介護システムの導入手順を解説！導入時の注意点も紹介

介護システムを介護事業所に導入することで、スタッフの生産性をアップし事務作業にかける時間を削減可能です。ただ、介護システムをどういう手順で導入すれば良いのか分からない方もいるでしょう。

そこでこの記事では、介護システムの導入手順を解説しつつ、導入時の注意点を解説します。介護システムを導入する際には、ポイントを押さえて導入することが大事です。ぜひ、今回の記事を参考に介護システムの導入を計画してみてください。

介護システムを導入する手順と注意点

介護システムを導入する場合、現場が混乱しないように計画的に導入をする必要があります。そこでここからは、介護システムを導入する手順を解説したうえで、それぞれ導入時の注意点もご紹介します。

手順① システムを導入する目的の明確化

介護システムを導入する際には、まず初めにシステムを導入する目的を明確化するようにしましょう。介護システム導入時になぜ導入するのか、目的を明確にしていないと、事業所に導入すべき介護システムを選定することが難しくなります。

また、目的に合ったシステムを導入しないと、導入した後に結局使いこなせなかったり思った通りに生産性を向上できなかったりすることになります。

特に初めて介護システムを導入する際には手探り状態からスタートするはずなので、事前にどうして事業所にシステムを導入したいのか検討するようにしましょう。

ちなみに、システムを導入する目的を明確化する際には、現場のスタッフの意見も反映するようにしてください。経営者や管理者が認識している問題点と実際に現場で働くスタッフが感じる問題点が同じとは限りません。

アンケートやヒアリング調査をしたうえで、本当の問題点を洗い出してシステムの導入に活かしてください。

手順② 導入するシステムの選定

介護システムを導入する目的を明確化できたら、次は導入するシステムの選定をしましょう。介護システムといっても特徴はさまざまで、主に以下のような違いがあります。

• コスト面
• 機能性
• サポート体制

このなかでも特に機能性はシステムによって差があるのでチェックが必要です。介護システムにはシフト管理・利用者のデータ管理・賃金計算など介護事業を運営するうえで便利な機能が搭載されています。

また、サポート体制も重要な観点です。介護システムを利用する際に慣れないシステムに分からないところが出てくることもあるでしょう。質問に答えてくれるサポート体制がしっかりしていれば安心してシステムを利用できます。

注意点としてコスト面の安さで介護システムを選定するのもひとつの手ではありますが、事業所に合ったシステムを導入することが大事です。料金が安くても使いづらかったり機能性が足りなかったりすると後悔することになるので、介護システムを選定する際には事業所に合ったものをじっくり検討してください。

安価なシステムも増えてきていますが、結局機能が足りずあとから別のシステムを導入して補う、となると管理も煩雑になり慣れるための時間もかかるのでかえって生産性が上がらなかった、という声も増えてきています。

手順③ システムに合わせた業務内容の変更

介護事業所に導入する介護システムを選定できたら、システムに合わせた業務内容の変更が必要です。

介護システムを導入することで生産性の向上や業務効率のアップが期待できますが、ただ導入しても効果は期待できません。

例えば、利用者の受けたサービスや体調管理などのデータを共有できる機能があるシステムを導入したのであれば、業務内でどのように情報共有をするのか規定する必要があります。

また、業務効率化ができればその分介護サービスに充てる時間が増えるので、その時間にやるべき行動を指示するのも生産性アップに効果的です。このように、介護システムを有効活用するためにも、導入時にはシステムに合わせて業務内容の見直しもするようにしてください。

手順④ 導入前のスタッフへの情報共有＆指導

介護システムに合わせて業務内容を変更後には、スタッフに新しいシステムを導入する旨と業務内容の変更点をしっかり情報共有することが大事です。

せっかく介護システムを導入しても新しいシステムの使い方や、事業所での活用方法を伝えていないとうまく運用できません。特に介護事業所にはさまざまな年代の方がいるため、IT機器に不慣れな方もいます。

スタッフがストレスなく使えるように、スマホ講習会や介護システムの勉強会を開催して情報交換や指導を行うことが大事です。

また、合わせて業務内容の変更点や注意点も伝えましょう。介護システムに記入する内容の決まり事やセキュリティ面での注意点などをスタッフ全員で共有することで、導入後にトラブルが発生しにくくなります。

手順⑤ システム導入後に利用状況の確認と修正

介護システムを導入した後で導入後に利用状況の確認や利用方法の修正を適宜行うのも大切です。

介護システムを導入してそのままにしてしまうと、結果的に導入した効果が出ているのか分かりません。そのため、導入後にどれくらい効果があるのかしっかり検証して、課題がある場合には働き方を含め修正する必要があります。

導入後にスタッフ同士のミーティングなどを行い、新しいシステムの使い勝手や問題点などを聞き取って改善策を話し合うことが大事です。

もし、課題が見つかったのであれば解決策を考えその都度業務内容に落とし込むと良いでしょう。そうすることで、より介護システムを有効活用して業務効率をアップできます。

まとめ

介護事業所に介護システムを導入する際、何から検討し始めたらいいか分からない方もいるでしょう。また、今までパソコンやICT機器を取り扱ったことがない事業所であれば、不安もあると思います。

介護システムを導入するときには、導入する目的をはっきりさせてスタッフの生産性が向上する機能があるシステムを選定してください。ちなみに、多くの介護システム運営業者では相談窓口や疑問・質問に対応していますので、もし不安に感じることや悩みがあれば相談してみると良いでしょう。

介護システムの導入には事前準備が必要ですが、導入するメリットは多いので前向きに検討してみてください。