ICTを導入しようと思ったきっかけを教えて下さい

これまで当法人では、4人の職員(サービス提供責任者/事務員)が、合計12時間かけて1カ月分の訪問記録の伝票を確認しながら、予定と実績の突き合わせを行い、利用者毎にファイリングをしていました。整理された状態で伝票が提出されないので、時間以上のストレスを感じていました。

また、特定事業所加算算定要件に該当する「指示出し」をメールで行っていましたが、その指示メールをヘルパーが見逃したり、指示に対しての報告が返ってこなかったりなど、運用管理が大変でした。

シフト管理についても、手書きのシフト表を使っていたので、予定の変更があった場合、手書きで修正していました。変更の件数も多く、修正したシフト表はヘルパーにとってもとても読みづらいものになっていました。

ストレスは感じるものの、解決策が見つからず非常にアナログな運営をしていましたが、ある日ロジックさんから連絡をいただき、ご提案を聞いてICTの必要性を感じたのがきっかけです。

導入にあたって苦労したこと、工夫したことはありますか

Care-wingを導入するにあたって、Care-wingのチーム作りをしました。

まず、Care-wingの使い方を把握できる職員がリーダーとなり、職員にレクチャーをしました。そして、職員がヘルパーへレクチャーをするという体制を作りました。ヘルパーがアプリの操作を職員に訪ねてきた際、職員でも分からない場合は、リーダーが職員にレクチャーし、その後職員がヘルパーにレクチャーするようにしました。

一つだけ大変だったのは「自分には使いこなせないからやめたい」というヘルパーがいたことですね。Care-wingの導入直後、71歳のヘルパーが困惑をされていたので、職員が複数回同行して、スマートフォンの使い方とCare-wingの使い方を一緒に操作をしました。すると、1ヶ月でサービスの開始・終了、特記事項の入力がひとりでできるようになりました。
最初は、時間がかかってしまったかもしれませんが、意欲的に取り組んでもらい、今では便利にCare-wingを活用してもらっています。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

課題に感じていたことがほぼ全て解消されたことです。

まず、サービス実施記録の確認とファイリング作業が大幅に削減されました。訪問予定やサービス内容の変更箇所も一目瞭然となり、実績も利用者ごとに整理されるようになったため、確認・修正・承認作業はあるものの、これまで12時間かかっていた伝票の整理とファイリング作業はほとんど0になりました。

特定事業所加算算定要件の指示出しが楽になったのも大きいです。一元管理することができるようになったため、サービス前に指示がヘルパーのCare-wingのアプリに届くので見逃すことがなくなり、その指示に対して適切な回答を得ることができるようになりました。

シフトに関しても、予定変更があった場合すぐに編集ができ、リアルタイムに予定の変更が反映され、ヘルパーは常に最新のシフトが確認できるようになったので、とても管理がしやすくなりました。ヘルパーからも好評です。

care-wingを活用しての今後の展開・展望

現在、利用者様ご家族への自動配信される「サービス完了メール」を使用していますが、これがご家族からとても好評です。何時にどのヘルパーが来てくれたのか、利用者様の様子がどうだったかがメールで、リアルタイムで確認してもらえるようになったことで、信頼をいただいています。

また、ケアマネジャーからもCare-wingでリアルタイムに情報共有や管理をしていることを説明したところ、不正請求抑止にもなり素晴らしいシステムだと賛辞を得ており、信頼獲得につながっています。今後もサービスの品質を向上させていき、利用者様やご家族からの信頼はもちろん、ケアマネさんからも信頼される「やさしくて親切な事業所」を目指していきたいですね。