ICTを導入しようと思ったきっかけを教えて下さい

どこの訪問介護事業所でもそうであるように、月末の事務作業が事務員やサービス提供責任者の大きな負担になっており、ほぼ毎日2時間程度の残業が発生していました。

また、手書きで介護記録(サービス実施記録)をとっていたので、提出までのタイムラグや、記録の紛失など管理が手間でした。

訪問の抜け漏れも時々出てしまっていたので、なんとかできないかと思っていた際に、知人からCare-wingのことを教えてもらい検討をはじめました。

介護記録ソフト「Care-wing」を選定した理由を教えて下さい

いくつかの介護ソフトを比較検討しました。その中でもCare-wingはセキュリティがしっかりしている面に安心感が持てました。

また他社の介護ソフトと比べて高機能の割に価格が安いのも導入の決め手となりました。

導入にあたって苦労したこと、工夫したことはありますか

初めはスマートフォンを普段使っていなかった60代の職員から反発はあったものの、練習期間を経てすぐに慣れてもらえました。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

大きく2点あり、1点目はペーパーレス化が実現できたことです。書類作成や管理に膨大な人件費がかかっていましたが、それが削減されたのと、用紙代・印刷代がかからなくなったことによって大幅なコスト削減につながりました。

ファイリングの手間や保管場所も必要なくなりました。

2点目は業務の可視化ができるようになったことです。外出先などでも管理者がリアルタイムに状況の把握ができ、ヘルパーそれぞれに今までよりも強い時間への意識が生まれました。

また、ケア抜け通知の機能によりケア抜けもなくすことができました。利用者様宅での実滞在時間が把握でき、ケア品質の向上にもつながっています。

また、大晦日はいつも夜遅くまで事務所で仕事をしていたのですが、Care-wing導入後は午前中に仕事を終わらせて、家族でゆっくり大晦日を過ごすことができるようになったので、本当に導入してよかったと思っています。

Care-wingを活用しての今後の展開・展望

特定事業所加算の指示・報告にはとても手間がかかるので取得を迷っていましたが、Care-wingで負担がかからず運用できそうなので特定事業所加算を取得して、特定処遇改善加算Ⅰも取っていこうと思っています。

ICTの導入に躊躇されている方に一言お願いします。

私自身、パソコンに強い方ではありませんでしたが、Care-wingであれば簡単に活用ができるので電子化をした今、Care-wingを導入しない理由を探すほうが難しく、やらない理由が思い浮かばないほどメリットが多いと思います。

休暇が取れるのもCare-wingのおかげだと思っています。

 

ICTを導入しようと思ったきっかけを教えて下さい

これまで当法人では、4人の職員(サービス提供責任者/事務員)が、合計12時間かけて1カ月分の訪問記録の伝票を確認しながら、予定と実績の突き合わせを行い、利用者毎にファイリングをしていました。整理された状態で伝票が提出されないので、時間以上のストレスを感じていました。

また、特定事業所加算算定要件に該当する「指示出し」をメールで行っていましたが、その指示メールをヘルパーが見逃したり、指示に対しての報告が返ってこなかったりなど、運用管理が大変でした。

シフト管理についても、手書きのシフト表を使っていたので、予定の変更があった場合、手書きで修正していました。変更の件数も多く、修正したシフト表はヘルパーにとってもとても読みづらいものになっていました。

ストレスは感じるものの、解決策が見つからず非常にアナログな運営をしていましたが、ある日ロジックさんから連絡をいただき、ご提案を聞いてICTの必要性を感じたのがきっかけです。

導入にあたって苦労したこと、工夫したことはありますか

Care-wingを導入するにあたって、Care-wingのチーム作りをしました。

まず、Care-wingの使い方を把握できる職員がリーダーとなり、職員にレクチャーをしました。そして、職員がヘルパーへレクチャーをするという体制を作りました。ヘルパーがアプリの操作を職員に訪ねてきた際、職員でも分からない場合は、リーダーが職員にレクチャーし、その後職員がヘルパーにレクチャーするようにしました。

一つだけ大変だったのは「自分には使いこなせないからやめたい」というヘルパーがいたことですね。Care-wingの導入直後、71歳のヘルパーが困惑をされていたので、職員が複数回同行して、スマートフォンの使い方とCare-wingの使い方を一緒に操作をしました。すると、1ヶ月でサービスの開始・終了、特記事項の入力がひとりでできるようになりました。
最初は、時間がかかってしまったかもしれませんが、意欲的に取り組んでもらい、今では便利にCare-wingを活用してもらっています。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

課題に感じていたことがほぼ全て解消されたことです。

まず、サービス実施記録の確認とファイリング作業が大幅に削減されました。訪問予定やサービス内容の変更箇所も一目瞭然となり、実績も利用者ごとに整理されるようになったため、確認・修正・承認作業はあるものの、これまで12時間かかっていた伝票の整理とファイリング作業はほとんど0になりました。

特定事業所加算算定要件の指示出しが楽になったのも大きいです。一元管理することができるようになったため、サービス前に指示がヘルパーのCare-wingのアプリに届くので見逃すことがなくなり、その指示に対して適切な回答を得ることができるようになりました。

シフトに関しても、予定変更があった場合すぐに編集ができ、リアルタイムに予定の変更が反映され、ヘルパーは常に最新のシフトが確認できるようになったので、とても管理がしやすくなりました。ヘルパーからも好評です。

care-wingを活用しての今後の展開・展望

現在、利用者様ご家族への自動配信される「サービス完了メール」を使用していますが、これがご家族からとても好評です。何時にどのヘルパーが来てくれたのか、利用者様の様子がどうだったかがメールで、リアルタイムで確認してもらえるようになったことで、信頼をいただいています。

また、ケアマネジャーからもCare-wingでリアルタイムに情報共有や管理をしていることを説明したところ、不正請求抑止にもなり素晴らしいシステムだと賛辞を得ており、信頼獲得につながっています。今後もサービスの品質を向上させていき、利用者様やご家族からの信頼はもちろん、ケアマネさんからも信頼される「やさしくて親切な事業所」を目指していきたいですね。