システム導入だけではダメ？介護現場の生産性向上に必要なこと

介護事業所の経営者やマネジメント担当者は、作業効率アップや生産性の向上を期待して介護システムを導入した、また検討しているでしょう。

しかし、介護システムをただ導入すれば生産性があがるというと、そうではありません。介護システムによって生産性を向上させるには、導入と同時に働き方改革を意識して介護システムを使いこなす必要があります。

そこで今回は、介護システムを導入して生産性を向上するために必要なことを解説します。ぜひ参考にしてみてください。

介護システムを導入しただけでは生産性が向上しない理由

すでに説明した通り、介護システムを導入しただけでは生産性を向上することは難しいです。

ではその理由は何なのでしょうか。その理由を3つ解説していきます。

現場スタッフが導入に否定的なことがある

介護システムを導入については、基本的には管理者や経営者だけで検討するのではなく、現場のスタッフの意見も聞くことが重要です。

「介護システム導入によって業務が効率化できる」といっても、現場のスタッフがシステム導入やソフトの利用に否定的であれば、導入が難しくなることも考えられます。

現場スタッフが否定的になると考えられる理由としては、導入するシステムの運用計画が分かりにくく検討が不十分であるケースや、「ICTに不慣れで余計に業務が進みにくくなるかも知れない」といった不安などが挙げられます。

特にICTに慣れていないことから不安を感じているスタッフはいるはずなので、介護システムの導入を検討する際にはしっかりとスタッフに説明をし、導入するメリットや目的を理解してもらうことが大事です。

もし現場スタッフからの理解が得られないまま導入を進めると、システムが活用されず状況が変わらないという結果になる可能性もあるでしょう。

機能を使いこなせない

介護システムを導入したとしても、使い方の講習などをしなければスタッフが使いこなせない可能性もあります。

特に介護事業所ではさまざまな年代のスタッフが所属しているので、パソコンやタブレットなどの扱いに慣れているスタッフとそうでないスタッフもいるでしょう。

また、今までにICT機器を扱う機会が少なかったスタッフは、新しく操作等を覚えるのにストレスを感じるケースもあります。作業効率を向上させるために介護システムを導入したのに、結局ストレスになって効率が悪くなってしまうのは本末転倒です。

介護システムを導入するときには、スタッフが順応できるかどうか考えたうえで導入するようにしてください。

情報漏洩のリスクがある

介護システムはうまく活用できればとても便利ですが、セキュリティ対策をしないと利用者の個人情報など情報漏洩リスクがあります。

介護現場では利用者に提供したサービス内容や、個人の体調などのデータも扱っているため、しっかりと情報を保護する環境が必要です。

介護システムはデータを共有するのが楽というメリットがありますが、その反面データの取り扱いを間違うと情報漏洩にもつながります。慣れないシステムの操作ミスやパソコンのウイルス感染によるサイバー攻撃などで情報漏洩するケースもあるので注意が必要です。

介護システムを導入する際には、導入前にセキュリティ面の見直しや計画を立てるようにしましょう。介護事業所で扱うデータやシステムの操作について、事前にガイドラインを作っておくと導入後に混乱しなくて済みます。

介護システムで生産性向上するために必要なこと

ここまで、介護システムを導入しただけでは生産性を向上することは難しいという話をしてきました。

同じ労働力で生産性を向上するには介護システムを導入したうえで、スタッフたちの働き方改革が必要です。そこでここからは、介護システムを導入して生産性を向上するために必要なことをご紹介します。

介護システムに職員の働き方を適合させる

介護システムを導入して生産性を向上させるには、介護システムに職員の働き方を適合させるように働き方改革が必要です。

例えば、事業所での事務作業に大幅な時間を割いているためにスタッフの残業が多く負担になっているという課題があるとします。

そこで介護システムを導入し、事務作業をする時間を短縮することができたが、作業場所を事業所限定にしているため、結局は事業所と利用宅との移動時間が短縮できずいるといったこともあるでしょう。

こういった場合、利用宅で業務が完了したら事業所に寄らず、その場で業務報告をスマホやタブレットで済ませ、そのまま自宅に帰宅するといった直行直帰のスタイルを取れ入れるといった、働き方改革までが必要となります。

1つの作業だけではなく、スタッフの働き方という全体の効率化が可能となれば、スタッフ自身も負担が軽減したことをより実感できるでしょう。

介護システムを導入したら、そのシステムを有効活用できるように働き方までを工夫していきましょう。

研修や勉強会も効果的

「生産性が向上しない理由」で説明した通り、事業所のスタッフ全員がシステムの扱い方や有用性を理解する必要があります。

そのためにも、事業所で研修や勉強会を開催したり、外部で開催されているイベントに参加したりしてスタッフの理解度を高めることが大切です。

ICTを介護事業所に導入する際に役立つセミナーや介護ソフトや働き方改革に関するセミナーなどもあるので、ぜひ積極的に活用していきましょう。

また、事業所内で定期的に勉強会をするのもおすすめです。介護事業所には多くのスタッフが在籍していますが、それぞれ能力や考え方は異なります。スタッフの意見を統一するためにも定期的に勉強会をするといいでしょう。

勉強会では介護事業所内の介護システムに関する内容以外にも、事業所の課題に関する話し合いや意見交換を行うと、さらなる課題解決へのヒントが出てくるかもしれません。

まとめ

介護事業所では、事務スタッフ・介護スタッフ問わず事務作業が多く負担になっています。そのなかで介護システムを導入することで事務作業の効率をアップできますが、ただ導入して終わりでは最大限活用することはできません。

今回紹介したように、システムを導入する際には事前にスタッフの理解を得たうえで、導入後にスムーズに利用できるように利用時の注意点や業務の変更点などをチェックしておきましょう。