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コラム

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介護記録ソフトを導入した際の一日の仕事の流れ

2020/11/11

業務効率化に介護記録ソフトが注目されています

昨今、新型コロナウイルス感染症の影響もあり、対面でのコミュニケーションや3密を避けて業務を行う必要性が増えてきたため、ICTを活用し、介護記録を電子化する事業所様が急激に増えてきています。

一方で、まだ紙で記録を取っている事業所様ではICTを活用して業務を行うことに対して、あまりイメージがわかない、メリットがわからない、という事業所様も多いのではないでしょうか。

そんな方のために、訪問介護事業所で介護記録ソフトを導入し、ICTを活用すると一日の業務流れがどのように変わるのかをサービス提供責任者の目線を中心に解説いたします。

よくある事業所の一日の流れ

まず、紙で介護記録を取っている訪問介護事業所のよくある一日の流れを紹介します(イメージ)

紙で記録を取る事業所のサービス提供責任者の一日の流れ

9:00  出勤。ヘルパーへの申し送り、シフト変更などの連絡
11:00 利用者様へのサービス提供
12:00 昼休憩
13:00 来るはずのヘルパーが来ないと利用者からクレーム。急遽代理でサービス提供
15:00 サービス担当者会議へ出席
17:00 利用者様へのサービス提供
18:00 事業所へ戻り、残業して日中出来なかった事務作業の処理
19:00 退社

サービス提供責任者は、訪問介護計画書の作成・変更やヘルパーの指導・管理、ケアマネジャーとの連携などが本来の業務ですが、自身が多くの担当を持ち、サービスに入らなければ事業所が回らない、という事業所も少なくありません。

訪問介護事業所の慢性的な人手不足からそうせざるを得ない状況が続いており、時期報酬改定の場面でもサービス提供責任者の業務負担は議題に上がっています。

ヘルパーへ電話やメール、SNSを使っての申し送りやシフト変更・調整業務にあたっても、忙しい業務の合間に行わなければならないため、ヘルパーとの連携に際して、情報共有が非常に大切であり、伝えたはずのことが正しく伝わっておらず、訪問の抜け漏れやクレームなどで急遽の対応を迫られるケースも有るのではないでしょうか。
その結果、本来業務に手をつけられず、やむを得ず残業して業務を行うといった声も聞かれます。

ではこのような状況が介護記録ソフトを活用することでどのように変わるのでしょうか。

介護記録ソフトを導入している事業所のサービス提供責任者の一日の流れ

9:00  出勤。訪問介護計画書の作成、昨日分のサービス記録をパソコンでチェック
11:00 利用者様へのサービス提供。合間に当日のサービス記録チェックと適宜申し送り
12:00 昼休憩
13:00 次回の研修の準備、ヘルパー、ケアマネとの情報交換、報連相
15:00 サービス担当者会議へ出席
17:00 利用者様へのサービス提供
18:00 直帰

介護記録ソフトをつかうことで、ヘルパーは手元のスマートフォンから過去のケアの状況や記録が確認できるため、サービス提供責任者が事細かに申し送りをしなくても、情報が把握できるようになります。
その他、特別な指示がある場合はサービス提供責任者がシステムに入力すれば、ヘルパーはそれを見た上でケアに当たることができるため、情報のやり取りをより密に行うことが可能になります。

シフト管理についてもシステム上から変更すれば、変更したことがヘルパーにも伝わり、伝え漏れ、聞き漏れなどを防ぐことに繋がります。

月末月初に苦労して行っている介護保険請求にまつわる事務作業も、記録ソフト上からリアルタイムにサービス提供記録が送られてくるため、毎日こまめに確認をすることで業務が集中せず分散して作業を行えます。

システム化でケアの品質向上、利用者満足度もアップ!

ヘルパーはスマホ1つで情報共有ができるため、直行直帰でも安心して仕事ができ、サービス提供責任者はヘルプの対応で急遽ケア業務が入ってしまっても、リアルタイムで他のサービス状況が確認できるので合間合間でチェックをしたり、急な予定変更にも柔軟に対応したりすることが可能です。

時間に余裕ができ、本来業務に専念できるので、ヘルパーの指導や管理、ケアマネジャーとの連携を強化することによってケアの質向上にもつなげることができるようになります。

実際にICTを導入している事業所の声として、サービスの品質があがり、ケアマネジャーからの紹介が増えた、という事例も多数ございます。

まとめ

上記で上げたのは一例ですが、介護記録ソフトを導入することによって様々な業務が効率化出来ます。

介護記録ソフト導入によって実現できること(一部)
・介護請求ソフトとサービス提供実績の連携
・賃金計算の効率化
・特定事業所加算における指示・報告

その他にも様々な場面で、介護記録ソフトの機能を活用しサービス提供責任者の業務負担を削減することが可能です。
人材不足による業務負担を解消するために介護記録ソフトを導入しようとお考えの方はぜひ「Care-wing 介護の翼」にご相談ください。

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