訪問介護の「シフト管理」を、Care-wingでもっと快適に

訪問介護事業所の運営において、多くのサービス提供責任者や管理者の皆さまが共通して「頭を悩ませる業務」といえば、やはり「シフト管理」ではないでしょうか？

利用者との相性やスタッフのスキル、移動時間の確保といった複雑な条件調整に加え、急な欠勤への対応も重なるこの業務は、事業所全体の生産性を大きく左右するものとなっています。

今回のコラムでは、訪問介護のシフト管理における課題を整理し、Care-wing（ケアウイング）がどのようにその課題を解決し、「理想のシフト管理」を実現するのかを詳しく解説します。

「シフト管理」でサ責が大変なこと

実績との整合性を保つこと

シフト作成後の難所といえば、「予定（シフト）」と「実績（介護記録）」の整合性を保つことです。
訪問介護では、予定通りにサービスが提供されるとは限りません。「利用者の体調でサービスが15分短縮になった」「急遽、別のスタッフが代わりにサービスを行った」ということはよく起こります。

従来の紙やExcel管理であれば、現場から上がってきた報告書を1枚ずつ確認し、元のシフト表と突き合わせて修正を行い、それをさらに請求データへと転記しなければなりません。
これらの突合、転記作業こそが、運営指導でも指摘を受けやすい人為的ミスや、残業等の要因にもなっているのです。

サービスや担当変更があった際の調整

「明日の朝、スタッフが急病で休むことになった」
例えばこのような連絡で、サ責は多くの調整をする必要が出てきます。

まず、代わりのスタッフを探すために電話連絡に追われ、調整がついたら今度は利用者へ連絡。
さらに、変更した内容を全スタッフに共有し、元のシフト表を書き換え……。

特に複数の事業所や多くのスタッフを抱える現場では、この調整作業だけで一日の大半が終わってしまうことも珍しくありません。 特に手書きやExcelでシフト管理を行っている場合、このような変更をリアルタイムで共有することは難しいです。

理想のシフト管理とは？

では、現場にとって「理想的」だといえるシフト管理とは、どのような状態を指すのでしょうか。

スタッフに公平感や納得感がある

1つ目はスタッフの働き方に関するものです。
「特定の人ばかりに移動距離が長いサービスが偏っている」といった不公平感は、スタッフのモチベーション低下や、離職を招いてしまいます。

理想は、個々のスタッフの希望や稼働状況が可視化され、客観的で公平な割り振りができている状態です。
これにより、スタッフは「自分の働き方が尊重されている」という納得感を持って現場に向かうことができます。

作成から実績までが一本道でつながっている

2つ目は、シフト作成が単独の作業で終わらず、その後の業務とつながっている状態であることです。
従来のアナログな管理では、「シフトを作る」「現場で記録を書く」「実績をパソコンに打ち直す」という作業がそれぞれ分断されていました。 しかしこれでは、どこかで変更が生じるたびに、すべての工程を遡って修正しなければなりません。

作ったシフトが、現場の記録を経て、そのまま請求へと1本道で繋がる仕組みができていれば、二重入力や転記の手間は発生しないといえます。

現場の状況がリアルタイムに可視化できる

3つ目は、「今、誰がどの利用者様の家でサービスを提供しているか」が、事務所にいながら一目でわかる状態であることです。
現場の状況が見えていないと、緊急時の対応が遅れるだけでなく、「サービスは定刻通りに始まっているのか、終わったのか」といった不安が常に付きまといます。

もし、リアルタイムで状況を把握することができれば、管理者は心に余裕を持つことができますし、もし何かトラブルがあった際も即座に連携を取ることができます。

Care-wingのシフトでできる5つのこと

①直感でサクサク操作できる

Care-wingは、現場の使いやすさを第一に設計されています。
どの職員なら空いているか、担当の割り当て漏れはないか、といった情報が一目で確認ができますし、直感的な操作でスタッフの配置や時間の入れ替えをすることが可能です。

例えば、以下の画像のように、新しい利用者のサービスで担当者の割り当てがまだできていない場合、空いているスタッフへ、ドラッグ＆ドロップで割り当てることができます。

②シフト変更後の連絡が不要

例えば、現場へ向かうヘルパーが急に変更になったケースです。
この場合、サ責がCare-wingの管理画面（パソコン）上で、担当者を変更すれば、ヘルパーのスマホのスケジュールも連動して変更され、通知が届きます。 そのため、ヘルパー自身が各自のアプリで担当変更の連絡を確認することができます。

③現場のサービス状況がリアルタイムで見れる

スタッフが利用者の自宅にあるICタグにスマホをかざすと、事務所の管理画面の「シフト」の色が変わります。
「実施前」「実施中」「完了」などのステータスがリアルタイムで反映されるため、サ責や管理者が「サービス漏れがないか」と確認の電話をする手間は不要になります。

④各帳票と連動している

これがCare-wingの最大の強みのひとつです。
現場でのサービス記録が終わった瞬間、その情報は自動的にシフト実績、さらには実施記録や請求データへと反映されます。
「予定と実績」を後から手作業で突き合わせる必要はありません。

記録そのものが実績となるため、データの整合性が担保されます。
これにより、月末の請求業務の負担は劇的に軽減され、運営指導の際も自信を持って書類を提出できます。

⑤住宅型シフトにも対応している

Care-wingは、訪問介護だけでなく、有料老人ホームなど住宅型シフトにも対応しています。
施設特有の「切れ目のない連続したサービス提供」や「効率的な巡回ルート」の作成もスムーズにできます。
併設事業所を持つ法人様でも、ひとつのソフトで一元管理ができるため、管理コストの削減にもつながります。

まとめ

いかがでしたでしょうか？　シフト管理は事業所の要となる業務のひとつです。
その負担を軽減することは、スタッフの定着やケアの質にも直結します。

Care-wing（ケアウイング）なら、作成から記録、実績管理までが一本道でつながり、煩雑な転記や突合作業もなくなります。
Care-wingを使って、専門職として本来向き合うべき業務に専念できる環境を整えませんか？

詳細な機能や導入事例については、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。