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スタッフの給与計算も簡単に!?給与計算システムのメリットを解説

2021/03/01

介護事業所ではスタッフの給与計算・賃金計算など事務作業を行いますが、複雑な給与計算を毎月手書きやExcelなどで管理するのは多くの時間コストが発生します。

特に介護業界の給与計算は職種や保有資格などによって違いがあることもあるため、給与計算担当のスタッフへの負担が大きくなってしまいます。給与計算に課題がある介護事業所の場合、作業の効率化が期待できる給与計算システムの導入がおすすめです。

そこでこの記事では、給与計算に課題がある方や給与計算システムの導入を検討している方に向けて、介護事業所での給与計算の仕組みや給与計算システムの導入で作業時間を削減できる点を解説します。



介護事業所での給与計算の仕組み

給与計算を行うスタッフの業務負担を軽減するには、まず介護業界の給与計算の特徴を知る必要があります。まずは、介護事業所での給与計算の仕組みをおさらいしましょう。


職種別で給与計算が必要

スタッフの給与計算はどの企業でも行われますが、介護事業所の場合はスタッフごとに給与が異なるケースが多いです。

特に介護業界の場合は

職種
昇給や役職の違い
基本単価の変更
など

によって、頻繁に給与計算の方法が変わります。

職種に関していうと、介護職員、ケアマネジャー、看護職員、登録ヘルパー、事務スタッフなど仕事内容や契約内容に応じて給与が設定されているため、それぞれ給与計算が必要です。

また、同じ職業でも役職や取得している資格などによって給与が異なるケースも多いので、それぞれの給与の違いを反映しなければいけません。

さらに、それ以外にも時間外手当や休日労働の有無。給与の基礎単価の変更などがあれば、その都度給与計算の見直しが必要なため、給与計算は時間がかかります。

その他にも健康保険料や厚生年金保険料の変更、雇用保険の改定なども加わるので、介護事務所で給与計算を行うスタッフの負担は大きいです。



介護職員処遇改善加算の考慮が必要

介護職の給与計算を行う場合、事業所が届け出を出すことで利用できる「介護職員処遇改善加算」という制度を考慮する必要があります。

介護職員処遇改善加算とは、介護事業所が介護職員のキャリアアップの仕組みを整えたり、職場の労働環境を整えたりして一定の基準を満たせば利用できる制度です。介護職員処遇改善加算の申請をした場合、通常の給与に上乗せして給与支払いが求められます。

給与の実績が加算額を下回ってしまうと要件を満たせなくなるため、しっかり給与計算をして支払いに反映しなければいけません。



毎月の給与計算業務の内容

介護事業所で給与計算をするといっても、実は計算するためにはさまざまなデータの確認が必要です。

例えば

出勤日や残業時間などの勤怠データ
役職や昇給が分かる人事データや業績データ
社会保険料や税金等の控除総額のデータ

を確認したうえで、最終的な給与計算を行います。

これを見ても分かる通り、介護事業所の給与計算はかなり複雑なので、担当スタッフの負担を軽減する対策が必要です。






給与計算は有給休暇や法律も絡んでくる

給与計算をする場合、有給休暇や法律についても考慮が必要です。そのため、給与計算をするスタッフの知識や負担はより大きくなります。

そこでここからは、介護業界の給与計算をする際に考慮すべき事柄をご紹介します。


有給休暇の管理や給与計算が特に大変

介護事業所で給与計算する場合、有給休暇の管理や休暇日数に合わせた計算作業が特に大変です。

日本では有給休暇の取得が義務となっていますが、介護事業所でももちろん取得できます。ただ、介護事業所の場合は比較的人材の入退社が多いので、有給休暇の管理が複雑化しやすいです。

有給休暇の管理や給与計算をするスタッフには、残りの有給日数や有休が発生する時期に関する問い合わせもあるため、定期的に有給休暇の管理が求められます。

また、有給休暇の日数によって給与額が変わるので、金額の管理と日数の管理両方が求められるのも特徴です。



法改正による社会保険料等の変更も給与計算に影響する

給与計算時には、さまざまな法改正や社会保険料等の変更も影響します。

例えば、社会保険料や雇用保険料などは不定期で変更されるため、常に情報をチェックして給与計算に反映しなければいけません。特に規模の小さい介護事業所などでは情報伝達がうまくできてないケースもあるため、給与計算方法にミスが見つかるケースも。

給与計算のミスをできるだけなくすためにも、作業を行うスタッフの負担は削減したいところです。




【介護向け給与計算システム】なら作業時間を削減できる

ここまでで、介護事業所で給与計算する方法と実情をご紹介しましたが、介護事業所での給与計算の時間を削減するには「介護向け給与計算システム」の導入がおすすめです。

そこでここからは、介護事業所での給与計算の負担を軽減できる「介護向け給与計算システム」についてご紹介していきます。


介護向け給与計算システムを利用するメリット

介護向け給与計算システムとは、簡単にいうと介護業界の給与計算事情に合った機能が揃っている会計システムです。

一般的に給与計算をIT化し効率よく行うには、会計ソフトを利用する方法や手計算で集計する方法が選択肢になります。ただ、ここまでの項目で解説した通り、介護業界の給与計算はより複雑で一般的な会計ソフトや手計算では時間と労力が増えてしまいます。

一方、介護向け給与計算システムであれば、介護業界の複雑な計算にも対応したソフトがあるので効率よく給与計算が可能です。

例えば、

スタッフの勤怠管理を簡単にできる機能
雇用保険料など社会保険料の料率設定機能
など

給与計算業務の時間を削減できる機能が利用できます。また、最近では一定期間無料で利用できる給与計算システムや、月々数千円で利用できるものもあるのでぜひ、検討してみてください。



介護向け給与計算システムの選び方

介護向け給与計算システムについてご紹介してきましたが、実際に導入する場合にどのシステムを選べばいいか悩む方もいるでしょう。実際、介護向け給与計算システムといってもたくさんの企業がサービスを提供しており、初めて選ぶ方が選ぶのは大変です。

介護向け給与計算システムを選ぶ際には、

事業所に必要な職種ごとに給与計算ができるか
税金・社会保険料などの料率設定はできるか
その他、給付金や地域ごとの制度への対応が可能かどうか
など

導入した場合に事業所の給与計算ができるかどうか確認が必要です。ちなみに、地域ごとに健康保険料の料率や条例などは異なりますが、それに対応しているソフトはほとんどありません。

ただ、あらかじめ値を設定できるソフトはあるので、給与計算ソフトを選ぶ際には汎用性が高いソフトを選ぶと良いです。


まとめ

今回は、介護業界特有の給与計算の仕組みや大変さをご紹介しました。
介護事業所で給与計算をする際には、複雑な計算やさまざまな資料をまとめなければいけません。そんな給与計算システムを業務効率アップするためには介護向け給与計算システムを導入するのがおすすめです。

複雑な計算作業を効率化することができますし、計算ミス防止にもつながります。無料体験期間がある給与計算システムもあるので、ぜひ前向きに検討してみてください。



Care-wing 介護の翼なら登録ヘルパーの賃金計算が簡単に

複雑な給与計算については給与計算システムを利用することをおすすめしますが、登録ヘルパーの賃金計算に関しては訪問介護事業所支援システム「Care-wing 介護の翼」の標準機能として搭載されています。ヘルパーが端末で残した実績に応じて自動で賃金計算が行なえます。

保険料や有給管理までの機能は実装していませんが、複雑な賃金体系にも対応が可能です。

事業所によっては生活援助や身体介護のサービス単位ではなく、サービスごとに時給を設定し管理をされているケースもあるかと思いますが、そういったケースにも対応しています。

サービスの振替や担当者変更があった場合にも、実績に応じて自動的に賃金計算が行えるので業務効率化につながった、といったお声も頂いております。

賃金計算の業務を始め、複雑な紙の事務作業に課題をお感じの方はぜひお問い合わせください。


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