サービス記録のモレやヌケが無くなり、確認作業の負担が大幅に削減できました

課題

• ペーパーレス化
• 業務効率化

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

サービス提供責任者業務軽減のためです。特に負担が大きかったのはサービスの実施記録のチェックです。
伝票は月に300～400枚発生します。修正が必要なものをチェックして書き直し、サービス実施時間の間違いとか、記録内容に不相応な表現を修正します。修正は全体の1割程度でしたが、週間予定と照らし合わせて実施記録の抜けが無いか確認が必要で、毎月3〜4日は確認作業に追われていました。
その手間を解消できるツールがあればと考えていました。

介護記録ソフト「Care-Wing」を導入いただいた理由を教えて下さい

きっかけはロジックさんからのファックスを代表が見て連絡をしました。
どんな業務の流れになるのか興味があったので、デモの際に具体的な操作を確認し、導入したら楽になると思いCare-wingに決めました。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

操作に慣れるまでは大変でしたが、スマホを日常的に使っていたヘルパーの方は1か月程度で慣れることができました。
基本的な操作は皆さん既に習得していますが、イレギュラーな動作や表示が出た時、操作でエラーが出た時などの対応がまだ難しいという方が多いです。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

まず、紙ベースのサービス実施記録がなくなったことです。
Care-wingになったことで実施記録のチェックがしやすく、記録の提出状況が一目瞭然になり、記録の抜けがなくなりました。自分のタイミングでチェックでき、修正の操作も簡単というところもいいですね。
次に、予定されていたサービス内容が訪問した時には変更になった場合、サービス提供責任者が見る画面上でオレンジ色になる所も分かりやすく、変更があった実績の確認もしやすいと思います。
また、利用者様に何かあった時など、緊急対応時に書類を持ち出さなくてもよくなりました。
利用者様の情報をまとめたファイルを持って病院に向かう必要があるのですが、夜間だと必ず事務所に寄って、ファイルを持ち出して対応する必要がありましたが、Care-wing導入後は、情報が手元にあるので直接病院に行っても大丈夫。事務所に立ち寄る必要がなくなり、対応がスピードアップしました。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

Care-wingなら、実施記録のチェックの手間や見落としが無くなります。
サービス内容を記録した実施記録がなくなるのが仕事をしていて一番の痛手なので、とても助かっています。
保管のスペースも必要なくなるなどメリットが大きいし、コストに見合うパフォーマンスがあると思います。
悩んでいるなら、まず導入すべきだと思います。