訪問介護記録を電子化するメリットについて

介護業界におけるICT化の波

最近の介護業界でホットなワードの一つに「ICT」という言葉があります。

介護業界は未曾有の人不足に陥っており、2025年には約38万人の介護人材の不足が予想され、その解消のために厚生労働省を中心に対策を取る動きがなされています。

その対策の一つとして掲げられているのが介護事業所のICT化です。

ICTとは「Information and Communication Technology」の略で、日本では一般的に情報通信技術と翻訳されます。

以前はIT化といわれることも多く、ITは情報技術という意味の言葉ですが、どちらかというと技術的な側面が強い用語です。そのため、IT技術が浸透し、どう活用するかが大事な時代になりつつあるなかで、現在では広域的なICTを使われるようになっています。

ICTにはITの意味合いも含まれており、情報通信技術はもちろん、それをどのように活かしていくのかも重要視されます。単純にITシステムや最新技術を導入するだけではなく、うまく活用していくという意味がICTにはあります。

近年では介護業界以外でも教育現場や医療現場など、さまざまな業界でICT化が加速しており、ICT関連の市場規模も拡大しています。

介護業界のICT化

介護事業所では紙を使ったアナログな業務が多く、それにより事務作業の負担が多いというのが現状です。紙での業務をICTによって電子化し、効率的にすることで人手不足の解消に一役買うことができるのです。

現在ほとんどの訪問介護事業所では、複写式の紙に1回のケアにつき1枚のサービス実施記録（訪問介護記録）を取っていることが多いのではないでしょうか。

記入した訪問介護記録は、自治体のルールに基づき保管もしなければならないため、記録の整理やファイリング、保管に多大な手間や時間を取られてしまいます。

こういった本来の介護業務とは関係のない作業は介護記録ソフトを導入し記録を電子化することで、大幅に削減でき、業務効率化が可能です。

【訪問介護記録ソフト導入メリット1】業務効率化につながる

ICTを活用する一番のメリットは業務効率化です。

現在のアナログな事務作業には時間も、それに伴う人件費も発生しています。訪問介護の特徴として、1回のサービスあたりいくら、という売上が発生しますが、事務作業を行っている時間は売上に直結せず利益を生みません。それどころか事務作業によって残業代が発生したり、サービスに入る時間を圧迫したりなどと弊害ばかりを生んでしまいます。

介護記録ソフトを使い記録を電子化することで、煩雑な作業を効率化し、従業員の働きやすさの改善はもちろん、人件費の削減やサービス回数の増加にも寄与できます。

また、ICT化によって、紙業務で発生していた何枚もの別の紙に同じ情報を記載するなどといった転記の手間や、ヘルパーさんから回収した記録用紙を日付順に並べて保管しておく、などといった業務からも開放されペーパーレスの事業所運営が可能です。

【訪問介護記録ソフト導入メリット2】情報共有が密になる

従来の訪問介護事業所では登録ヘルパーさんが直行直帰で利用者様宅へ訪問するケースが多いかと思います。そのため、サービス提供責任者の方は電話やメール、時にはFAXなどを使い利用者様の状況について申し送りを行う必要があります。

ICT化をすることによって、利用者様に関する情報は一つに集約されるので、ヘルパーさんへ都度、情報共有する手間が省けるだけではなく、より細かな情報も手間を掛けず共有できスムーズな情報連携が可能です。

【訪問介護記録ソフト導入メリット3】人手不足を解消できる

訪問介護は施設系のサービスと違い、基本的にヘルパーさんが利用者様宅で1対1で行うサービスなので事業所によって提供する内容に大きな違いがないことが一般的です。

それゆえに、事業所ごとの特徴や色を出すことが難しく、求人を出した際に単純に給与だけで比較されてしまう可能性があります。

それをICT化することによって、他の事業所よりも働きやすい環境であることをアピールする材料につなげることができます。

実際にITやシステムに慣れ親しんだ若手のサービス提供責任者が採用できたという事例もあります。若い世代の介護従事者はICTに対する抵抗感も薄く、むしろシステムを導入していない先では働きたくないという声も聞かれています。

【訪問介護記録ソフト導入の課題1】IT機器を使いこなせる人が少ない

多くのメリットが有る介護記録ソフトの導入ですが、メリットだけではなく実際に導入しようと思うと課題に上がりやすいことの一つとして「IT機器を使いこなせる人が少ない」という壁があります。

また、これまでお使いの介護ソフトや請求ソフトと連携できると聞いてICT化を検討してみたものの、紹介されたシステムが複雑すぎて使いこなせなかったという経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

記録ソフトの導入にあたって最も重要なポイントは簡単に使いこなせるか、という点です。

毎日ヘルパーさんがお使いになるシステムなので、使いこなせないとなってしまうと業務効率化どころか逆に業務の負担が増えてしまいます。

【訪問介護記録ソフト導入の課題2】セキュリティリスク

訪問介護記録には利用者様の個人情報が多く含まれているため万全なセキュリティ対策がなされているシステムの導入が不可欠です。

スマートフォンやタブレットで記録を行う訪問介護向け記録システムは現在いくつかのメーカーからリリースされていますが、メーカーによってはヘルパーさんの端末アプリからすべての利用者の個人情報やサービス履歴が閲覧できる仕組みとなっている場合もあります。

そのようなシステムだと万が一の場合の情報漏えいリスクがでてきてしまいます。

Care-wing介護の翼は介護現場の声を元に開発された、使いやすさにとことんこだわった介護記録ソフトです

世の中の介護記録ソフトには、生産性の向上や業務効率化の期待ができるものも多数ありますが、介護現場が生産性を高めるためには、現場が使いこなせるITを導入することが最も重要です。

また、機微情報を扱う介護サービスですので、セキュリティへの配慮が不可欠です。

ICT化は、あくまでも目的ではなく手段であるため、現場が使って初めて意味があります。

われわれは現在、「Care-wing 介護の翼」を約10年に渡って現場の使いやすさに徹底してこだわり、開発を続け、現在全国で1,800を超える訪問介護・看護事業所様にご導入いただいております。最高齢では83歳のヘルパーさんが日々弊社のシステムをご利用頂いております。ICタグを利用した、独自（特許出願中）のシステムですので安心してご利用いただけます

導入いただいた事業所様では月間120時間の残業がCare-wing導入後ゼロになった事例もございます。

詳しくはサービス紹介・導入事例を御覧ください。