北養会様_写真
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ICTを導入しようと思ったきっかけを教えて下さい

これまで当法人では、4人の職員(サービス提供責任者/事務員)が、合計12時間かけて1カ月分の訪問記録の伝票を確認しながら、予定と実績の突き合わせを行い、利用者毎にファイリングをしていました。整理された状態で伝票が提出されないので、時間以上のストレスを感じていました。

また、特定事業所加算算定要件に該当する「指示出し」をメールで行っていましたが、その指示メールをヘルパーが見逃したり、指示に対しての報告が返ってこなかったりなど、運用管理が大変でした。

シフト管理についても、手書きのシフト表を使っていたので、予定の変更があった場合、手書きで修正していました。変更の件数も多く、修正したシフト表はヘルパーにとってもとても読みづらいものになっていました。

ストレスは感じるものの、解決策が見つからず非常にアナログな運営をしていましたが、ある日ロジックさんから連絡をいただき、ご提案を聞いてICTの必要性を感じたのがきっかけです。

導入にあたって苦労したこと、工夫したことはありますか

Care-wingを導入するにあたって、Care-wingのチーム作りをしました。

まず、Care-wingの使い方を把握できる職員がリーダーとなり、職員にレクチャーをしました。そして、職員がヘルパーへレクチャーをするという体制を作りました。ヘルパーがアプリの操作を職員に訪ねてきた際、職員でも分からない場合は、リーダーが職員にレクチャーし、その後職員がヘルパーにレクチャーするようにしました。

一つだけ大変だったのは「自分には使いこなせないからやめたい」というヘルパーがいたことですね。Care-wingの導入直後、71歳のヘルパーが困惑をされていたので、職員が複数回同行して、スマートフォンの使い方とCare-wingの使い方を一緒に操作をしました。すると、1ヶ月でサービスの開始・終了、特記事項の入力がひとりでできるようになりました。
最初は、時間がかかってしまったかもしれませんが、意欲的に取り組んでもらい、今では便利にCare-wingを活用してもらっています。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

課題に感じていたことがほぼ全て解消されたことです。

まず、サービス実施記録の確認とファイリング作業が大幅に削減されました。訪問予定やサービス内容の変更箇所も一目瞭然となり、実績も利用者ごとに整理されるようになったため、確認・修正・承認作業はあるものの、これまで12時間かかっていた伝票の整理とファイリング作業はほとんど0になりました。

特定事業所加算算定要件の指示出しが楽になったのも大きいです。一元管理することができるようになったため、サービス前に指示がヘルパーのCare-wingのアプリに届くので見逃すことがなくなり、その指示に対して適切な回答を得ることができるようになりました。

シフトに関しても、予定変更があった場合すぐに編集ができ、リアルタイムに予定の変更が反映され、ヘルパーは常に最新のシフトが確認できるようになったので、とても管理がしやすくなりました。ヘルパーからも好評です。

care-wingを活用しての今後の展開・展望

現在、利用者様ご家族への自動配信される「サービス完了メール」を使用していますが、これがご家族からとても好評です。何時にどのヘルパーが来てくれたのか、利用者様の様子がどうだったかがメールで、リアルタイムで確認してもらえるようになったことで、信頼をいただいています。

また、ケアマネジャーからもCare-wingでリアルタイムに情報共有や管理をしていることを説明したところ、不正請求抑止にもなり素晴らしいシステムだと賛辞を得ており、信頼獲得につながっています。今後もサービスの品質を向上させていき、利用者様やご家族からの信頼はもちろん、ケアマネさんからも信頼される「やさしくて親切な事業所」を目指していきたいですね。

ICTを導入しようと思ったきっかけを教えて下さい

訪問看護だけでなく訪問介護の事業所を立ち上げるにあたり、情報共有をすることが必須と考えました。
しかし、従来の紙媒体では、情報共有するためには転記等二度手間が発生します。そこで、情報共有できるシステムの導入により、二度手間の省略、事務作業の簡素化、事務処理における拘束時間の短縮、さらに記録忘れの防止の実現を図ることにしました。

介護記録ソフト「Care-wing」を選定した理由を教えて下さい

Care-wingの特長であるNFCによる訪問時間の見える化ができることです。情報共有するシステムは他にもありましたが、リアルタイムで正確な訪問時間を記録できる介護ソフトはCare-wingだけでした。

また、スマホの操作性やNFC認証のよるセキュリティ、導入コスト等他社製品と比較して導入を決めました。

導入にあたって苦労したこと、工夫したことはありますか

導入するまでに、職員に、Care-wing導入する上でのメリット・デメリットの説明をし、理解をしてもらいました。

ですから、導入後1週間〜1ヶ月位で端末を使えるようになりました。管理者、責任者、一般と管理レベルの明確化、担当者には毎日Care-wingの確認の徹底等、社内でルールを決めて運用しました。

導入してよかったことがあれば教えて下さい

(1)ヘルパー、看護師が基本情報や訪問記録を閲覧できることで、利用者の状態(情報)の共有の
  効率化ができ、情報不足による訪問時の不安を解消することができました。

(2)訪問状況がタイムリーに把握できるので、緊急訪問の場合、空いているメンバーの捜索ができ、
  利用者様への迅速な対応が可能になりました。また、訪問忘れもなくなりました。

(3)スマホ入力は、手書きより早く、レ点入力で修正も可能で、しかも介護記録の紛失の
  リスクも解消されました。伝票チェック時間が2/3に短縮され、記録内容に誤字等の不備があった場合の
  修正作業の簡略化につながりました。 

(4)訪問の見える化で適切なシフト設定ができたことと業務効率化によって訪問回数を増やすことが
  できました。また、情報共有をすることで適切なサービスの提供、サービスの質の向上、
  一人一人の介護ニーズに合わせた即時対応も可能になりました。

(5)システムや端末などの必要経費もかかりましたが、それ以上のコスト削減によって、収益が確保され、
  事業拡大をすることができました。主な削減された経費は、保存場所のコスト、記録の整備時間による
  労務費、事務用品の調達コストです。

ICTの導入に躊躇されている方に一言

ICT導入にあたり、これまでの業務を変えるという抵抗感や導入のための研修等の時間確保等、取り組むべき課題はありますが、導入することでのメリットは、大きいです。

事業拡大するためには、情報の共有及び確認できる環境を整備することは必須です。

ケアマネとの連携による事業所間での相乗効果もでてきました。空いているサービス時間に自社サービスを入れてもらうこともできるようになり、訪問回数を増やすことができました。