特定事業所加算における実地指導での注意点について

各自治体が実際に指導を行った特定事業所加算算定における運用上のポイント

訪問介護の特定事業所加算の算定における注意点・留意事項をこれから算定しようと考えている、または現在算定しているが実地指導の際に実際どうなの？といった方々向けにポイントをまとめました。

実際に行われた実地指導の際の指摘事項であり、要件を満たしていないとなると返還のリスクがありますので、しっかりチェックしましょう。

1.計画的な研修の実施について

訪問介護員全員の研修計画を策定していなかった

→NG！

すべての訪問介護員に対して個別具体的な研修計画を策定する必要があります。

2.会議の定期的開催について

おおむね月1回開催すべき会議において、不参加者には議事録を閲覧してもらうだけだった。

→NG！

会議には常勤・非常勤を含むすべての訪問介護員が参加する必要があります。不参加者に議事録を閲覧させるのみでは会議を開催したとはいえません。

いくつかのグループに分かれて会議を開催し、それでも参加できない者については、個別で伝達講習の機会を設ける等の対応が必要です。

3.文書等による指示及びサービス提供後の報告について

利用者に急変のあったときだけ指示をしていた。

→NG！

利用者の急変や特段の事情がある場合に限らず、毎回のサービスについてサービス提供責任者から指示を行う必要があります。（※サービス提供責任者不在時の一括指示の場合を除く）

サービス提供責任者からの指示は電話や口頭で行っていた。

→NG！

指示は文書等（FAX・メール・システム）の確実な方法で伝達する必要があります。

4.定期的な健康診断について

常勤者しか健康診断を実施していなかった。

→NG！

常勤・非常勤関わらず、すべての訪問介護員等に対し健康診断を実施する必要があるため、非常勤者についても実施しなければなりません。また、費用は事業主の負担で実施する必要があります。

特定事業所加算は本来、質の高いサービス提供をしている事業所を評価するという趣旨のため、要件をしっかりと満たしていく必要があります。

研修計画や会議、健康診断は年1回や、月1回のことですが、サービス提供時の指示及び報告に関しては、毎日行う必要があります。事業所によっては一日数十回～数百回の指示を文書で記録するとなると、なかなか容易ではありません。

また、急遽担当者が変更になった際などは改めてメールやFAXなどで新しい担当者に指示をし直す必要があるため、事務作業が煩雑になり、大きな負担となってしまいます。

しかし、こういった指示を日々しっかりと残しておかないと要件を満たしたことにはなりません。

最近はSNSなどのチャットツールを活用して指示を行っているケースもありますが、保存を前提としていない場合には指導の対象となる場合がありますので注意が必要です。

そこで活用できるのがICTです。

訪問介護に特化したシステムを活用すれば、ヘルパーが提供した介護記録（サービス実施記録）はリアルタイムにクラウドサーバーに保存され、サービス提供責任者はケアが終了した段階で履歴を見ながら次の指示を行うことが可能になります。

当社の提供する「Care-wing 介護の翼」であれば、利用者に関する指示はサービスに紐づくため、急遽担当するヘルパーが変わった場合でも、再度別のヘルパーに対して指示をし直す必要もありません。

クラウドサービスですので、外出先や自宅など事業所にいなくても指示を出すことが出来ます。

また、「Care-wing 介護の翼」は特定事業所加算に関する指示だけではなく、日々の介護記録や介護計画書の作成、シフト管理、賃金計算など、訪問介護業務にまつわる様々な課題を解決できるシステムです。

特定事業所加算の取得を目指す方だけではなく、「今の業務をもっと効率化したい…」「サービス提供責任者の残業を減らしたい…」などといったお悩みも一気に解決できます。

日々の事業所運営のお悩みの皆様からのご相談をお待ちしております。