事務時間短縮と時間の分散で業務効率アップ！記録時間の短縮でケアに集中！

課題

• 業務効率化
• ペーパーレス化

Care-wingのご導入前後のご状況について

ICT 導入のきっかけについて教えてください

保管する書類を減らしたかったので導入を検討しました。

Care-wingを選んだ理由について教えてください

何社かと比較検討し、初期費用と使用料が事業所の希望する価格帯に見合っていたため選びました。

Care-wingを導入してよかったことはどんなことですか？

管理側としては、保管する書類の枚数が減り書庫の整理整頓ができた状態が保てております。
ヘルパーからは、予めサービスの項目が選択されているので、変更がなければそのまま作業完了ができ、書類を記入していた時間をケアに充てることができていると聞いています。

Care-wingの導入にあたって苦労されたこと・工夫されたことはありましたか？

ヘルパーがICタグを使用することを忘れて、ケアに入ったかどうかが把握できない時は困りました。
工夫したこととしては、導入後の1か月間は紙の記録用紙を併用しながら、テスト期間を設けました。
そのため、比較的混乱もなく現場ヘルパーさんに記録をとっていただけました。

シフト作成についての変化はありますか？

以前は、エクセルシートに利用者毎のシフト作成をし、次に担当者毎の各利用者のシフトをコピーして作成していました。
現在は、利用者のシフトを作成すると担当者に反映されるので、シフト作成時間が削減されました。

サービス予定の変更について、対応の変化はありますか？

翌月初めに実績記録票が返却されて実施記録と照らし合わせながら、シフト変更を行っていましたが、月の途中に実施記録のシフト（予定時間）を変更できるので、時間短縮と時間の分散できて業務効率があがり、対応が楽になりました。

Care-wingを利用したことでの変化について

Care-wingを利用したことで、時間は浮きましたか？

現場から紙の記録書類を月末に回収し、２～３日で実績確認を行うのでその際に、ミスを防ぐために何度も確認作業が必要となっていました。
また月末と月初にまとめて入力や確認業務を行い、その後給料計算を行っていたので、月初の経理担当者の残業が減りました。

浮いた時間はどんなことに使われるようになりましたか？

経理担当者は他の経理業務に当たれるようになりました。

Care-wingを導入する前とした後で一番業務効率化をはかれたと思うことは何ですか？

月末にケア内容をまとめて確認して給料計算を行っていましたが、毎日の業務内で管理者やサ責が担当利用者の項目の確認を行うので、業務の分散が行えるようになりました。

さいごに

Care-wingの導入に躊躇されている方へ一言お願いいたします

高齢のスタッフが在籍しており、ICT化できるか不安な部分もありましたが、画面が印刷された「スマートフォン簡単ガイド」もあるので管理側も説明しやすく、導入後と問い合わせ時にも困ることはなく導入できております。

※掲載内容はインタビュー時の情報になります。