訪問介護必読！利用者の印鑑不要な書類と注意すべき3つのポイント

介護の現場で負担になることの多い、利用者の確認印。
例えば、サービス実施記録に利用者の確認印を押し忘れたことが月末に発覚して、急いで押印をもらいに行くという経験をされたことのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。 この確認印について、印鑑不要ということを皆さんはご存じでしょうか？

本コラムでは、確認印が不要になった背景や、どんな点に注意すべきかご説明します。

印鑑が不要となった背景

これまでサービス実施記録などに利用者の印鑑をもらうことが慣習となっていましたが、そもそも法律上、「印鑑（押印）」を必須とする規定はありませんでした。
法律（指定居宅サービス等の運営基準など）で定められているのは、「利用者に実施したサービスについて確認をとること」や、「説明し文書により利用者の同意を得ること」であり、確認印をもらうこと自体は義務ではありません。

自治体ごとに決められたローカルルールに則り、押印が必要と考えられてきましたが、2020年12月の厚生労働省関係省令の一部改正や、その後のデジタル庁・厚生労働省による周知により、この「押印不要」の流れが確実なものとなり、2021年4月1日に施行されました。

参考　全国定巡協：介護書類の押印が原則不要に

印鑑が不要な書類

訪問介護に関わる以下の主要な書類も、原則として押印が不要とされています。


厚生労働省からの通知や自治体からの情報を確認のうえ、事業所で使用している書類が印鑑不要であるか確認しましょう。

印鑑の代わりとなる確認方法

印鑑は不要となりましたが、利用者への「説明」「同意」「サービス実施の確認」といったプロセスは引き続き重要です。
代替手段としては、以下のようなものが認められています。

参考 全国定巡協：介護書類の押印が原則不要に/テレッサモバイル：訪問介護でサービス実施記録を電子化したら印鑑はどうするの？

訪問介護事業所が注意すべき３つのポイント

印鑑が原則不要となったことで、訪問介護事業所は業務効率化へ一歩前進しました。
しかし、押印が不要となると同時に利用者や家族への「確認」や「同意」の確実性を別の形で担保する必要がでてきました。

1. 新たな「確認」の手段と職員へのルールの周知

印鑑が不要になったからといって、利用者への説明や同意の取得を省略することはできません。
押印に代わる「真正性を証明する手段」を明確にし、事業所内で統一したルールを定める必要があります。

2. 利用者や家族への丁寧な説明と同意

慣習として押印を続けてきた利用者や家族も多いため、「印鑑がなくても大丈夫」になったことについて、事前に丁寧な説明が必要です。 押印は原則不要になったが、サービス提供の確認や同意は引き続き必要である旨や、新しい確認方法（署名や介護記録など）を具体的に説明し、理解を得て文書で承諾してもらうと良いでしょう。

また介護記録ソフトを利用する場合、利用者（または家族）に実施記録内容を紙で渡す必要があるか、メールで通知を希望するかなど事前に確認しておくなどの、配慮も必要でしょう。

3. 法令・運営指導への対応準備

運営指導の際には、押印の有無ではなく、「利用者の同意を得たことが記録により証明できるか」が確認されます。

しかし、自治体のローカルルールが存在するケースもあります。 国の省令で押印は不要とされていますが、一部の自治体（保険者）によっては、独自の運用ルールや様式、あるいは「署名を求める」といった指導が入るケースも考えられます。
事前に地域の指導内容を確認し、備えておきましょう。

また、運営指導の際に、押印に代わる署名、電子サインの記録、メール等の電磁的記録を、適切な期間などを確認するため、確実で確認しやすい方法で「証拠」の保管をする必要があります。



これらの点に注意し、「押印をなくす」だけではなく、確実な「同意」と「確認」を担保するための仕組みづくりを進めることで、業務効率化とコンプライアンスの両立が可能になります。

ICタグを使って、セキュリティと確実性を担保する

利用者の押印をなくしたいと考えた時、多くの方が同時に考えるのが「ペーパーレス」や「業務効率化」です。
押印の代わりに署名に変更した場合も、サインのもらい忘れや、用紙の紛失などのリスクが紙の運用では起こり得ます。

弊社の訪問介護記録ソフト「Care-wing（ケアウイング）」では押印の代わりに、「ICタグ」というものを使用します。
Care-wingは訪問介護記録ソフトのため、実施記録の電子化と合わせて押印を不要にし、ペーパーレス化することが可能です。

ICタグはヘルパーと利用者のそれぞれに1枚付与することが必要になりますが、サービス提供の際、事前に利用者宅に設置した「ICタグ」にヘルパーがスマホでタッチすることで、訪問の証拠として記録がされるため、印鑑が不要となります。

また、利用者宅に訪問しない限り記録が録れないため、訪問の不正防止にも役立ちます。
利用者の個人情報や過去の記録なども専用アプリで閲覧できますが、専用のアプリにはヘルパーの持つICタグでしかログインできないため、スマホを紛失した場合も情報漏洩することなく、安全にご利用いただけます。

まとめ

押印が不要になったことをきっかけに、日々の業務の中で削減できることを考える方が増えています。
また、現在は介護人材不足ということもあり、業務効率化にICTを利用することが前提となりつつあります。

Care-wingは83歳のヘルパーでもかんたんに操作できるため、ヘルパーの方の記録作業の軽減に役立ちます。
また、当日のサービスの進行状況を確認できる「リアルタイム情報」機能で、サ責・管理者の確認をサポートするだけでなく、日々実績を確認できるため、月末月初へ業務が偏ることなく業務効率化することができます。

Care-wingにご興味をお持ちいただけましたら、お気軽にお問い合わせください。