ⅠCT導入で生まれた余裕が、スタッフの連携を深めより良い支援に繋がった！

課題

• ケアの質向上
• 情報共有の強化
• 業務効率化

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

「こころ」は訪問介護、障害福祉サービス、小規模多機能型居宅介護、相談事業所の4つを柱に、利用者様のことを第一に考える地域に根ざした事業所を目指しています。
特定事業所加算の要件は以前から満たしてはいましたが、サービス提供責任者のペーパーワークの負担が重くなることを考えて、取得をためらっていました。
しかしICTを導入すれば、負担を軽減しながら取得できるのではないかと思ったのが最初のきっかけです。
また、登録ヘルパーさんと情報の共有ができないことがあったり、伝票があがってくるのに時間差があって月末の請求確認が大変だったりしたことも、きっかけになりました。

介護記録ソフト「Care-Wing」を導入いただいた理由を教えて下さい

他社にはなかったICタグが決め手になりました。
これを利用することでスタッフの訪問・退出の時間がリアルタイムに確認できる。支援時間が明確になる事が、請求業務の最大のメリットだと感じました。
それから、スマートフォンの準備さえできれば、システムをダウンロードするだけで他に大きな費用がかからないのも魅力でした。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

ICタグに対応したスマートフォンが必要だったので、スマホを持っていないスタッフにはレンタルの準備をしました。
また特定事業所加算の認定のためにどんな指示を出せばいいのか、どういう風に入力すれば情報共有や伝達がしやすいのか、足りないところがあればどう対応すれば監査に対応できるのか、それらを確認する時間も必要でした。
情報共有のためには必要な過程でしたが、200人前後いる利用者様のサービス計画書をCare-wingに入力する必要がありました。
サービス提供責任者が、それぞれ担当している30〜40名の利用者様の計画書を入力するのに、少し時間がかかりました。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

サービスは利用者様のニーズによって、日々大きく変わります。今までだとその都度、全スタッフに連絡しなければならなかったのが、今は「変更したので詳細はCare-wingで見てください」というだけで済むのでとても助かっています。
ヘルパーさんの意識も変わりました。こちらから伝達しなくても情報がリアルタイムで共有できるので、利用者様の変化を支援に入る前に確認し、よりスムーズに連携ができるようになりました。自分の報告が支援に大きく反映する実感がある為、これまで以上に細やかな情報をあげてくれるようにもなっています。
登録ヘルパーさんが、情報の共有や記録の確認のために事業所にくる業務時間外の時間を研修やケース会議等に有効活用してもらえるようになったのも良かった点です。
責任者は支援終了後、事業所に戻ってきてから、伝票確認等をしていた時間をミーティングやケース会議に充てられるようになりました。情報が１カ所に集まりひと目でわかるようになったことで、円滑な支援につなげやすくなりましたし、向上心のあるスタッフが多く、利用者様のことを話合える時間になったと言ってくれています。
Care-wing導入によって得られたものは大きいですね。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

導入の価値は大いにあると思います。私たちはCare-wingを導入することで、利用者様のことを考える時間が増え、より良い支援につなげることができましたし、各スタッフのモチベーションアップも図れています。
ICタグ管理のおかげで請求管理がスムーズになったこと。ICTにより、正確な請求ができることが、事業所として信頼を得られているという自信にもつながるのではないでしょうか。