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説明できる?介護請求ソフトと介護記録ソフトの違いとは

2021/02/18

介護ソフトは、大きくわけると『介護請求ソフト』と『介護記録ソフト』があります。

どちらも業務の効率化を目的としているシステムではあるものの、備えている機能や業務の目的は異なるため、それぞれの違いを知って上手に取り入れることがオススメです。

この記事では、『介護請求ソフト』と『介護記録ソフト』の機能の違いについて解説します。機能の特徴を把握して介護事業所に合ったシステムを導入し、スムーズなシステム化への移行を目指しましょう。



『介護請求ソフト』と『介護記録ソフト』の特徴

介護業務は、介護サービスの提供のほかにも請求業務を行う必要があります。

そのため、主に請求を行うための介護請求ソフトも、主に介護記録業務を行う介護記録ソフトも、介護現場では欠かせないシステムといえます。

ただし、事業所に見合ったソフトを選ぶのであれば、それぞれの特徴をおさえることが大切です。介護請求ソフトと介護記録ソフトの特徴について、より詳しく確認していきましょう。


介護請求ソフト
介護請求ソフトは、主に介護保険請求を行うためのソフトです。以下のような機能を搭載しています。

【介護請求ソフトの機能】
・介護給付費の請求
・利用者へ介護サービス費の請求
など


介護サービスを提供した介護事業者は、提供した実績に基づいて原則として9割または8割を国民健康保険団体連合会(以下、「国保連合会」といいます)へ費用を請求し、残りの1割または2割を利用者へ請求しています。

このような請求管理は複雑なうえに量が膨大であり、事務作業に多くの時間を費やしていることが現状です。 介護請求ソフトでは、複雑な請求業務を簡易化することが可能になります。

ソフトによっては、国保連合会に介護給付費の請求データを送る機能が搭載されていたり、介護スタッフの勤務をシステムで管理して実績から給与を算出できる機能がついていたりなど、介護事業所で関わるお金の動きを効率化できる機能もオプションとして備えているケースもあります。

ただ、請求管理や給与管理は実績に基づいて行われるため、介護サービスの予定や実績の入力、勤務予定や実際の労働時間の入力は必要になります。

介護請求ソフトによって備わっている機能はまちまちではありますが、多くの介護事業所ではすでに導入済みのケースが多いかと思います。



介護記録ソフト
介護記録ソフトとは、利用者の情報や提供した介護サービスの記録、ケアプランの作成など、利用者個人に関係する情報を時系列で入力し、管理していくソフトを指します。主に以下のような記録をとる機能です。

【介護記録ソフトの機能】
・提供した介護サービスの内容の記録
・利用者の血圧や体温など心身の状態の記録
・介護サービスの予定や実績管理
・スタッフの勤務予定や実績管理
・介護計画書の作成
・スタッフの賃金管理
など


介護記録ソフトは、提供した介護サービスの内容や利用者の心身の状態などの情報を記録し、利用者の健康的な自立を目指す目的があります。

これは介護サービスを提供する介護現場では欠かせない情報であり、日常業務に必要な機能を中心に搭載していることが特徴です。

介護記録を紙ベースで管理するとなると、訪問先で記録を記入し、事業所に戻ってパソコンなどに転記するというタイムラグや、記入のための作業時間が発生することが一般的。

また、記録を紛失してしまったり、個人情報が漏えいしやすかったりなど、懸念される点が多いことも紙ベースでの管理方法といえます。

介護記録ソフトを活用することで訪問先や移動中にも記録を入力することが可能になるため、スタッフの業務を効率化でき、利用者の情報を守ることができます。


『介護請求ソフト』と『介護記録ソフト』を導入するメリット

介護請求ソフトと介護記録ソフトの機能はそれぞれ異なりますが、介護請求と介護記録をシステム化することで得られるメリットについてみていきましょう。


業務効率が向上する
紙ベースでは、メモ書きを記録用紙に書き写したり、同じ内容を別の書類に書き写したりと、何枚もの書類を手書きで処理する必要がありました。誤記入や未記入などのヒューマンエラーも発生しやすく、修正にも手間がかかります。

また、このような紙ベースで行う請求作業や記録の入力には、介護ケアの時間のほかに事務作業としての作業時間が発生します。残業が発生してスタッフのモチベーションが下がってしまったり、事務作業のための人件費も必要になったりしてしまうため、改善するべき点といえるでしょう。

介護請求ソフトや介護記録ソフトを使うことで、入力に伴う複雑な事務作業を軽減させることができるため、業務の効率化が実現できます。

結果として、人件費を削減できたり、介護サービスを提供する時間を充実させることができたり、スタッフの満足度の上がる職場環境づくりができたりと多くのメリットつながることが期待できます。



情報の共有がスムーズになる
介護サービスを複数のスタッフで行う事業所は、適切で安全な介護ケアを行うためにスタッフ間の情報共有が必要不可欠です。

そのため、どんな些細なことであっても利用者の生活に関わる内容であるのであれば、スタッフ同士で共有することが望ましいといわれています。

しかし、紙ベースで情報を共有する場合は、タイムラグが発生したり、テキストや言葉では表現が難しい内容も出てきたりします。

システム化することで利用者に携わる情報を全スタッフとリアルタイムで共有することが可能であり、画像などを添えて伝達したい内容を視覚的に伝えることもできます。事業所のチームワークの向上が図れるメリットがあります。



職場環境が改善する
慢性的な人手不足であることも、介護業界が抱えている課題の1つ。複雑で混沌とした事務作業に不満を感じるスタッフも多く、良質な人材を確保・維持することが難しいことが現状です。

また、介護事業所はほかの事業所との差別化を図るようなサービス展開をすることが難しく、求人では給与で差別化を図ることが一般的になっています。

システム化を進めると業務効率が向上して職場環境が改善するため、働きやすい職場であることをアピールして人材を獲得し、良質な人材を確保し続けられることが期待できます。

良質な人材を確保し続けられることは介護サービスの品質にもつながるため、職場環境の改善は事業所に大きな影響をもたらすといえます。

また、システム化が進んでいることは、紙よりもシステムに馴染みのある若者へのアピールポイントになります。介護請求ソフトや介護記録ソフトの導入は、システムに強い若者をスタッフとして迎えやすい職場環境にできるという点も介護事業所が注目するべきポイントの1つです。

介護請求ソフトと介護記録ソフトを導入して業務効率化を目指そう

介護業務に特化した介護請求ソフトと介護記録ソフトは、従来の介護業務をより効率化することが可能になります。

どの介護ソフトも、基本的に今回ご紹介した特徴を持ち、メリットを得ることを目的としていますが、多くのメーカーが介護ソフトを展開しているため、導入時にはどのソフトを選べばいいか悩んでしまう事業所様もいるのではないでしょうか。

介護ソフトは必要最低限の機能を備えたシンプルなものから、複数の事業所を一括で管理できる機能を搭載しているものもあります。

また、訪問介護に特化したものや、医療との連携がスムーズにとれる介護ソフトも展開しているため、事業所が必要としている機能に注目して選ぶことがポイントです。

事業に合った介護ソフトを導入して、よりよい職場環境づくりをしていきましょう。

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