発生し、月末月初に事務作業が集中しがちです。ソフトの場合は、リアルタイムで記録を確認することが可能となり、業務のスキマでまとめて承認作業を進めることができます。残業時間を削減することができます。
紙のファイリング作業などの時間もなくなるほか、「今やりたいのにできない」という些細な業務の時間を確保できるため、事業所内の小さなストレスがなくなり、働きやすい環境を作ります。
スムーズな情報共有とケアの質向上
移動などでなかなか連絡が取れないヘルパーのサービス記録を、リアルタイムで確認できるため、迅速に次のサービスへ活かすことが可能になります。 連携の速さはケアの質の向上を招き、利用者様やご家族の満足度にもつながります。コスト削減（ペーパーレス化）
ソフトを利用することで、用紙代や印刷代、さらに事業所によっては、紙の記録を保管するためのコンテナや外部倉庫のレンタル料も削減可能です。 また、効率化によって無駄な残業代が減るなど、人件費抑制され健全な経営にもつながります。職場環境の改善
柔軟な働き方の選択が可能になり、新しいことへの挑戦もできるようになります。例えば
- サ責・管理者の方は、まとめて確認していた作業をスキマ時間を行うことができるので、月の稼働時間を調整できるようなる
- ヘルパーの方は、記録時間や情報連携の時間が短縮されることで、訪問件数を増やすことができるようになる
- 研修や面談など、しっかり取れなかった時間を職員と作ることができる
- 残業時間がなくなったり、直行直帰ができるようになり、ライフワークバランスが整えられる
- 感染症などの流行時でも、人の接触を最小限にしたい時でも、業務を円滑に回すことができる
時間が浮くことで、疎かになっていた、職員とのコミュニケーションや職員のスキルアップの機会創出などの機会も作れるようになります。
利用者に寄り添ったサービスを考える時間ができ、より健全な事業所運営を目指すことができるようになるでしょう。
導入前に知っておきたい「デメリット」と対策
メリットがある一方で、事業所様の状況により留意が必要な点もあります。
導入後のミスマッチを防ぐため、デメリットとその対策についても確認しておきましょう。
初期費用とランニングコストが発生する
導入時には初期費用や月々の利用料がかかります。 費用を抑えたい場合は、利用できる補助金などないか確認してみましょう。時期や種類によっては、年間の費用を殆ど補助してくれるものもあります。また、業務効率化によって削減できる費用がどのくらいか試算してみると、ランニングコストが問題にならないケースもあります。 長期的な視点で見て、コストパフォーマンスを算出することが大切といえるでしょう。
職員の操作習得に時間がかかる
普段からスマートフォンやタブレット、PCに慣れていない職員の方が利用される場合、操作の習得に時間がかかるだけでなく、一時的に心理的・作業的負担が増える場合があります。最初から全ての機能を使おうとせず、試運転期間を設けるなど、スモールステップで始めるのがコツです。
また、操作が得意な職員の方を「リーダー」として任命し、現場で教え合える体制を作ることも良いでしょう。
端末の紛失やセキュリティのリスク
個人情報を含むデータを扱うため、端末の紛失や情報漏洩への対策が不可欠です。個人のスマホを使用せず、社用スマホを貸与することで、セキュリティをコントロールできるようになります。
また、「端末に利用者情報が残らないソフト」「ログインが誰でもできないソフト」などセキュリティ面に強いソフトを選ぶと安心して利用できるでしょう。
まとめ
介護記録ソフトの導入は、職員の負担を減らし、利用者と向き合う時間を生み出すための前向きな投資です。
まずは自社の課題を洗い出し、どのような機能が備わっているものが良いか、考えてみることから始めましょう。
Care-wing（ケアウイング）では、ICタグを用いて、ログインのストレスや利用者情報などを行うため、セキュリティ面でとても強いです。
また、記録についても感覚的に操作ができるだけでなく、ヘルパーの方の操作を最小限に抑え、定型文や音声入力も可能なため、スマートフォンが苦手な方でも簡単に使っていただけます。
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