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外の介護現場で勤怠管理を可能に!勤怠管理ソフトのメリットとは?

2021/03/03

介護業界は多様な働き方で介護サービスを提供しており、1人の職員が1日に複数の業務を行うこともあります。そのため、スタッフが勤怠の申告を行うにも手間と時間がかかっています。

さらに高齢者の増加によって慢性的な人材不足にも課題を抱えており、勤怠管理を行う側も勤怠の確認に十分な手間や時間をかけられないことが現状です。

そんな介護業界における勤怠管理の悩みを解消に導く存在が、今回ご紹介する勤怠管理ソフト。勤怠管理ソフトは煩雑な勤怠管理を解消し、メリットを生み出すことにも期待ができます。

今回の記事を参考にして勤怠管理ソフトを導入し、効率的な勤怠管理を目指しましょう。



介護業界が抱える勤怠管理の課題とは

まずは勤怠管理において介護業界が抱えている課題について解説します。


多様な勤怠・雇用形態で集計が難しい

介護業界は日勤や夜勤、非常勤、交代制、直行直帰など、さまざまな働き方があることが特徴です。

また、雇用形態もさまざまで、時給制で働くスタッフもいれば、月給制のスタッフもいます。さらに、手当を出している時間帯や業務もあるでしょう。

このように、煩雑な介護業界の勤怠管理は、手書きの勤務表やExcel、タイムカードの打刻で管理を行うことで集計に時間がかかってしまったり、入力ミスや不正が発生したりというデメリットがあります。



確認作業と時間が必要になる

手書きやExcel、タイムカードを活用して勤怠データを管理するには、勤務予定表と実際の勤務内容の照合作業が必要です。未記入や誤記入があった場合はスタッフに確認をとる作業が必要であり、スタッフ1人1人に確認をとる作業は手間も時間もかかります。

また、人材不足が問題となっている介護業界は常に多忙な状況です。勤怠の確認作業や照合に十分な時間がとれず、見落としが発生して正確な勤怠管理ができていない場合があります。



勤務を申告するにも時間や手間がかかる

訪問介護を行っている事業所の場合、スタッフが事業所に立ち寄らずに直行直帰で介護サービスを提供するという方法をとるケースもありますが、勤怠管理ソフトを活用していない場合は、打刻のためにわざわざ事務所へ行かなければならなかったり、後日まとめて記入したりする必要があります。

多忙のあまり残業になったにもかかわらず、申告し忘れていたり、入力ミスや不正が発生したりすることもあり得ます。実際に働いた日から勤怠入力までにタイムラグがあると、正確な勤務状況を申告したり、把握したりすることができないことも懸念されるポイントの1つです。




勤怠管理ソフトを導入するべき理由

さまざまな勤務形態がある介護業界だからこそ、勤務管理をシステム化することは大きなメリットを生む要因になります。ここからは勤怠管理ソフトを導入するべき理由についてご紹介します。


煩雑な勤怠・雇用形態に対応できる

Excelやタイムカードで勤怠管理をするとなると、雇用形態も勤務体系も異なる1人1人のスタッフに合わせて管理していくことが必要になるため、入力にも集計にも手間や時間がかかってしまいます。

介護業界に適した機能が備わっている勤怠管理ソフトを活用することで、多様な働き方であっても簡単な入力だけで自動的に集計してくれるため、勤怠データをまとめる手間を省くことが可能になります。



入力・確認ミスを防ぐことができる

勤怠管理ソフトを導入すると、スタッフが入力したデータを自動的にシステムが照合してくれるため、勤怠管理をする担当者が確認する作業を最小限におさえることができます。

また、勤怠情報を未記入のままにしたり、勤務時間外に勤務したりしているとアラームで通知をしてくれる機能も搭載。

スタッフが正確な労働内容を入力しやすい環境づくりができるだけでなく、勤怠管理を行う担当者もリアルタイムで勤怠状況を確認できるため、不正や入力ミスを防止する効果もあります。



外出先でも打刻することが可能になる

外出先からの打刻ができる機能のある勤怠管理ソフトを導入することで、事業所へ出向かなくてもリアルタイムで勤怠情報を共有することができるようになります。

勤務管理ソフトのなかにはICタグにタグでの認証や位置情報とともに勤怠データを入力できる機能などあり、訪問介護では難しかった勤怠管理にも正確さを求めることができます。

介護業界に適している勤怠管理ソフトを導入するからこそ、さまざまな勤務形態に柔軟に対応できることが勤怠管理ソフトの魅力です。




メリットを最大化するために必要な機能とは

勤怠管理ソフトは多くの企業が開発・販売しているため、ひと口に勤怠管理ソフトといっても機能はそれぞれ異なります。

運営する介護事業所に合った機能が搭載されている勤怠管理ソフトを選ぶことがベストですが、ここではメリットを最大化するために必要な機能についてご紹介します。


Webやアプリから打刻できる機能

Webやアプリを使って打刻ができる機能が搭載していれば、場所を問わずに勤務状況の入力・確認ができます。

Webから打刻できるタイプは、パソコンやタブレット、スマホから勤怠管理システムにアクセスし、マイページにログインして打刻を行う機能です。

アプリを活用するタイプは、あらかじめアプリをインストールしてあるスマホやタブレットで出退勤の打刻ができるという機能。アプリを活用すると、GPSと連携させることが可能なので、打刻時間だけでなく、場所を管理することも可能になります。

スムーズに打刻ができるうえに、スタッフの持っている端末で操作が行えるため、打刻入力待ちの時間も必要なくなります。勤怠管理ソフトを導入するのであれば、Webやアプリを使って打刻できる機能は必須といえるでしょう。



自動で集計できる機能

スタッフが個々で行った入力をシステムが自動で集計し、給与算出に反映させる機能もメリットを得るために必要な機能といえます。

手当のつく時間帯や業務、有給の利用までも一括で集計できるため、毎月行う給与計算の作業が格段にラクになります。有給休暇日数の確認や、スタッフへの確認作業が必要だった部分もシステム側で集計できるため、勤怠管理担当者は効率的に勤怠管理を行うことが期待できます






勤怠管理ソフトを活用して悩みを解消しよう

勤怠管理ソフトを導入することで、正確性の高い勤務管理が可能になります。また、集計もスムーズに行えるようになるため、勤怠管理担当者の手間や時間をおさえることも期待できます。

正確でスムーズな給与計算ができる勤怠管理ソフトは、入力するスタッフにとっても、勤怠管理を担当しているスタッフにとっても快適でストレスのない勤務が叶うため、事業所全体の業務効率化を実現することも可能であり、スタッフのモチベーションアップにもつながります。

勤怠管理ソフトを導入して働きがいを感じられる職場環境を目指しましょう。


おすすめの訪問介護勤怠管理システム

訪問介護事業所においておすすめの勤怠管理システムが「Care-wing 介護の翼」です。

ケアウイングは、500円玉より少し大きいくらいのシール状になったICタグを利用者宅に設置し、サービスの開始の際にスマートフォンをタッチ。たったこれだけで勤怠の報告が可能です。終了の報告も、ケアを提供しスマホでケア内容を入力したら再度スマホをICタグにタッチします。
勤怠の報告と介護記録の送信が一度に行えます。

このビジネスモデル特許を申請中の独自の技術で、現在全国2,000事業所に導入済み。勤怠管理だけではなくシフト管理や、情報共有、ケアの実績を元にした自動の賃金計算なども行えます。

詳細は以下からご覧ください。

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