準備をしっかり行うことで、スムーズに導入。80歳のヘルパーもすぐに使いこなしています

課題

• ペーパーレス化
• 情報共有の強化
• 特定事業所加算の取得

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

特定事業所加算の要件であるサービスの指示・報告・記録などの事務作業がかなり煩雑だったこと。サービスが終わってから紙媒体で記録を作成していたため、サービス提供責任者の残業時間が一か月に20～30時間とかさんでいました。
特定事業加算の要件も、メールで連絡を受けたものを紙で保存をしていたので、その作業も負担になっていましたので、それを解消したいと考えたのがきっかけでした。

介護記録ソフト「Care-Wing」を導入いただいた理由を教えて下さい

『紙を減らして業務を効率化したい』ということが第一の理由です。
また、ソフトを導入するのであれば、なるべく一つのソフトで完結させようと考え、実施記録のペーパーレス化ができて、情報の管理と運用も一元化できるCare-wingを選びました。
ソフトを入れることがどのような結果をもたらすのかを予めはっきりさせておくと、最終的に現場の業務が非常に楽になると思います。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

導入を検討していた当時、世田谷区ではサービスの記録をスマホで行うというＩＣＴ化した行為が「実地指導の要件を満たさない」という判断でしたが、区役所を訪れCare-wingの仕組みやメリットとともに説明することで、要件を満たすという判断をいただくことができました。
苦労したのは、紙ベースの時に使っていたマスター入力、計画書、手順書など、を全てシステムに移行していかなければならないことですね。どんなソフトを使う場合でも必要なことなのですが、作業量が多く大変でした。
マスター入力、計画書入力、手順書入力などそれぞれ役割分担を決めて行うことで、スムーズに導入することができました。スムーズな導入のためには、計画をしっかり立てて役割分担を決め、明確なスケジュールを作成してそれに則って作業を進めるということが、すごく重要だと思います。
現場に押し付けてしまうと、すべてが苦労になってしまって、導入にまで至らないことも無きにしも非ずなので、しっかりと計画を作ることはとても大事だと思います。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

目標 としていたペーパーレス化が短時間で実現できたことですね。
また、システムの中でスケジュールを管理したいと考えていたので、それが実現して全員がスケジュールを共有できるようになりました。「研修に行くからこの日はいない」とか「今日は有給を取っている」ということが把握できて、業務を効率よく行えるようになったことが良かったです。
他にも、コミュニケーションツールとしても活躍してくれています。利用者の情報を共有できるところも便利です。
今までは電話かメールでやり取りをしていましたが、情報を共有できるツールではありませんでした。情報が共有できる、ヘルパーの皆さんが必要な情報を、サ責を介さずに自分から取りに行ける環境が実現できたのも大きな効果だと思っています。
特定事業所加算の要件である個別のサービスの指示や報告の記録もCare-wingの中で完結でき、導入前には手書きで作業をしていたサービス提供責任者の負担も無くなりました。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

当社には80歳の登録ヘルパーがいますが、その方も短時間でCare-wingを使いこなせるようになり、スムーズに移行することができました。
ヘルパーには高齢の方も多く、スマホに初めて触れるという方もいたので、そういう方にも使いやすいかという点は非常に重要でした。導入にあたっては指導者を決めて、ヘルパーを集めて研修を何回か実施しました。そして、ソフトの操作で分からない点は指導者に聞くという体制を作り、スムーズな導入を実現しました。
Care-wingは操作も分かりやすく、やりたいことを可能にしてくれるソフトです。仕事の無駄がなくなり効率化を実現できました。
またヘルパー同士のコミュニケーションが活発になり、孤独感なく仕事をすることができています。記録の中身も濃くなるため、サービス提供責任者に伝わる情報も豊富になります。ヘルパーが、自分の入ったサービスの前後の状況もよくわかるので、利用者の様子が立体的に理解できるようになります。紙では実現できないメリットがたくさんあるソフトだと思います。