業務の効率化や経営の収支改善に大きく役立っています

課題

• ペーパーレス化
• 業務効率化
• 残業時間の削減

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

アップルウッド西大寺はサービス付き高齢者向け住宅（以下サ高住）ですが、医療依存度の高い方々を中心に受け入れているのが特徴です。看護・介護・リハビリ職が連携して入居者の方々を元気にして、在宅に復帰もしくは施設への入居が可能になるよう身体機能の改善に努めています。
開設が2013年10月で導入を決めたのは2015年5月ですが、当時でもヘルパーの訪問件数が1日トータルで約100件もあったのに、訪問の記録・エビデンス管理は全て紙ベースでした。サービス提供責任者（以下サ責）がその大量の書類を毎日チェックするのがかなり大変で、いずれ限界が来るのが目に見えていました。
量が多すぎてチェックできずに、まともに記録が書けないのではという懸念もありましたし、私自身、この時代に記録がIT化できていないこと自体あり得ないと考えていたこともあり、システムを探し始めたというわけです。

介護記録ソフト「Care-Wing」を導入いただいた理由を教えて下さい

請求と記録は本来一つであるべきものなのですが、請求システムの会社が開発したものは、記録を「請求のため」の記録としか見ていない面がある。重度な入居者様が多い私たちにとっては、利用者様の情報をリアルタイムにどう共有するかがとても重要なのですが、その視点が抜けていました。
そこで記録に特化したシステムをインターネットで探し回って、Care-wingにたどり着いたというわけです。
記録、確認、情報共有がスムーズに進むのは介護記録専用システムのCare-wingならではだと思います。導入した当時は比較対象があまりなかったのですが、費用の面でも安価で、認証システムの不正防止に安心感があったことも、選んだ理由です。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

年配のヘルパーさんの中には操作が不安だと心配する人もいましたが、「3年以内には記録のIT化は当たり前になり介護の仕事は出来なくなるよ。」と説得しました。
実際にやってみたら結構すぐに使えるようになりましたけれど。
事務スタッフは残業減につながるだろうということで抵抗感はなかったですね。
導入後は担当のサ責が時間を決めて、全員に使い方の説明や指導をしてくれました。トータルで１週間くらいだったでしょうか。その頃はマニュアルがなかったので、簡単なマニュアルも作りました。
１カ月くらいでペーパーレスが実現できました。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

導入前は2人のスタッフが交代で毎日２～3時間、確認作業のための残業をしていたのが、ほとんどなくなりました。
今は専門のパート職員が1人で対応できています。その分、サ責が本来やるべき仕事であるサービス管理やスタッフの管理に集中できるようになっています。
あとは月間3000枚以上のサービス記録がデータ化されきっちりと管理できるようになったのも大きなメリットです。
記録に不備があっても、その日のうちに解決できる。訪問介護の命綱はサービス提供記録で、これがなければ不正請求になりますからね。
サ高住の場合、訪問先が同じ建物内なので、そこは厳密に管理する必要があります。3000件の請求のうち、もし１件でも記録がなければ困ったことになる。不正請求は指定取り消しにもつながりますから、そこがチェックできるようになったのはとても助かっています。
システムは導入しただけで全てが効率化される訳ではありません。導入後に各事業所のご利用者やオペレーションの実態に合わせたルール設定が必要です。緊急対応や急遽プラン変更といったイレギュラーが発生した時の取り決めです。
ルール設定を検討するのに、Care-wingのヘルプデスクは機能説明だけでなく、こうやったら同じような対応ができるかもと提案してくれます。介護現場の記録にこだわっているからこそだと思います。Care-wingを選んで良かったと思います。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

経営者の側から言うと、一括でデータが見られるようになったのがありがたいですね。
提供するサービスに実際どれだけの時間がかかるか、例えば割り当ては30分なのに本当は40分かかる内容なのだとかがわかるようになったので、サ責がケアマネに対して情報を出す資料にもなっています。
またCSVとエクセルで整理して分析していますので、どの時間帯にどれだけ人員が必要かを考える基礎データにもなり、業務の効率化や経営の収支改善に大きく役立っています。
ICTを導入するかどうかで、数年以内に収入の差が明確にでると思いますので、経営の目線からいっても導入をぜひおすすめしたいです。