チェックや確認が格段に楽になり、ミスも減。特定事業所加算の取得にも繋がりました

課題

• ペーパーレス化
• 業務効率化
• 特定事業所加算の取得

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

請求ソフトの変更を検討していたのですが、それと同時に記録管理もICT化すれば、より一層効率化できるのではないかと思ったのが導入のきっかけです。
毎月1000枚近くもの記録を2人で処理していたので、チェックやファイリングに非常に手間がかかっていましたし、訪問介護記録の印鑑押印漏れをもらい直して再提出するという無駄な時間も多かったです。
記録ソフトを導入すれば、そこが改善できるのではと考えました。

介護記録ソフト「Care-Wing」を導入いただいた理由を教えて下さい

ICT化を考え始めた時に福祉展に足を運んで話を聞き、大量のパンフレットを持ち帰りました。担当の2人で10社以上を検討し、その中から４社に説明に来てもらいましたが、Care-wingが一番いいというのが一致した意見でした。
管理画面もヘルパーさんの端末も見やすくてこれなら使えそうだと感じ、シフト表、記録、実績が連動するのも非常に便利だなと思いました。
パソコンの画面で一括管理できるので伝票を１枚１枚めくる手間がありませんし、プランと実績が違うところは色が変わって表示されるので、すぐに確認できるのも魅力でした。また、説明に来ていただいた担当の方がとても親切で、既に導入した他社さんの事例もいろいろ教えていただけ、実際に使う時のイメージがしやすかったのも理由の1つです。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

導入はどちらかというと強行突破でしたね。ヘルパーさん全員を集めて説明会は実施しましたけれど、とにかく使って慣れてくださいとお願いしました。
比較的年齢層の高いヘルパーさんが多いので、最初はみなさん消極的でした。スマートフォンの画面の文字も見えづらいし、間違って操作して壊したらどうしよう、などの不安があったようです。
そこを「今のように伝票を何枚も書くのは大変ですよ」と説得しました。実際、常勤のヘルパーさんは記録を書く枚数も多くて、ペンだこができたとか、漢字練習しているみたいだと言われたこともありましたので。
導入前にヘルパーさんたちの不安を聞いた時は、慣れるまで長くかかるかもと思いましたが、やはり毎日使うものなので、思ったより早く使いこなせるようになりましたね。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

細かいことも含めて4つあります。
まず１つめは、特定事業所加算が取得できたこと。書類のチェックが大変だったので、Care-wingを導入していなければ取得しようという気にもならなかったと思います。入居者の定員が決まっている弊社のような施設だと、利用者様の数は増やせませんから、加算が付くのは経営的にもよかったのではないでしょうか。
2つめは、伝票や記録のチェックが楽になったこと。Excelで作成していたシフト表、実績、請求を最低でも30分費やして、担当者2人で毎日１件１件ダブルチェックしていたのが、導入後は半分以下の時間で済むようになりました。その分、今まではやりたくてもできなかったヘルパーさんの研修や指導、監査の準備などに時間が割けるようになりました。
３つめはミスが減ったこと。利用者様の名前の書き間違いもありませんし、サービス提供責任者からヘルパーさんへの指示や、ヘルパーさんからの報告の抜け漏れもほとんどなくなりました。
４つめは検索しやすくなったこと。今まではヘルパーさんのスケジュールを確認するのにいちいち伝票を探していましたが、検索してすぐわかるようになりました。
最後はペーパーレスになったこと。机や棚に積み上げていた書類が減り、カーボンの複写用紙代も削減できました。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

１日も早く導入されるといいと思います。サービス提供責任者の業務が本当に楽になりますし、業務の効率化が図れます。使いやすいという点でもおすすめですね。