ヘルパーさんへの指示、報告がリアルタイムで可能に。勤怠管理もしやすくなりました！

課題

• ペーパーレス化
• 情報共有の強化
• 業務効率化

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

私たちは三重県名張市を中心に、主に障がい者の方への支援と訪問介護を行っている事業所です。
導入のきっかけとなったのは、特定事業所加算の取得条件として、各ヘルパーさんにリアルタイムで指示を出したり報告を受けたりできているか、という項目があったことです。
それまでの記録は紙ベースで、やりとりも電話が主でした。記録は事務所にありますから、事務所に寄らずに直接利用者様の自宅に支援に入るヘルパーさんは報告を見ることができず、電話でしか伝えられません。電話がつながらないと、利用者様の近々の様子を知らせたり、支援に入る前に指示を伝えたりするのが難しくなってしまいます。
行き違いやタイムラグが発生して、指示を出したのにもう終わっているということもあり、改善が必要でした。
携帯電話を使っているヘルパーさんもいましたが、携帯電話のSMS（ショートメッセージ）だと文字制限がありますし、そもそもメールを使えず、電話連絡のみという高齢のヘルパーさんもいましたので、それでは対応できなかったのです。

介護記録ソフト「Care-Wing」を導入いただいた理由を教えて下さい

リアルタイムでサービス状況が把握でき、指示を出せて報告を受けられることがポイントでした。
何か変更が発生しても、ヘルパーさんが訪問前にすぐに確認できます。あと、NFC機能でサービスの開始時刻や終了時刻が把握できるので、ヘルパーさんの勤怠管理がしやすいと思ったのも選んだ決め手になりました。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

事業所でスマートフォンを購入し、ヘルパーさん全員に貸与するようにしました。既に持っている方もいらっしゃいましたが、仕事専用として使ってもらっています。
大変だったのは、スマートフォンの使い方に慣れてもらうこと。全員が集まる機会はなかなかないので、事務所に来た機会を利用し、1人ずつ使い方を説明しました。
若い方は１週間くらいで使えるようになりましたが、高齢の方は慣れるまで１カ月くらいかかったりもしましたね。タップと長押しの違いがなかなかわかってもらえなくて、誤作動してしまうことも。文字の変換や句読点の打ち方も苦労していたようです。
音声入力を使っているのは1人だけですが、間違えて認識された時に文字の修正の仕方がわからないと。「大体の意味はわかりますので、間違ったまま送ってくれていいですよ。」と伝えたりしましたが、毎日使っているうちに、みなさん慣れてきて、今では使いこなせるようになっています。
あと、利用者様には仕事中にスマートフォンを触っているのが、私用だと誤解されないように、ヘルパーさんが個別で「今度こういうシステムを仕事で使うようになりました」と説明もしましたね。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

導入前は、ヘルパーさんが携帯電話を持ってはいてもなかなかつながらず、お互いに連絡が取りづらかったので、事務所に来てもらった時に指示や報告をするというのがメインでした。
今はヘルパーさんもサービス提供責任者もスマートフォンやパソコンでその日の支援内容や指示をリアルタイムで確認することができるようになり、とても助かっています。
Care-wingの報告を見て、もし何か問題があれば、すぐに電話をかけて詳しい話を聞くこともできます。
記録がデータとしてシステム上に残るので、過去の記録がスマートフォンですぐ確認できるのも便利ですね。
事務所まで足を運んで、過去の記録を紙で探すという手間がなくなりましたので。
また、サービスの開始、終了時刻がICタグにタッチしてもらうだけで正確に把握できるので、勤怠管理やサービスの実績管理が確実なものになりました。導入前は、サービスの開始前や終了後にいちいち電話報告を受けておらず、実際の時間確認が難しかったので、その部分では本当に助かっています。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

実際に使ってみると、とても使いやすいシステムだと思いますので、ぜひ試してみてほしいですね。
ヘルパー事業所にとってリアルタイムな報告や指示はとても大事なのですが、職種的に常に面と向かって話すのは難しい。
Care-wingを利用することで、コミュニケーションが密に図れるようになれれば、よりよいサービス提供や、ヘルパーさんや職員の働きやすさにもつながると思います。