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コラム

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訪問介護記録ソフト導入による業務削減効果について

2020/11/18

目次

はじめに
実際の事業所様での業務削減事例
システム導入によって削減できるコスト
システム導入によって増加するコスト
まとめ 費用対効果は?

はじめに

昨今、厚生労働省などを中心に介護業界の人手不足解消のため、ICTを導入することによって業務効率化をし、来る「超高齢社会」に備えていく動きが広まっています。
また、新型コロナウイルス感染症の拡大も相まって、テレワークなどが叫ばれるようになり介護業界にもICT化の波が押し寄せています。

政府も補助金や助成金などで後押しをしており、これまで以上に多くの介護事業者様でICTの活用・テレワークが広がりを見せています。

ですが、ICTの導入コストは決して安いものではなく、これまで紙を用いたり、対面で行っていたりした業務ICT化することに関して躊躇されている介護事業者様も多いのではないでしょうか。

そこで、実際の事例を元に訪問介護事業所で介護記録ソフトを導入した際に、現在のコストがどれだけ減らせて、システムの導入に対して費用対効果はどうなのかなどをまとめました。

実際の事業所様での業務削減事例

実際に介護記録ソフトを導入し、ICTを活用したことによって効率化がはかれた事業所さまでの一例を紹介します。

【事業所規模】
サービス提供責任者/ヘルパー人数:約15名
利用者人数:約85名

削減できた業務時間

こちらの事業所様では合計92時間の業務時間が記録ソフトの導入によって削減できました。

システム導入によって削減できるコスト

これを仮に時給1,000円で事務員を雇用しているとした場合の人件費に換算しますと、月々に削減できるコストは「92,500円」となります。

さらに、介護記録ソフトを導入すると日々複写式の紙などで記録しているサービス実施記録もペーパーレス化が可能ですので、用紙代も削減できます。

実施記録用紙の単価は発注数などによって変わってきますが、一枚あたり@5円で考え、月々のサービスが1,000回だったとすると
用紙代@5円×1,000回=「5,000円」の削減となります。

その他、日々の複合機やプリンターでの印刷物も減らせますのでその費用を含めると更にコストが削減できますし、サ責からヘルパーへ申し送りをする際の電話代など通信費も削減することが可能です。

また、コスト削減以外にも以下のような良い影響の声も出ています。

・サービス提供責任者の事務作業時間が減ったことでその分サービスに出る時間が増えた
・残業がなくなったことで子育て世代の若いサービス提供責任者が入社した
・これまでダブル・トリプルチェックしていても出てしまっていた訪問の抜け漏れがなくなった

介護記録ソフトの導入は業務効率化によるコストの削減だけではなく、人材採用、サービスの質向上にも貢献できるということが言えるのではないでしょうか。

システム導入によって増加するコスト

一方でシステムの導入によって増えるコストもあります。
その代表的なものが介護記録ソフトの使用料金とヘルパー持つためのスマートフォン端末の費用です。

記録ソフトの料金は、主にクラウド型のサービスの場合月額の課金体系が多く、月数千円~数万円とメーカーによってまちまちですが、上記の削減できるコストから見ると十分に費用対効果があると言えます。

またスマートフォン端末費用ですが、こちらも各人が持つ端末を活用することができれば0円に抑えられます。
事業所様によっては、個人端末を使って貰う場合は別途通信費として500円程度支給されているという事例もあります。ただし、その際は十分セキュリティへの配慮が必要です。

事業所から端末を貸与する場合においては、昨今格安スマートフォン端末も普及していますし、メーカーがレンタルのスマートフォンを提供している場合もありますので、それを活用することで費用を抑えて運用することができます。

まとめ

訪問介護記録ソフト導入による業務削減効果についてですが、上記のように業務効率化による事務作業時間の削減効果は大きく、削減できた時間をサービスの提供に当てたり、働きやすい職場を作ることによる人材採用・定着したりすることによって十分費用対効果は感じられるのではないでしょうか。

一方で注意しなければならないのが、導入するソフトによっては十分な効果が得られないというリスクです。

介護業界にICTが普及してきたことによって、現在様々なメーカーが記録ソフトの市場に参入をしてきています。
メーカーによっては介護業界の知識があまりなく、ITの知識だけでシステム開発を行っているケースも有り、システムを導入したはいいもののあまり業務効率化の効果を感じられない、といった相談をいただくことが最近増えております。

特に記録システムに関しては、サ責を始めヘルパーも毎日使用するものなので、そのソフトの持つ機能が自社の運用にあっているのかデモンストレーションなどで必ずチェックをすることが重要です。

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