新型コロナ感染対策と同時に、情報を共有・活用。毎月負担だった事務作業を大幅に削減

課題

• テレワーク体制の構築
• 情報共有の強化
• 業務効率化
• 残業時間の削減
• 特定事業所加算の取得

ICT導入のきっかけについて教えて下さい

導入以前は紙と印鑑により訪問時の記録を行っており、月末月初の報酬請求事務にサービス提供責任者（以下サ責）や事務職員は多くの労力を費やしていました。
実績確定作業（提供票への転記等）に要していた時間は、個人差はありますが一人のサ責で月に５時間程度。全部で100人いるので、この事務作業がなくなれば500時間の余裕が生まれます。
人手不足が深刻化する中、この時間を利用してサ責が利用者様の支援に関わる時間を少しでも増やしたいと考えました。
また多くのヘルパーは基本的に直行直帰なので、提供したサービス内容の情報がヘルパーとサ責の間では共有されても、ヘルパー同士では十分共有されず、前回どんなサービスを実施したのか詳細が分からないまま次のヘルパーが訪問することがありました。
サ責だけでなくヘルパー間でもリアルタイムに情報を共有し、サービスの質を向上させることも狙いの一つでした。

介護記録ソフト「Care-Wing」を導入いただいた理由を教えて下さい

Care-wingを導入することで、日々の活動時間等を紙に記録して利用者に印鑑をいただく必要がなくなり（障がい以外）、様々な手間が省けることと、その後の事務作業において大幅なペーパーレス化が同時に図れるという点がポイントでした。
他社製品との比較では、ＩＣタグがＱＲコードのように簡単に複製を作ることができないこと、スマホのNFC機能（≒おサイフ携帯機能）で手軽に運用できることも選択のポイントになりました。
サポートも導入の大きな理由です。最初に説明してもらったとき、サポートが充実していることを知り、教わりながら使い方を覚えていけると確信しCare-wingに決めました。
言葉では説明できないところはリモートサポートが利用でき、とても助かっています。

導入にあたって準備されたこと、工夫されたことはありますか

職員の約半数はスマホに不慣れな状態だったため、Care-Wingの運用を開始する約半年前から全ヘルパーにスマホを貸与して、操作に慣れてもらいました。
それまでガラケーでやり取りしていたメールをスマホで送受信できるようになるのが第一段階でした。スマホを使いこなせないヘルパーが、活動終了後に電話での問い合わせやセンターに立ち寄るなどしたため、サ責がその対応に追われました。
導入当初は週に2～3度の対応でしたが、導入後半年でそれもなくなり、今ではよく問い合わせをしてきた方も問題なく使用されています。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

これまで月末に集中して行っていたサービス提供実績の確定業務が、日々仕事の合間を見て行えるようになったため、月末の残業が大幅に少なくなりました。
使用しなくなった手書き書類の用紙代の削減という意味では大きな金額ではありませんが、事務作業に費やしていた時間を生産性のある利用者様対応に充てられるメリットは大きいです。
特定事業所加算の「指示・報告」についても、サ責は、もれなく瞬時にヘルパーさんに指示を送ることができ、報告も随時チェックできるため、特定事業所加算要件を明確にクリアすることができています。

ICTの導入に躊躇されている方へ一言お願いします

導入に向けてスマホ等の運用経費は発生します。しかし、情報共有の円滑化によるサービスの質向上や、事務作業を削減して利用者様に関わる時間を増やすことができるメリットも大きいです。
仕事を早く終えて早く帰れるので、その時間を家事や自分の時間に当てられるので、ワークライフバランスが改善したという声もあります。
今回、Care-wingを導入すると同時に新型コロナ禍に見舞われました。否応なしに在宅勤務を経験しましたが「自宅で出来る仕事もある」という新たな気づきも得られました。
サ責からも「通勤に要していた時間が有効に使える」「体の負担が減った」という在宅勤務にポジティブな発言も聞かれるようになりました。
これから予想される事態に柔軟に対応できるように、Care-wingの更なる発展的な活用を考えていきたいと考えています。