Care-wingの導入により、現場の介護に特化。ヘルパーが導入以前より明るく！

課題

• テレワーク体制の構築
• ペーパーレス化
• 人材採用・定着
• 情報共有の強化
• 業務効率化

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

経営改善のためです。
当事業所は、現在の運営会社になる前、別の会社が経営をしていましたが、経営状況が思わしくなく事業譲渡を受けました。経営改善をするに当たって、必要なことは「法令遵守」と「介護サービスの提供は、人にしかできない業務」であると定めました。
その意識付けの元、利用者様に対する介護サービスの提供以外の業務は効率化しよう、という方針でICT化をすることに決めました。

介護記録ソフト「Care-wing」を選定した理由を教えて下さい

2015年の2月からICT導入に向けて調査を開始しました。
自社だけではなく、仙台市や宮城県の担当課にも良いシステムがないか確認を依頼しましたが、なかなかすぐに良いものは見つかりませんでした。
その後、仙台市内のソフトウエア会社と共同でスマホを利用したシステム開発を試みましたが結局シフト管理の部分しかシステム化できず、1年で撤退。その後別の開発会社とも改めて試みましたが、またうまくいきませんでした。
そんな時、関西方面で良いソフトが普及しているという情報を聞きつけて調査をしたところ、Care-wingを知りました。実際にテスト運用を重ねた上で、これなら使いこなせそうだということで仙台市の担当課にも問題がないか確認した上で、承認が得られたので導入することになりました。

ICT化をするとなったとき現場の反応はいかがでしたか

正直に申し上げますが、普段スマホを使っていなかった50代以上のヘルパーからは反対の声がありました。
「スマホで記録をとるのであれば、私は辞めます！」といった声も実は出ていました。

導入にあたっての苦労・工夫されたことはありましたか

ICT化を進めるにあたり工夫した点は、ヘルパーの皆さんにも準備段階から参加していただいたことです。あんなにスマホが嫌だと言っていたヘルパーの皆さんに機種選定を依頼しました。その時に意外と自分たちも簡単に使えるなということに気がついてもらえましたね。
スマホは嫌だな、と口頭では言っていても、どこかでスマホを覚えたいと思う気持ちもあったのではないかなと思っています。

後でわかった事ですが、スマホ未経験のヘルパーが端末を貸与する前段階でお子さんやお孫さんのスマホやタブレットを使い練習をしていたと話してくれました。不安があったからこそ自発的な行動が生まれたようです。

導入してよかったことはどんなことですか

導入前後では、事務作業等の時間や、経費を70％以上削減する効果を得られています。

これまではサービス実施記録や、賃金計算のためにヘルパーから提出してもらっていた紙ベースの資料などがありましたが、導入後、紙の報告は全てなくなりペーパーレス化しました。手書きの手間や集計作業がなくなったことによって、ストレスがとても軽減されています。
また、利用者様に関するADLや事業所とヘルパー間での連絡事項はいつでも時系列で確認できるようになったので情報共有が密になり、急な代行対応もスムーズにできています。

ノートパソコン一つで事務作業ができるので管理者やサ責には、日常の空いた時間にパソコンで記録を確認、承認してもらっています。利用者様への申し送りや指示もリアルタイムでヘルパーに伝達できるようになりました。事務作業のために事務所によらなくても良くなったのでとても喜んでいます。
月末の実績報告や確認作業から開放されて事務作業による残業は全くなくなり、月初めの3日までには請求事務が終わるようになりましたね。
実際に導入後にも実地指導を受けましたが問題なく完了しています。

現在は、新型コロナウイルス感染リスクの回避策として、サ責は、在宅勤務を基本としていますが、これまで同様、利用者様やヘルパーとのコミュニケーションは円滑で、いつもどおり的確に業務が進んでおります。このような時の最後の砦は在宅介護と言って、ヘルパーも緊張感をもって仕事をしていただいていることに、Care-wingを導入していてよかったと思います。かつ職員の身を守ることにも役立っていると思います。

導入前と導入後でヘルパーさんに変化はありましたか

管理者・サ責のシフト入力ミス等にヘルパーが事前に気づき連絡をくれました。当日や翌日の予定だけでなく先々の確認をしており、個々の責任感が上がったようです。

想定外の影響でしたが、紙による手書きの事務作業から開放されたことと、操作研修などでコミュニケーションが増したことなどによって、職員やヘルパーがこれまで以上に明るい表情になりました。
事前に利用者様の基本的な情報共有はできた上で研修会を行えるようになったので、より深い利用者様本位の研修の場が作れていると感じています。

さらにケアマネへの報告も月初めの3日までには訪問をして届けられるようになったので、報告が早くなったことが評価されて、新規の案件も増えています。

実は採用の面にもいい影響が出ています。
今までずっと求人を出していたものの全く採用できていませんでしたが、Care-wing導入後、30代と40代の常勤職員と、登録ヘルパー3名の採用にもつながっています。

辞める、といっていたヘルパーも脱落者は一人もいません。張り切って仕事をしています。
（Care-wingを導入してから、退職者は一人もでていません。）

Care-wingをお使いいただく中で便利だと思う機能はなにかありますか

ケアの予定だけではなく、管理者やサ責の担当者会議、職員の業務会議等の予定を作成することができる点です。
今までは手帳等に記入して管理していましたが、スマホでも確認できる様になり便利になりました。
その他にも現場目線の細かい機能がたくさんあって重宝しています。

Care-wing を活用した今後の展開・要望がありましたらお聞かせください

業務効率が上がり事務作業等の時間が短縮できたので、外部研修などの機会を増やし、今まで以上に質の高い介護サービスを提供していきたいと思っています。

複数の事業所が関わっている利用者様も多く、自社以外の事業所も活用することにより、自社の事業所間だけではなく、他社の事業所との情報共有・申し送りが出来れば尚便利になると思っています。

私どもの事業所のなかで紙として残ったものは、利用契約書やモニタリング・アセスメントシート等の利用者様の属性ファイルです。これらをデータ化すること、さらに、利用者の方々が関係する医療機関とも連携できる仕組みをつくることができれば、安心安全で質の高いサービスが提供できるようになると思います。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

ICT導入後に、実は「手書きで記録を取るのが嫌だった」というヘルパーがいた事を知りました。ご自身の書く文字がご利用者様のご家族や他のヘルパーに見られるのに抵抗があったそうです。そういうヘルパーにもICTの導入は喜んでもらっています。

よく対面でのコミュニケーションはとても大事だ、という声がありますが、確かに対面コミュニケーションは必要です。ただ、対面で指示を行ったり、申し送りを共有したりすると抜け漏れや、聞いた・聞いていないというトラブルが起こることがあると思います。ICTを導入したことによって、そういった抜け漏れをなくし、対面以上の細かなコミュニケーションが取れるようになりました。
対面の場をなくすのではなく、対面したときに、より深いコミュニケーションを取るためにもICTの導入は不可欠だと思っています。