主な事務作業時間を約60％削減。残業ほぼゼロで若手人材の子育てと仕事の両立を

課題

• ペーパーレス化
• 人材採用・定着
• 業務効率化
• 残業時間の削減

ICTを導入しようと思ったきっかけを教えて下さい

当法人では高齢者の訪問介護以外に、自費サービス、総合事業サービス、障害福祉サービスなどを行っており、いくつかの請求ソフトを使用していました。 しかし、利用者も増え始め、請求はもちろん、スケジュール調節なども難しくなってきたため、総合事業が開始されるタイミングを機に「一括で管理できるようなソフト」にすることを検討しました。また、サービス提供責任者の業務がとても大変で、どうにかして業務改善したいという気持ちもあったので、一緒に介護記録の電子化も検討し、記録のソフトも探し始めました。そこで15社ほどの介護ソフト会社に資料請求を行って検討しました。

介護記録ソフト「Care-wing」を選定した理由を教えて下さい。

請求ソフトと連携ができることの他、大きく5点ありました。

1. Care-wingならスピーディーにスケジュール作成が可能な点
2. 予定と実績の管理が簡単にできる点
3. ペーパーレス化ができることによってコスト削減につながる点
4. サービス提供責任者が、ヘルパーの活動内容や報告をいち早く確認することが可能になる点
5. 機能が充実しており、他社ソフトと比べて費用が安かった点

導入にあたって苦労したこと、工夫したことはありますか？

若手のサービス提供責任者が、説明をせずともCare-wingを使いこなしてくれたため、導入時にそれほど苦労は無かったと思います。スマートフォンの操作が苦手なヘルパーに対し、積極的にCare-wingの指導及びアドバイスを行ってくれたため、とても助かりました。また、ご利用者様に対しても、お知らせのチラシを1枚写真入りで作成し、予め告知したため、すぐにご理解いただけました。強いて言うのであれば、スマートフォンを全員が持ってはいなかったので、6名分の端末をレンタルすることになった事です。

導入してよかったことがあれば教えて下さい。

働きやすい環境になったお陰で、もうよその職場では働くことができないぐらいの効果を実感しています。今までは毎日21時、月末月初は22時まで残業していましたが、今では定時で上がれるようになりました。
以前は、本当にサービス提供責任者の業務が大変で、体調不良や結婚を機に働くことが難しくなってしまい、辞めてしまう方もいました。しかし、今では残業が無くなったお陰で、若いサービス提供責任者も働けるような環境になりました。システムを導入していなければ、辞めていたと思います。誰かが休んだとしても、別の者が業務を引き継げる状態となったため安心しています。
結婚しても、お子さんがいても、働き続けることができる環境になったので、紹介によるサービス提供責任者の入社も増えました。残業が多い状態では、人を採用することができなかったので、本当に改善できて良かったです。

ICTの導入に躊躇されている方に一言お願いします。

ICTを導入してからは、サービス提供責任者・ヘルパー共に事業所全体が「連絡／記録の部分」で、とても業務効率化できたので、大変良かったと思っています。
また、次世代の若いサービス提供責任者のために、仕事しやすい環境を作ってあげる事が大切だと思いますので、Care-wingを導入して本当に良かったと思っています。