スマホと身分証明書、ハンカチを持てば援助に入れる。ヘルパーさんに優しいシステムです

課題

• ペーパーレス化
• 情報共有の強化
• 業務効率化
• 残業時間の削減

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

サービス提供責任者の労力を削減することが最大の目標でした。以前は、ヘルパーが記入した紙の活動日誌が月末になると事務所に届き、手作業による膨大な数の活動日誌の整理、確認、入力作業が月末月初に集中しており、それを何とかしたいと考えていました。
月末前後には毎日１～２時間の残業が発生していましたが、サービス提供責任者も日中にサービスに入ることもあり、土曜日に出勤して活動日誌の整理・確認などの事務作業を行うこともありました。

介護記録ソフト「Care-Wing」を導入いただいた理由を教えて下さい

既に導入されていた請求ソフト「Quickけあ」と連携できることを前提にしていたので、それが可能な「Care-wing」以外は想定していませんでした。
端末のデモの時、営業の方が、現場で入力したデータがリアルタイムで反映されてＰＣの画面で確認できるのを実際に目で見て、「これは画期的！」と思ったのも決め手になりました。
機能的にも、「Quickけあ」と連携することで、月末月初の実績の入力作業短縮が実現できることも確認できたので導入を決めました。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

利用者やヘルパー向けに案内状と承諾書を作って通知し、承諾をいただくことからスタートしました。端末としてＮＦＣ対応の携帯が必要なの、ヘルパーの皆さんの携帯電話を確認し、お持ちでない方にはレンタルで対応しました。
各ヘルパーが持っている端末の機種が異なるので、それに対応した操作説明書をコピーして、それぞれに配りました。
また、首から下げるカードホルダーを人数分用意して、身分証明書と、ＩＣタグを自宅に貼りたくないという利用者様の場合、その中にＩＣタグを入れて使用する準備をしました。
最初は「Quickけあ」との連携がうまくいかず、少し手間取りました。毎日承認できたらよかったのですが、承認に時間がかかり請求が遅れてしまうということがありました。
また、運用開始当初には、現場のヘルパーから「ＩＣタグが反応しない」「操作がわからない」という問い合わせの電話が管理者にかかることが多かったです。今なら画面を見ずに答えられますが、当時はこちらも不慣れで、覚えながら教えて行くのは大変でしたが、それも一カ月程度で落ち着きましたね。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

ヘルパーが何時に入って、何時に退出したかという動きがリアルタイムわかるというのは本当に助かります。
認知症の利用者のから、「ヘルパーはいつ来たの？」と何回も聞かれるケースがあるのですが、ヘルパー本人に確認しなくても、「何時に行きましたよ」とか「次は何時ですよ」と伝えられるようになりました。
急な予定変更があった時など確認ミスで訪問忘れが発生し、利用者から「まだ来ないんです」といった連絡があって判明することもありましたが、朝一番にその日の予定が一括して確認できるので、そういうミスを削減することができました。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

サービス提供責任者が集まる会議でCare-wingのことを話す機会が良くあります。「うちは紙の日誌無しでやっている」と言うと殆どの方が「良いですね」とおっしゃいます。
皆さん手書きで日誌を作成しているのでの作成に時間がかかるのがお悩みなんだと思います。
Care-wingなら、そんな悩みも解消します。後で編集ができるのもありがたいですね。身軽で援助できるのもメリット。
IT苦手でも触っていたら楽しいし、同じ作業を毎日やるので、操作にもすぐ慣れます。ヘルパーさんにとって一番優しいソフトだと思います。