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コラム

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訪問介護のシフト管理の効率化について

2020/11/26

訪問介護のシフト管理業務は重労働

訪問介護事業所でのサービス提供においてとても重要性が高く、なおかつ手間のかかる業務の一つにヘルパーのシフト(勤務表)管理業務があります。

訪問介護の特徴として、利用者の都合やヘルパーの都合により変更が多発するため、数十人から、多い事業所だと百数十名にも及ぶ利用者様のシフトを漏れなく管理することは至難の業です。
もし抜け漏れが発生してしまうと利用者に迷惑をかけてしまうだけではなく、事業所の信頼を失うことにつながってしまいかねます。
しかし、月に数百から数千回のサービスを実施するにあたって抜け漏れを防ぐことは非常に大変です。

大変なシフト管理ですが、皆さんはどのような形で管理されていますでしょうか。
本コラムでは、シフト管理のそれぞれの手法のメリット・デメリットをお伝えし、効率的にシフト管理を行う方法をお伝えします。

様々なシフト管理方法

訪問介護事業所様と日々多くの接点を持っている弊社では様々なシフト管理の方法を目にさせていただいております。
その結果ほとんどの事業所様では以下の方法に分類されることがわかりました。

訪問介護事業所でのシフト管理方法
1.手書きやエクセル
2.ホワイトボード
3.訪問介護ソフト

それぞれのメリット・デメリットをお伝えします。

手書き・エクセルでのシフト管理

一番多くの事業所で活用されているシフト管理の手法かと思います。
中にはエクセルのマクロを駆使した独自のエクセルを活用し効率化を図られている事業所もあるかと思います。

メリット:
別途費用がかからない
インターネットに繋がっていなくても作成が可能
見た目のフォーマットが自由に設定できる

デメリット:
変更のたびに担当者に連絡する必要がある
重複やサービスの記入漏れによりミスが起こってしまう可能性がある
シフト情報を共有する場合は紙やデータを別途FAXで送ったりクラウド上にアップロードしたりする必要がある

上記のようなメリット・デメリットがありますが、介護保険が始まった当初からずっと同じ手法で管理されている事業所も多いのではないでしょうか。
シフト管理になれたサービス提供責任者や管理者の方でも、毎回数時間かけながらシフトを組まれているケースも珍しくはありません。

ホワイトボードでのシフト管理

次によく耳にするのが大きなホワイトボードを事業所に置き、ヘルパーもしくは利用者のどちらかを軸にしてそこにパネル状のマグネットを予定に見立てて、当てはめながら組んでいくパターンです。

メリット:
視認性がよくパッと見た目でわかりやすい
手作業で行えるので変更などが簡単

デメリット:
ホワイトボードの写真を撮って共有するなど手間が発生
変更履歴などが残らないためパネルの移動ミスなどがあると抜け漏れが発生してしまう可能性がある
事業所に行かないと確認ができない

変更などは楽な反面、利用者や担当者の追加、変更などが合った場合には都度新しく作り直すといった必要があります。また、長年の経験によってカバーできているものの、予定の重複や漏れのリスクが有る、といったお言葉も聞かれました。

訪問介護ソフトでのシフト管理

最近増えてきているのがソフトを使ったシフト管理です。
請求ソフトのオプション機能として備わっているものや、シフト管理に特化したソフト、記録ソフトにおいては基本的にシフト管理機能が備わっています。
PCやスマートフォンなどのICTを活用してシフトを管理することで、これまで多くの時間や手間がかかっていたシフト管理業務を数分~数十分で終わらせることができるようになったというたくさんのお声をいただいています。

メリット:
シフト変更がリアルタイムに共有できる
重複したサービスの登録や、担当割り当て漏れなどが未然に防げる
記録ソフトの場合、シフト~記録~実績が連動し、事務作業の手間が減る

デメリット:
ソフトの導入にあたって別途費用がかかる
これまでの手法からソフトでの管理に変更する場合は、慣れるまでに時間がかかる可能性

エクセルやホワイトボードなどだと最終的には紙に印刷をして持ち歩いたり、写真に撮影したりなどの手間がかかりますが、訪問介護ソフトを使った管理だと、手持ちのスマートフォンで予定がすぐに確認できるだけではなく、変更の通知なども行えるため、連絡の手間や行き違いを防ぐことが可能です。
また、ソフトを使うことで、シフト上で変更をかけたサービスは提供表の予定にも自動的に連携され、わざわざ提供表を修正する手間も省くことができます。

ソフトを使えばテレワークも可能に

現在、新型コロナウイルス感染症の流行が拡大していますが、ホワイトボード等の場合事業所に行ってシフト作成を行わなければなりませんが、ICTを活用すればいつでもどこでもシフト管理が行なえますので、テレワークの体制づくりにも貢献でき、感染予防の観点からも訪問介護ソフトは活用できます。

サービス提供責任者や管理者を悩ますシフト管理ですが、効率化をお考えであればソフトの導入を検討してはいかがでしょうか。

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