介護現場の会議もオンラインへ！取り入れるべき理由とは

介護現場では、利用者の状況をスタッフ間で共有したり、家族や医療従事者など事業所以外との情報のやり取りを行ったりと、コミュニケーションを取りながら業務を行っていくことが大切です。

オンライン会議とは、インターネットを活用して映像・音声・資料の共有を行えるシステムであるため、集まらなくても顔を合わせて情報共有が可能になります。

そのため、コミュニケーションが大切な介護現場ではオンライン会議を導入することで多くのメリットを得ることが期待できます。

今回は介護現場のオンライン会議を活用する方法や、導入した場合のメリットについてご紹介します。

介護現場でオンライン会議が適するタイミングとは？

すべての会議をオンラインに移行する必要はないですが、必要なタイミングでオンライン会議を取り入れることができれば、コミュニケーションの幅は広がります。

では介護現場においてどういった場面に適しているのか、タイミングをみていきましょう。

スタッフ間で利用者の情報を共有するとき

オンライン会議には画面を共有する機能もあるため、スタッフ同士が同じ資料を確認しながら、利用者の申し送りや記録情報の共有をすることができます。

テキストとは違い、細かなニュアンスも伝えることができるため、正確な情報の共有が図れます。

家族と利用者の面会や情報共有をするとき

感染症リスクのある時期でも、オンライン会議を使うことで利用者と家族が顔を合わせてコミュニケーションを取ることができます。

また、利用者の家族へ情報共有を行う場合も、電話やテキストでは伝えられない詳細まで伝えることが可能です。

研修を行うとき

介護業界では、実務や責任者を対象にした研修、ビジネスマナーや訪問サービスに特化した研修など、さまざまな研修が行われています。

オンライン会議で研修を提供する機会も増えているため、オンライン会議で受講できる環境を整えると、スタッフは学べる機会が増え、介護サービスの品質をさらに向上させることが期待できます。

オンライン会議で得られるメリット

介護現場でオンライン会議を取り入れることで得られるメリットについてご紹介します。

移動時間や交通費を削減することができる

従来は、研修や会議、引き継ぎなどは、同じ空間にいることが必須条件でした。そのため、集まるための移動時間や交通費が必要であり、参加できるように勤務日程の調整をすることが一般的です。

しかし、オンライン会議を活用することで場所に拘束されないため、会議や研修のための移動が不要になります。

訪問介護で外出しているときなど、離れた場所にいる関係者と情報を共有することが可能です。時間を有効的に使えるため、本来の業務を充実させることができたり、プライベートの時間を多く取れたりすることが期待できます。

会議に参加しやすくなる

開催地まで足を運ぶ必要がある会議や研修の場合、移動時間も含めた時間を調整する必要がありました。また、集まって情報共有を行うということは、集まる人数が入れる部屋を用意したり、駐車スペースを確保したりする必要があり、開催のための準備に負担がかかってしまいます。

オンライン会議は集まる必要がないため、現場を離れることが難しいスタッフも格段に参加しやすくなります。

もし会議や研修に参加できなかったとしても、オンライン会議は収録が簡単であり、シェアすることも簡単なので、多くのスタッフが視聴することができます。

テキストでは伝わりにくい内容も共有できる

遠く離れた場所にいる人とメールや電話で情報を共有することもできますが、文面や声だけの引き継ぎや情報共有は、勘違いや理解不足が起こりやすいです。

オンライン会議では、画面共有やホワイトボード機能などを活用しながら情報共有できるため、文面や声だけではわかりづらいニュアンスまでも共有することができます。

また、一方的ではなく双方向でコミュニケーションが取れるため、お互いの考えを共有しながら議題を進めていくことができます。

スピード感をもって事業計画や業務進行を行うことが可能です。

複数の人数でやり取りが可能になる

電話やメールの場合には、基本的に1対1のコミュニケーションになってしまうため、複数の人がリアルタイムで情報を共有することが難しいです。

オンライン会議を活用することで、複数の人が同時に情報を得ることができるため、共有スピードも上がります。

また、参加者の顔をみることができるため、反応や表情を確認しながら進められる安心感もあります。

オンライン会議の導入の流れ

ここからはオンライン会議の導入の流れについて確認していきましょう。

オンライン会議の環境を整える

オンライン会議を実施するには、まず環境づくりが必要です。介護現場では、会議や研修、引き継ぎと多様なシーンで活用できるため、誰でも簡単に操作できるツールであることがオンライン会議には求められます。

また、オンライン会議はインターネット上で行うため、通信環境は重要な部分です。ストレスを感じることなくオンライン会議を進行するには、クリアでスムーズな音声や画質であることが重要。安定した通信環境は確保しましょう。

さらに、介護利用者や会議参加者の同意も必要です。オンライン会議に馴染みのない場合には、さまざまな課題をクリアしていくことが求められます。

オンライン会議を開催してみる

環境を整えたら、まずはオンライン会議をテストしてみましょう。使ってみながら会議への参加方法や、画面の共有方法、チャットツールの使い方などの機能に触れ、使い方に慣れていく作業が必要です。

また、オンライン会議には移動時間を省くことができるメリットがありますが、資料の作成や進行計画など、事前準備は必要です。オンライン会議内で意思決定がスムーズに進められるよう、準備を整えて開催することがポイントです。

オンライン会議の注意点

さまざまなメリットが得られるオンライン会議ですが、注意するべきポイントもあります。注意点を確認していきましょう。

対面よりも話すタイミングが難しい

相手の反応や表情を確認しながら進行できるメリットのあるオンライン会議ですが、対面で話すよりも話し出すタイミングが難しかったり、発言していいのか戸惑ってしまったりすることもあります。

オンライン会議は対面とまったく同じような雰囲気を作りにくい特徴があることをおさえておきましょう。

個々が発言できる機会を作る

オンライン会議では情報共有のしやすさがありますが、複数の人が話してしまうと聞き取りづらくなってしまいます。

そのため、参加者は進行の妨げにならないようにしていることが多いです。進行役の人は個々の意見を取り入れられるように発言する機会を作るようにすることがポイントです。

オンライン会議を活用して負担を減らそう

オンライン会議は、対面で顔を合わせながら話せる安心感や信頼感には敵いません。しかし、オンライン会議だからこそのメリットは数多くあります。

オンライン会議の環境を整えて、上手に取り入れることで時間的な負担や心理的な負担も軽くすることができます。導入のメリットやポイントをおさえて取り入れていきましょう。