スマートフォンが普及し始めたころから利用して約7年が経ちます

課題

• 情報共有の強化
• 業務効率化
• 訪問抜け漏れの防止

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

当法人が記録システムを導入したのが、約7年前になります。
なぜこのシステムを導入したのかと言うと、年に1~2件の訪問忘れがあったことが一番の理由です。
訪問忘れがあった都度、訪問忘れがないようにチェック体制を見直していました。しかしなかなか良い改善策が見つからず、課題になっていました。 そんな時、このシステムを知り、導入に至りました。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

導入当初の課題・導入時に苦労した点ですが、導入当初は、まだスマートフォンが普及し始めたころでした。その頃はiphone4 またはiphone5の時期です。
まだまだ、従来の携帯電話を使っている職員がほとんどでした。また登録ヘルパーさんの平均年齢は60歳以上であった為、スマートフォンとモバイルプリンターの操作に慣れるまでに約3ヶ月程度かかりました。
1度もスマートフォンを触ったことがなかった為、スマホ本体の操作から、アプリの操作まで、詳しい操作マニュアルを作成したり、試行錯誤しながら取り組みました。 その結果、慣れるまでは大変でしたが、慣れてしまえば今までより便利になったと感じています。
現在はスマートフォンも普及し一般的に使われるようになっている為、私たちが導入当時に苦労していたことは今ではあまりないかと思います。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

記録を入力するとすぐに反映されている為、ヘルパーが実施記録を事務所に提出しなくても、他の職員が記録を見ることが出来るようになり、またサ責が電話で他の職員へ情報を伝える手間も省けるようになりました。
またサービス内容を入力する画面の特記事項ページでは、撮影した画像が管理画面にアップロードすることができます。どうしても言葉では伝えるのが難しい場合があると思います。そんな時にはアップロードして報告することもできるので便利です。
今まで情報共有には1件あたり、電話をかけて1度目で出た場合ですが、だいたい6分だったのが3分へ短縮されました。電話がつながらなかった場合は、後でもう一度忘れないように電話をしなければならなかったのですが、そのような手間が省けるようになりました。
また、サービス開始時間の前にもうすぐサービスの開始時間ですと通知が届くアラート機能が便利です。 この通知によって「もうすぐ時間だな」と意識できるようになります。サービス提供時間になっても、サービスを開始していない場合には、設定したメールアドレス（サ責）に届く遅延メール機能も助かります。
サービス開始予定の時間より、任意に設定した時間、例えば5分後や10分後までにサービスを開始しないと送られてきます。 このメールが届いた時には、すぐに職員に確認することが出来るようになりましたし、もし実際にサービス予定を忘れていても、気づくことができ、利用者また家族にすぐにフォローが出来るようになりました。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

導入当初は今まで行っていた、手書きで記録をする方法からスマホを使って記録を行う方法に変わった為、戸惑うことや以前より業務に時間がかかってしまうこともありました。 しかし、安定して運用できるようになってからは、いろいろな手間が省けるようになり、作業効率がアップすることができました。
そして訪問忘れがなくなり、事業所の信頼も高まりました。 システムも新しい機能がたくさん増え、ますます便利になっています。苦労した点もありましたが、導入してよかったと感じています。