介護事業所の会計業務の負担を減らす？会計ソフトの機能や導入メリット

さまざまな種類の介護ソフトが展開されている今、事業所に見合った介護ソフトの導入が求められています。

特に介護ソフトのなかでも事務作業を簡素化 できると注目を集めているシステムが会計ソフトです。今回は介護事業の円滑な運営を助ける会計ソフトの役割や、会計ソフトを取り入れることによって得られるメリットについてご紹介します。

導入するべきポイントをおさえて介護業務の効率化を目指しましょう。

介護事業者が会計ソフトを取り入れるべき理由

介護事業者の会計処理方法や、注意するべきポイントをみていきましょう。

介護事業特有の会計処理がある

介護事業は、一般の企業と違う会計処理が必要です。

【介護報酬の仕訳】

介護サービスを提供して料金が発生してから介護報酬を得られるまでには2ヶ月のタイムラグが発生します。そのため、介護報酬が支払われたタイミングで、未入金の介護料金の売掛金に対して相殺処理を行う必要があります。

手書きで処理を行う場合は、1件1件入金と介護サービスの内容を照合して、相殺処理を行う必要があるため、時間がかかってしまうことが現状です。

【返戻の会計処理】

介護事業では、請求の差し戻しや返還、減算など返戻されるケースが多く発生する特徴があります。

返戻の種類によっても会計処理の方法が異なるため、複雑な会計処理が必要になります。返戻の会計処理方法の一部を紹介します。

• 返戻は確定月に再請求できない分を反対仕訳で取り消しをする
• 入金額と請求額の差額分を入金発生月に反対仕訳で取り消しをする
• 確定月に反対仕訳で返戻分を取り消しする

ほかにも方法はありますが、返戻時の会計処理にも正しく対応できなければ、不正会計と見なされてしまう可能性もあります。手書きではヒューマンエラーが起こり得るため、時間をかけて注意深く確認しなければなりません。

介護事業の会計処理には守るべき運営基準がある

介護事業が受け取る介護報酬は介護保険で成り立っているため、 一般的な会計処理を行うと違反していると判断されます。その場合、厳しい監査が入り、取り消し処分になることあるため、会計処理には注意が必要です。

会計事業において運営基準を満たす会計方式は以下の4つの方式があります。

1. 会計単位分割方式
2. 本支店会計方式
3. 部門補助科目方式
4. 区分表方式

上記の会計方式以外で決算すると、実施指導で指摘が入る可能性があります。不正請求や虚偽報告にしないためにも運営基準に則った会計処理を行う必要があります。

費には共通経費と個別経費がある

介護事業における経費は、個別経費と共通経費にわけられます。

個別経費はヘルパーさんの給料や特定の施設で購入した介護用品費など１つの施設や事業に直接配賦することができる経費です。

共通経費は社長報酬や総務・経理管理部門の人件費、複数施設で購入した消耗器具備品や複数のサービスが入っているため、直接配賦することができない経費です。

厚生労働省の基準を満たすために、これらの共通経費は、最終的に各施設やサービスに振り分けなければなりません

共通経費は比率で事業費と管理費の割合が決まっており、記帳に手間も時間もかかります。

介護会計に適した機能を持つ会計ソフトを導入するメリット

介護事業は特有の会計処理が必要になり、一般的な会計よりも複雑であることが特徴です。ここからは、会計ソフトを導入することで得られるメリットについてご紹介します。

手間と時間を省ける

会計ソフトを導入すれば、介護保険請求データを会計ソフトに取り込み、勘定科目の自動提案をしてくれます。

これまで手入力で行っていた記帳や集計をシステムが自動で行ってくれるため、圧倒的に手間と時間を省くことが期待できます。

ミスが起こりにくい

手書きで複雑な会計処理を行うと、ヒューマンエラーによる誤入力・未入力が発生してしまいます。

会計ソフトの活用は自動で入力された情報を確認するだけの作業になるため、ミスや入力漏れが起こりにくく安心です。

決算や集計がラクになる

会計ソフトに入力された情報は、システムで貸借対照表（BS）や損益計算書（PL）を作成することができます。

これらの書類は経営状況を判断する大切なもので、期末決算時に作成が必要になりますが、手書きで作成する場合は、時間がかかってしまうことが現状です。

知りたい情報をわかりやすく表示できる機能を持つ会計ソフトであれば、リアルタイムな経営状況の分析や資金繰り管理にも大いに役立ちます。

時代の流れにも対応できる

事業経営には、新しい元号の変化や、消費税改正など、法令改正に対応することも求められます。特に消費税は会計に関わる部分なので、柔軟な対応が必要です。

会計ソフトの機能によっては、法令や制度などの改正にも対応できるプログラムを搭載しているものもあるため、改正に伴う作業は必要ありません。事務作業の負担を減らすことができるため、本来の業務に専念できるメリットが得られます。

会計ソフトのメリットを得るための導入ポイント

介護会計という特有な会計処理が求められるため、会計ソフトを取り入れるときはいくつかのポイントをおさえることが大切です。では、会計ソフトのメリットを得るための導入ポイントを紹介します。

操作性

職員が手書きの会計に慣れている場合、システム化に移行することに対してネガティブな感情を持つこともあります。

使い方が複雑な会計ソフトを選んでしまうと会計処理がスムーズに進まず、事業所の運営に支障をきたす場合もあります。

無料トライアルのようなお試しができる会計ソフトでまずは試してみるなど、操作性に注目して導入することがオススメです。

サポート体制

使い方や会計についてわからないことが発生した場合に頼れるサポート体制は、会計ソフトを取り入れるなかで重要なポイントです。

具体的にどのようなサポートを行っているのかという部分や、対応できるまでのスピードなど、導入の際にはサポート体制にも注目して選びましょう。

コスト

会計ソフトのコストはさまざまです。低単価であることばかりに注目して選んでしまうと、メリットを得られるような使い心地は手に入らない可能性があります。必要な機能にも目を向けて会計ソフト選びをすることがポイントです。

会計ソフトの型

会計ソフトには、パッケージ型とASP型の二つのタイプがあります。

パッケージ型は自社仕様にカスタマイズできたり、セキュリティ対策がしっかりしていたりなど、複数の事業所やサービス事業を展開している介護事業所に向いています。

一方ASP型は、インターネット環境を使って会計ソフトにアクセスするもので、どこでも利用できるという柔軟性があります。またバージョンアップもソフトを販売している企業が行うため、特別な操作が不要なことも特徴です。

それぞれの違いを知り、取り入れる事業所に適したタイプを導入することがオススメです。

会計ソフトを取り入れて会計業務を簡素化しよう

介護事業所は特有な会計処理が必要なため、自動化できる機能を持つ会計ソフトの導入は、業務効率化の向上に大いに役立つ存在になるといえます。

事務作業の時間を短縮することで、本来の業務である介護サービスの提供を充実させることができたり、職員の働く環境をより良くしたりすることにつながるでしょう。

ただし、職員のなかにはシステム化の移行に不安を覚える場合もあります。会計ソフトを導入することでどのようなメリットがあるのかを理解してもらったり、職員が安心して使えるようになるためのサポートを充実させたりして、会計ソフトの実用化を目指していきましょう。