訪問の抜け漏れがなくなり、在宅ワークの体制づくりに繋がりました

課題

• テレワーク体制の構築
• 情報共有の強化
• 訪問抜け漏れの防止

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

当事業所では月に2,500回を超える訪問を行っており、様々な対策を講じても、ヒューマンエラーによる訪問の抜けが年に数回でてしまうことが悩みでした。
その時はご利用者様から「ヘルパーが来ていない」と連絡を頂き、判明する場合が多かったので、ヘルパーの訪問状況を見える化し、事業所から先にアクションを起こすことができないか、と考えていたのがきっかけです。

介護記録ソフト「Care-wing」を選定した理由を教えて下さい

上記のような悩みを抱えていたところたまたま、ロジック社から連絡をもらいました。
現在利用している請求ソフトにも訪問記録をスマホで取る機能が有りましたので、比較検討をしたところ、ICタグを利用するCare-wingであれば、紙や印鑑をなくしてペーパーレスにできるイメージが持てたのと、自治体（横浜市）からCare-wingで取った介護記録であれば正式に認められる、という回答がもらえたので、Care-wingを導入することにしました。

ICT化をするとなったときの現場ヘルパーさん・サ責さんの反応はいかがでしたか

サ責については同じ課題感を持っていたので、「ぜひICT化しましょう」といってくれました。
一方で、登録ヘルパーの半数近くが60代以上の方でしたのでヘルパーからは、「スマホを持っていない」や「使いこなせるかわからない」といった不安の声が上がりました。

導入するためになにか前もって準備などされましたか

スマホを持っていない方や対応機種ではない方には事業所から端末を貸与するようにしたのですが、自分のスマホを活用してもらえるヘルパーには「支援金」という形で費用を負担する制度をつくり、不公平感がないように整備をしました。

導入してよかったことはどんなことですか

もともとの課題であった訪問の抜け漏れがほぼなくなったことです。今では個々のシフトや、リアルタイムに訪問の状況が確認できるようになったので、事前に訪問の抜けを回避することができています。

また、ケアマネにもしっかりと説明した上で運用を開始したことによって、導入後、新規の依頼の件数が急激に増えました。きちんとした体制で訪問を行っていることを評価してもらえて、一時は利用者様が増えたことによって嬉しい悲鳴も上げていました。

導入前と導入後でヘルパーさんに変化はありましたか

今では50名以上いるヘルパーの皆さんにCare-wingを活用してもらえており、今まで以上に自分のシフトや訪問時間を意識してくれるようになり、責任感が増したと感じています。

Care-wingのこういう点が便利だ、というところはありますか

メールやラインなどの連絡手段よりも、詳細な連携が取れる部分です。Care-wingであれば利用者様の過去のケア履歴をサ責がチェックした上で、そのまま情報共有ができるので、利用者様情報の連携にとても役立っています。
まだまだすべての機能を使いこなしきれているわけでは無いのですが、今後は給与計算もCare-wingに移行していこうと考えているので事務作業も捗りそうです。

現在、新型コロナウイルスの影響で様々な対応に追われていますが、感染防止対策として当事業所では基本的にヘルパーの事業所への立ち入りを禁止しています。事業所にいるのは管理者1名のみで随時連絡調整等を行っていますが、ヘルパーは直行直帰、サ責は在宅で業務を行っています。メールやラインなども活用しながら業務を進めていますが、Care-wingがなければここまでの対応はできていなかったと思います。

Care-wing を活用した今後の展開・展望がありましたらお聞かせください

一番は、みなさまから頂いている信頼をより強固なものにすることです。
また、今後さらなる働き方改革を行い、管理者、サ責の在宅ワークの推進も念頭に入れています。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

訪問介護員の高齢化により、活躍しているヘルパーさんは新しいことをするのが苦手であったり、新しいものへの不安が強かったりと、敷居が高いと考えがちです。
初めは大きな力が必要ですが、2、3カ月もすればみんな使いこなせるようになります。是非、ICTを導入して業務効率化や働き方改革を推進してみてください。