不安の多いICT導入だけど、ちょっとした工夫で、サ責9名・スマホ未経験ヘルパー75名のほぼ全員が業務が減って楽チン！笑顔に！！

課題

• テレワーク体制の構築
• ペーパーレス化
• 業務効率化

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

スケジュール調整・実績・記録の管理の煩雑さや月末月初に業務が集中する事を解消したいと思ったのがきっかけです。現場から紙の記録書類を月末に回収し、2～3日で実績確定まで行う業務が集中していました。その際に、ミスを防ぐために何度も確認作業が必要となっており業務軽減を実現したいと考えていました。月によっては、休日出勤で対応せざるを得ないこともありスタッフの負担も発生していました。

介護記録ソフト「Care-Wing」を導入いただいた理由を教えて下さい

直行直帰のヘルパーの時間管理において、ICタグを活用することで確実且つ正確に行える点がとても魅力的でした。記録を電子化することで、管理がしやすくなると考えました。請求やシフト管理、給与計算は既に別のソフトを導入していましたが、Care-wingとデータ連携ができるということが導入の決め手となりました。導入前は、記録と実績の突合作業に毎月必ず２～３日、サ責が集中して業務する時間が必要でしたが、その時間がほぼなくなりました。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

サ責からは新たなシステムに慣れるまでの不安から抵抗感はかなりありました。特に高齢のヘルパーへの指導やフォローの面で、サ責の業務負担が増すのではないかとの声がありました。また、登録ヘルパーが75名と多いことと、更にはスマホを使用したことのない高齢ヘルパーが多く、不安を持つサービス提供責任者もいました。
そういった背景から、導入を段階的に行うことにしました。まずはトライアル期間を設けて、サ責・ヘルパーともに、どれだけ自分たちの業務負担を減らすことができるのかというポジティブなイメージを共有することに注力しました。特にヘルパーはメンバーの人選をして先行導入を実施することで、同僚ヘルパーの業務効率化が目に見える形で未導入ヘルパーに伝わっていく効果がありました。
このような取り組みの結果、現場のヘルパーからは、ICT導入で退職に至るケースは1件も発生しませんでした。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

真っ先に思い当たることは、実績管理が『日々』行えることです。あわせて、紙での記録や突合作業、訂正や押印の手間、書類の保管が無くなったことも導入してよかったこととして挙げられます。事業所全体の日常業務が飛躍的に効率化したことがとても嬉しいです。
当事業所では、段階的な導入を進めたこともあり（丁寧に時間をかけながら導入していく狙いがあり）導入して7か月後に完全ペーパーレスを実現することができました。
導入前と導入後で、ヘルパーにも変化がありました。手書きの記録がなくなり、実働時間に余裕が出て来たという声や、わざわざ事務所へ出向いて記録用紙を提出する手間もかからなくなったというポジティブな意見をもらっています。
実際のコスト（費用面）では、記録用紙代・ファイル代・保管場所にかかる費用等が削減でき、月初の恒例であった残業が3分の1程度に削減されことが良かったです。
新型コロナウィルスの影響で、緊急事態宣言が発令された中でも、サ責の事業所への出社を半数とし、他半数は現場中心のリモートワークを初導入。Care-wing導入で業務を分担することが可能となったため、通常時と比べても大きな混乱なくリモートワークを導入できました。
特に、サ責のサービス以外の予定（契約、会議、研修等）をスケジュールできる機能は、とても便利です。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

これまでお話しさせていただきましたが、当事業所のような課題をお持ちの訪問介護事業所さんにはお勧めできるICTツールだと思います。特に、わからないことが発生した場合に、コールセンターに電話すると、素早く丁寧に対応していただけるのも導入当初不安な状況でとてもありがたかったです。遠隔操作でこちらの画面を見ていただき、アドバイスをリアルタイムでいただけるのもわかりやすくて安心です。
導入後のイメージが持てないとなかなか踏み切れない方も多いと思います。「紙の記録の書き間違いの訂正や確認押印がなくなる」といった、実現できる具体的でポジティブなイメージを事業所全体で共有し合いながら進めていけると良いのではないかと、当事業所での実体験から思います。