【訪問介護事業所様向け】オンラインミーティングツールの効果的な使い方

皆さんは、「オンラインミーティングツール」活用していますか？
5年前のコロナ禍を経て、オンラインミーティングツールが現代において一層不可欠な存在となりました。

訪問介護事業所においても、チーム内の情報共有や研修、そして外部との連携において、オンラインミーティングツールがますます重要になっています。

このコラムでは、Zoomをはじめとするオンラインミーティングツールの、基本的な使い方から、訪問介護の現場で役立つ具体的な活用術までをわかりやすく解説します。

なぜ今、オンラインミーティングツールが必要なのか

「毎日毎日時間に追われていて、事業所に戻っての会議もままならない…」といったお悩みはありませんか？
オンラインミーティングツールは、そんな忙しい訪問介護事業所の皆様の強い味方です。

オンラインミーティングツールを取り入れることで、以下のようなメリットがあります。

情報共有の効率化

サービス提供責任者、介護職員、管理者といった各々が、限られた時間の中で迅速に情報を共有できます。
口頭や電話だけでは伝わりにくいことも、画面共有などを活用することでスムーズに連携できます。

研修機会の拡大

職員で集合して研修することが難しい状況でも、オンラインであれば場所を選ばずにスキルアップや知識習得が可能です。
感染症対策等にもつながり、安心して学べる場を提供できます。

移動時間の削減

現場と事業所間の移動負担を軽減し、その分を他の業務に充てられます。交通費などのコスト削減にもつながるでしょう。

「Zoom」を例に、オンラインミーティングツールの基本を理解しよう

オンラインミーティングツールと一口に言っても、「Zoom」「Google Meet」「Microsoft Teams」など、様々なツールが展開されています。 今回は、最も広く利用されているZoomを例に基本的な使い方を見ていきましょう。

準備編：ミーティング参加・開催に必要なもの

Zoomを使用するにあたり、以下のものを準備しましょう。

参加編：ミーティングに参加してみよう

主催者（ホスト）から送られてきたURLをクリックするだけで簡単に参加できます。
※必要であれば、「ミーティングID」と「パスコード」を入力して参加します。


会話しないときは、左下にある「オーディオ」箇所からマイクをミュートにすることで、周りの音が入るのを防ぐことができます。 顔を映したくないときは「ビデオ」をオフにすることもできます。


また、音声が聞き取りにくいときや、質問がある際は「チャット」でテキストメッセージのやり取りができます。

開催編：ミーティングを主催してみよう

次に、自分でミーティングを開催する場合の手順をご紹介します。

1. 新規ミーティングを立ち上げて招待する方法
Zoomアプリを立ち上げたあと、「新規ミーティング」ボタンをクリックするとミーティングが開始されます。


「参加者」の右にある上向き矢印ボタンをクリックすると、「招待」「招待リンクをコピー」というメニューが表示されます。
「招待リンクをコピー」をクリックすると、招待リンクがクリップボードにコピーされるので、メールやチャット等のメッセージツールにそのまま貼り付け（Ctrl＋V）て、共有することができます。


当日、参加者が会議室に入室すると、主催者（ホスト）に通知が届きます。 この時点で参加者の画面には、「あなたが入室していることがホストに知らされました」と表示されているので、主催者の方は「許可」のボタンをクリックし、参加者が会議に参加できるようにしてあげましょう。

※ホスト側で「待機室機能」を無効にしている場合は、許可の必要はありません。



2. あらかじめミーティングスケジュールを設定しておく方法
Zoomアプリを立ち上げたあと、「スケジュール作成」ボタンをクリックします。


続いて、「開催日時」「出席者」「ミーティングID」などを設定し、招待URLを発行します。
（最低限、「開催日時」さえ設定していればミーティングスケジュールを作成することができます。）

上記で発行したURLやミーティングIDを、メールやチャット等で事前に参加者に送っておくと、当日のミーティングをスムーズに始めることができます。

訪問介護事業所におけるオンラインミーティングツールの具体的な活用術

オンラインミーティングツールは、使い方次第で事業所の運営を大きく変えることができます。
以下では、訪問介護事業所運営において役立ちそうなケースをいくつかご紹介します。

定例ミーティング・朝礼/終礼

サービス担当者会議は、利用者様にとって最適な介護計画を策定・見直す上で欠かせないものですが、ケアマネジャー、主治医、看護師、理学療法士など、多職種・多人数が一同に会するのは難しいです。

しかし、オンラインミーティングツールを活用すれば、ケアマネジャーや遠方に住むご家族も場所を問わず参加できます。
加えて、「画面共有機能」を使えば、ケアプランなどの資料を全員で確認しながら議論でき、より深く正確な情報共有を通じて、利用者様一人ひとりに合わせたきめ細やかなケアプランの作成に繋がるでしょう。

2024年2月に厚生労働省が行った調査では、サービス担当者会議でオンラインミーティングツールを「活用している」と回答した介護事業所は、半数を超えました。まだ活用していない方はぜひこれを機に活用してみてください。

参考：介護サービス事業者における業務継続に向けた取組状況の把握及びICTの活用状況に関する調査研究事業（結果概要）

研修・勉強会

法改正や感染症対策、介護技術のスキルアップなど、訪問介護の現場では、常に新しい知識や技術の習得が求められますが、全員が集まって研修を行うのはなかなか困難です。 オンラインミーティングツールを活用すれば、多様なテーマで研修を実施でき、普段は招きにくかった外部講師による専門性の高いセミナーも手軽に開催可能となります。

また、サービスの合間や自宅からでも参加できるため、参加のハードルが大幅に低減しますし、「レコーディング機能」を使えば振り返りを行ったり、後から欠席者に共有することもできます。

他にも便利な機能がたくさんあるので、ミーティングや研修の機会にぜひ試してみてください。

オンラインミーティングを成功させるためのヒント

オンラインミーティングをより効果的に活用するために、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

事前に通信環境を確認する

ミーティングの直前に、インターネットの接続ができず慌てないよう、ミーティング前に必ずインターネット接続のテストを行いましょう。
もし可能な環境であれば、有線LANケーブルでパソコンとルーターを直接繋ぐことで、Wi-Fiよりも安定した接続が期待できます。

プライバシーに配慮する

利用者様の個人情報やプライバシーに関わる内容は、十分に配慮して取り扱う必要があります。
カフェや共有スペースなど、第三者が画面や音声を聞き取れる可能性のある場所での参加は避けるのがいいでしょう。
また、参加者の背景に、利用者様の情報に関するものや、個人を特定できるものが映り込まないよう、バーチャル背景を設定することもおすすめです。

発言しやすい雰囲気作り

オンラインミーティングでは、対面と比べて発言のタイミングが掴みにくいことがあります。
メンバー全員が積極的に意見を出し合えるよう、適宜ミュートを解除するタイミングを伝えたり、「〇〇さん、何かありますか？」などと問いかけたりしてみましょう。

まとめ

オンラインミーティングツールを使用することは、訪問介護事業所の業務効率化、情報共有の促進、そして質の高い介護サービスの提供につながります。 最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、慣れてしまえば便利さを感じることの方が多いと思いますので、ぜひ皆さんの事業所でオンラインミーティングツールを積極的に活用してみてください。

弊社のサービス「Care-wing」は、導入後のアフターフォローに力を入れており、インストラクターによるZoomを活用した操作研修は、お客様から高い評価をいただいています。 （オンラインのみならず訪問での研修も可能となっております。）

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