手書き？Excel？ソフト？訪問介護シフト管理のベストな方法とは

訪問介護のシフト作成は、多くの管理者様にとって負担の大きい業務の一つです。
利用者ごとの異なるスケジュールや、スタッフの希望、突発的な変更への対応など、考慮すべき点が多く、手作業では限界を感じることも少なくありません。

今回のコラムでは、現在主流となっているシフト管理の方法や、シフト作成が大変と感じる理由、そしてシフトを組みやすくするにはどうすればいいのか解説します。

現状の様々なシフト管理方法

みなさんはどのようにシフト管理をしていますか？シフト管理の方法にはさまざまな選択肢がありますが、大きく分けると、「手書き」「Excel」「ホワイトボード」「ソフトやシステム」の4つのパターンに分類できます。

昨年2024年に、お問い合わせいただいたお客様に、シフト管理方法についてお伺いしたところ、手書き「179件」、Excel「1280件」、その他「199件」という結果が出ました。
それぞれに特徴があり、どの方法が最適かは、業務の規模やスタッフの人数、管理のニーズによって異なります。

今回は、これらのシフト管理方法について、それぞれの利点と課題を見ていきたいと思います。
ここで、それぞれのシフト管理方法のメリット、デメリットを改めて整理してみましょう。

手書き・ホワイトボード

メリット

• コストがかからず、最も簡単に始められる方法
• パソコンやシステムが必要ないため、ご年配のスタッフやITが不得意な方でも使いやすい

デメリット

• 修正のたびに書き直しが必要で手間がかかる
• 何度も書き直すと見づらくなり、ミスの原因になる

Excel

メリット

• 手書きやホワイトボード同様、コストがかからない
• 関数やマクロを使えば、事業所に合ったシフトの作成が可能

デメリット

• リアルタイムでの共有が難しい
• 変更の手間がかかる
• 随時変更があった際に共有が必要

ソフトやシステム

メリット

• スタッフの勤務条件をもとに自動でシフトを作成できる
• スマホで簡単に共有・変更することができる
• リアルタイムに変更の通知が飛ばせるので、訪問の抜け漏れをなくすことができる

デメリット

• 導入コストがかかる
• 手書きほどの柔軟性はなく、操作に慣れる必要がある

下記の表も合わせて、ご参考にしてみてください。

シフト作成が大変と感じる理由は？

そもそも時間がかかる

シフト作成自体に時間がかかることが大きな要因です。
利用者の希望やスタッフの勤務条件を考慮しながら調整するため、どうしても作業が複雑になりがちです。

突発的な変更への対応が必要

突発的な変更への対応も避けられません。スタッフの急な欠勤や利用者のスケジュール変更が発生すると、すぐに代わりの人員を手配しなければならず、シフトの組み直しが必要になります。

効率化されていない手作業の負担

多くの事業所ではいまだに手作業でのシフト管理が行われており、効率化が進んでいないのが現状です。
Excelやホワイトボード、紙のシフト表を使用している場合、修正や調整のたびに手間がかかり、業務負担が増してしまいます。

スタッフ間の公平性の確保

スタッフ間の公平性を確保することも重要なポイントです。特定のスタッフに負担が偏らないように調整しつつ、希望を考慮する必要があるため、バランスを取るのが難しくなります。

シフトを組みやすくする方法

スタッフの勤務条件を明確にする

シフト作成を効率的に行うためには、まずスタッフごとの勤務条件を明確にしておくことが重要です。
具体的には、勤務可能時間、休日希望、保有資格、スキル、得意分野などの情報を一覧表にまとめておくと、配置の際に迷うことが少なくなります。

また、利用者に最適なケアを提供するためには、スタッフのスキルや経験を考慮した配置も欠かせません。
たとえば、身体介助が必要な利用者には、経験豊富なスタッフや専門資格を持つスタッフを優先的に配置するなど、利用者のニーズに合った適切な人材配置を行うなどの配慮により、スタッフの負担を軽減し、より質の高いサービスを提供することができます。

勤務基準を明確化する

シフト作成では、労働基準法を遵守した適切なルールを設定することが不可欠です。具体的には、週の勤務時間の上限、休憩時間の確保、連勤の制限などを明確にし、無理のないシフトを組むことが大切です。

他にも、夜勤や早朝のシフトが特定のスタッフに集中しないよう、負担を分散させる工夫が求められます。バランスの取れたシフトを作成することで、スタッフ全体のモチベーションを維持し、働きやすい環境を実現できます。

ICTツールを活用する

従来の紙やExcel管理だけでなく、訪問介護向けのシフト管理ツールを活用することで、シフト作成の手間を大幅に削減できます。 スタッフの勤務可能時間、資格、休日希望などの情報を基に自動で最適なシフト案を作成できる上、スタッフがスマホからリアルタイムでシフトを確認・調整できるようになります。

もし、すでに下記のようなお悩みをすでに抱えているのであれば、シフト管理のICT化を進めるタイミングと言えるでしょう。

「Care-wing」がシフト作成でできること

弊社では、「Care-wing（ケアウイング）」という訪問介護記録ソフトを提供しています。
記録だけでなく、全体の動きが確認できる便利なシフト管理機能も備えています。
ここで、「Care-wing」が、シフト作成にどのように貢献できるか、実際の管理画面を用いて見てみましょう。

シフト変更が簡単

Care-wingでは、シフト変更がドラックアンドドロップで簡単にできます。
また、ヘルパーさんの動きがすぐに把握できるため、管理者さまも安心です。
たとえば、シフト漏れ（訪問をヘルパーさんが忘れてしまった場合）でも、ご利用者様からクレームをいただく前に、ヘルパーさんのサービス実施状況を把握できるため、その日のうちにフォロー対応をすることができます。

シフト変更の伝達が不要

シフト変更があった場合も、リアルタイムでアプリを通じて通知が届きます。
紙のシフト表を作り直して配布したり、電話で変更点を伝えたりする手間がなくなるため、スタッフ間の伝達ミスや聞き取り間違えがなくなります。




訪問介護のシフト作成は、効率的に行うことが現場の安定とサービスの質を維持するために非常に重要です。
どの方法にも一長一短がありますが、シフト管理を効率化するためのツールや方法を積極的に取り入れることが、今後の業務改善につながると言えるでしょう。

Care-wing は、訪問の記録やシフト作成の他にも、記録特定事業所加算の取得をサポートできる機能を有しています。
記録やシフト作成にお困りの方、業務効率化や加算の取得に少しでも興味ある方はぜひ、以下の資料をぜひチェックしてみてください。